Kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse og support af et FM-system til Aarhus Kommune

Aarhus Kommune

Ordregiver ønsker at indgå en kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse og support af et FM-system til Aarhus Kommune. Kontrakten omfatter følgende:
- Drift af FM-system for en ejendomsportefølje på 2 200 000 m, 10 superbrugere, 5 administratorer, samt et vilkårligt antal brugere,
- Drift og vedligeholdelse af FM-systemet i hele kontraktperioden,
- Etablering af FM-systemet, implementeringshjælp, herunder konfigurering og hjælp til migrerings-processer af data fra Ordregivers FM-system, 2D Auto-CAD-tegninger, 3D Revit-modeller, anden FM-dokumentation samt undervisning af 5 administratorer og 10 superbrugere,
- Hotline-support til alle uddannet administratorer eller superbrugere.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2019-01-10. Indkøbet blev offentliggjort på 2018-12-03.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• KMD

Hvem?

• Aarhus Kommune

Hvad?

Hvor?

• Midtjylland › Østjylland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2018-12-03	Udbudsbekendtgørelse
2019-06-13	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2018-12-03)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Ordregiver ønsker at indgå en kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse og support af et FM-system til Aarhus Kommune. Kontrakten omfatter følgende: - Drift af FM-system for en ejendomsportefølje på 2 200 000 m - Drift og vedligeholdelse af FM-systemet i hele kontraktperioden, - Etablering af FM-systemet, implementeringshjælp, herunder konfigurering og hjælp til migrerings-processer af data fra Ordregivers FM-system, 2D Auto-CAD-tegninger, 3D Revit-modeller, anden FM-dokumentation samt undervisning af 5 administratorer og 10 superbrugere, - Hotline-support til alle uddannet administratorer eller superbrugere.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programmering af software og konsulentvirksomhed 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Østjylland 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Aarhus Kommune
Postadresse: Rådhuspladsen 2
Postnummer: 8000
Postby: Aarhus C
Kontakt
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ffe293cb-3009-4dde-9896-8338988a24b0/homepage 🌏
E-mail: ankimi@aarhus.dk 📧
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ffe293cb-3009-4dde-9896-8338988a24b0/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ffe293cb-3009-4dde-9896-8338988a24b0/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-12-03 📅
Tilbudsfrist: 2019-01-10 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-12-05 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 234-535273
EUT-S-nummer: 234
Yderligere oplysninger

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på baggrund af Tilbudsgivernes indledende tilbud og således ikke optage forhandling med Tilbudsgiverne. Herudover forbeholder Ordregiver sig retten til at tildele Kontrakten efter modtagelsen af første reviderede tilbud.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Ordregiver ønsker at indgå en kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse og support af et FM-system til Aarhus Kommune. Kontrakten omfatter følgende:

- Drift af FM-system for en ejendomsportefølje på 2 200 000 m

- Drift og vedligeholdelse af FM-systemet i hele kontraktperioden,

- Etablering af FM-systemet, implementeringshjælp, herunder konfigurering og hjælp til migrerings-processer af data fra Ordregivers FM-system, 2D Auto-CAD-tegninger, 3D Revit-modeller, anden FM-dokumentation samt undervisning af 5 administratorer og 10 superbrugere,

- Hotline-support til alle uddannet administratorer eller superbrugere.

Se punkt II.1.4)

Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser: 12
Beskrivelse af mulighederne:

Kontrakten indeholder følgende optioner:

- Tilkøb af licenser og undervisning,

- Konsulenthjælp til fx implementering, integration til andre It-systemer og udvikling af eventuelle tilpasninger af FM-systemet,

- Forlængelse af kontrakt af det tilbudte hostede FM-system,

- Migrering af FM-systemet i Ordregivers eget it-miljø, således at Ordregivers egen it-afdelinger kan forestå driften af FM-systemet.

Yderligere oplysninger:

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Aarhus Kommune.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Tilbudsgiver skal oplyse egenkapitalen og soliditetsgraden for hvert af de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV afsnit B. Såfremt Tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3). Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske enheders forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Se punkt 5.2 om støtteerklæringer. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den/de støttende enhed(er), hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i hvert af de seneste 3 regnskabsår har haft følgende økonomiske nøgletal:

- Positiv egenkapital,

- Positiv soliditetsgrad.

