Beskrivelse af udbuddet
Musikhuset Aarhus sælger årligt ca. 320 000 billetter til egne arrangementer og arrangementer afholdt af eksterne lejere. Billetsalget kan variere fra år til år. De 320 000 billetter er antal solgte billetter i 2017. Musikhuset Aarhus har behov for et sikkert, brugervenligt, fleksibelt, tidssvarende og fremtidssikret billetsystem, hvor leverandøren konstant har fingeren på pulsen i forhold til den nyeste udvikling indenfor området.
Musikhuset Aarhus´ billetsystem varetages i dag af en ekstern leverandør, Billetlugen, og den nuværende aftale udløber den 30.6.2019. Med et ønske om at sikre en pris- og kvalitetsmæssig forsvarlig drift af billetsystemet, hvor Musikhuset Aarhus´ brugere af billetsystemet sikres størst mulig positiv helhedsoplevelse ved anvendelse af systemet, og hvor Musikhuset Aarhus sikres størst muligt salg, sender Musikhuset Aarhus nu systemet i udbud.
Musikhuset Aarhus rummer såvel egne arrangementer som arrangementer afholdt af eksterne lejere af salene. Kontrakten vedrører al billethåndtering til forestillinger i Musikhuset herunder oprettelse og administration, der foretages af Musikhuset Aarhus. Det er vigtigt, at den nye billetoperatør evner at involverer de 4 andre kulturinstitutioner, der har til huse i Musikhuset Aarhus:
— Det Jyske Musikkonservatorium,
— Aarhus Symfoniorkester,
— Børneteatret Filuren,
— Den Jyske Opera.
Det forudsættes, at aftalen med den kommende billetsystemoperatør skal løbe i perioden 1.6.2019 – 30.7.2023 med mulighed for forlængelse 2 gange et år.
Musikhuset ønsker, at gæster - i alle aldre - nemt og hurtigt kan købe billetter og tillægsydelser samt søge information om Musikhusets arrangementer.
Gæsterne skal føle, at de handler hos Musikhuset og deres behov og tilfredshed er Musikhusets primære fokus.
Mere end 80 % af Musikhusets kunder køber i dag deres billetter og tilhørende produkter online, og det er essentielt, at disse kunder får en god købsoplevelse, når de handler.
Systemet skal være nemt, intuitivt og overskueligt at navigere i og have et indbydende layout.
Systemet skal indeholde et logisk og intuitivt brugerinterface, der samler alle væsentlige funktioner for de forskellige brugere i Musikhuset.
Billetpersonalet, der betjener Musikhusets gæster ved skranken og via telefonen, skal hurtigt kunne søge alle relevante informationer frem - såsom eventdata og kundedata. Billetpersonalet skal have overblik over de tilgængelige valgmuligheder i systemet, så vores kunder oplever den bedste service.
I 2017 havde Musikhuset Aarhus 650 betalingsarrangementer fordelt på 10 forskellige scener. Disse events administreres af Musikhusets Administration, der opretter og vedligeholder for alle lejere i huset.
Musikhuset efterspørger et tidsbesparende, brugervenligt administrationsmodul med en logisk opbygning, så både erfarne og ikke-erfarne brugere nemt kan navigere i systemet, og muligheden for at lave fejl minimeres.
Musikhusets kunder skal føle, at de handler hos Musikhuset. Det er vigtigt, at Musikhusets brand skinner igennem i al kommunikation med kunden, at købsprocessen er en integreret del af brandet, og at Musikhuset ejer kundedata.
Musikhuset ønsker at være på forkant med udviklingen inden for salg, marketing og CRM. Musikhuset ønsker derfor en samarbejdspartner, som kan bakke op om Musikhusets salg af billetter.
Musikhuset ønsker at udnytte sine resurser bedre gennem automatisering, som sparer tid og giver færre manuelle fejl.
Musikhuset ser det nye billetsystem som en del af en samlet IT-arkitektur, hvor billetsystemet kan integreres med andre af Musikhusets systemer samt evt. tilkøbte systemer. Overgang til nyt system skal kunne foregå uden gener for gæsterne og så smidigt og hurtigt som muligt
Musikhuset Aarhus ønsker et tæt samarbejde præget af godt partnerskab, hvor begge parter prioriterer samarbejdet.