Såfremt Tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes årets resultat som Tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede resultat i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes som Tilbudsgiver og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste regnskabsår. (Nettoopgørelse). Undtaget hertil er, hvis Tilbudsgiveren baserer sig på anden enhed i form af Tilbudsgiverens moderselskab, da Tilbudsgiverens balance og årets resultat allerede er en del af moderselskabets regnskabstal. I så tilfælde lægges moderselskabets regnskabstal til grund alene. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes årets resultat som virksomhedens samlede årlige resultat i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i det seneste regnskabsår. (Nettoopgørelse). Den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten til, skal før Ordregivers beslutning om tildeling af Kontrakten, fremlægge følgende dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD del IV, afsnit B. Følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal således fremlægges, når Ordregiver anmoder herom: Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for de seneste 3 regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret. Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal beskrive de væsentligste referencer vedrørende kontrakter om anskaffelse, drift, vedligeholdelse samt undervisning og support af et digitalt FM-system indenfor de seneste 3 år. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Se punkt 5.2 om støtteerklæringer. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den støttende enhed, hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD.

Mindstekrav til niveauet:

Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 kalenderår kunne dokumentere minimum 1 referencer på kontrakter vedrørende anskaffelse, drift, vedligeholdelse samt undervisning og support af et digitalt FM-system. Referencen skal indeholde oplysninger om:

- Opgavens art,

- Kontraktsum (hvis muligt),

- Tidspunkt for opgavens udførelse,

- Hvem arbejdet er udført for.

Ved referencer, der svarer til den udbudte Kontrakt, forstås tilsvarende leverancer til kommuner eller virksomheder med en ejendomsportefølje på min 50 ejendomme. Referencerne, som Tilbudsgiver angiver i ESPD del IV afsnit C udgør tilstrækkelig dokumentation for Mindstekravet til teknisk og faglig formåen, hvorfor Ordregiver ikke vil indhente yderligere dokumentation fra den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten til. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte de angivne referencer, såfremt det vurderes nødvendigt for en vurdering af Tilbudsgivers egnethed.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Største antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgers økonomiske kvalifikationer og ansøgers referencer.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 14:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2019-01-16 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Brugervenlighed
Kvalitetskriterium (vægtning): 25
Kvalitetskriterium (navn): Funktionalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 30
Kvalitetskriterium (navn): Leverancens omfang
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Pris (justeringskoefficient): 30

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 55133018
Kontakt
Enhed: Anne Kirstine Møller Mikkelsen
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ffe293cb-3009-4dde-9896-8338988a24b0/publicMaterial 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Der er mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet. Der henvises i den forbindelse til udbudsbetingelsernes punkt 4.4. Spørgsmål/svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form på Ethics. Opmærksomheden henledes desuden på, at såfremt Aarhus Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet, vil der blive offentliggjort rettelsesblad på Ethics. Tilbudsgiverne skal i forbindelse med tilbuddet aflevere et udfyldt ESPD. Vedrørende udfyldelse af ESPD henvises til angivelserne i udbudsbetingelserne. For hjælp til udfyldelse af det elektroniske ESPD henvises til relevant vejledning fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Udfyldelse af ESPD sker direkte i Ethics.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over udbudsproceduren skal indgives til Klagenævnet for Udbud i henhold til § 7 i lov nr. 492 af 12.5.2010 om Klagenævnet for Udbud. Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet inden 20 kalenderdage fra dagen efter ordregivers underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK.Klager over udbuddet skal indgives inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK. Der henvises i øvrigt til Klagenævnet for Udbuds hjemmeside http://klfu.dk

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2018/S 234-535273 (2018-12-03)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2019-06-13)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 5 500 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
Telefon: +45 41872794 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2019-06-13 📅
Offentliggørelsesdato: 2019-06-17 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2019/S 114-280394
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 234-535273
EUT-S-nummer: 114

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse: Se punkt II.1.4).
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Aarhus Kommune

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2019-05-28 📅
Navn: Kmd
Nationalt registreringsnummer: 26911745
Postby: Ballerup
Land: Danmark 🇩🇰
Østsjælland 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 5 500 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 4

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Anne Møller Lagerberg

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Telefon: +45 72405600 📞
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over udbudsproceduren skal indgives til Klagenævnet for Udbud i henhold til § 7 i lov nr. 492 af 12.5.2010 om Klagenævnet for Udbud. Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet inden 20 kalenderdage fra dagen efter ordregivers underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK. Klager over udbuddet skal indgives inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK.Der henvises i øvrigt til Klagenævnet for Udbuds hjemmeside http://klfu.dk

Kilde: OJS 2019/S 114-280394 (2019-06-13)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)