Facility management for Politiet, Den Centrale Anklagemyndighed og Kriminalforsorgen

Rigspolitiet

Facility management for Politiet, Den Centrale Anklagemyndighed samt Kriminalforsorgen (Ordregiver) skal udbydes under én samlet aftale. Facility managementopgaverne (FM) i Politiet har tidligere været udbudt som en integreret løsning og bliver i dag løftet via én FM-kontrakt dækkende alle politikredse og lokaliteter under Politiet. FM i Den Centrale Anklagemyndighed har delvist været løftet via Politiets FM-kontrakt, dels via eget personale og dels via mindre servicekontakter, mens FM for Kriminalforsorgen i dag løftes via flere mindre servicekontrakter og eget personale. Nærværende kontrakt har en forventet årlig værdi på 250-350 000 000 DKK og vil dække følgende serviceområder: renhold, kantine, intern service, hittegods, vognparkservice, bygningsteknik, arealpleje, bygningsvedligehold, arealforvaltning og forretningskritiske opgaver.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2018-07-10. Indkøbet blev offentliggjort på 2018-06-08.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Coor Service Management A/S

Hvem?

• Rigspolitiet

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2018-06-08	Udbudsbekendtgørelse
2019-05-16	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2018-06-08)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Rengøring
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Rengøring 📦
Yderligere CPV-kode: Teknisk arbejde for sikkerhedsanlæg 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Rigspolitiet
Postadresse: Polititorvet 14
Postnummer: 1780
Postby: København V
Kontakt
Internetadresse: https://www.politi.dk 🌏
E-mail: cso036@politi.dk 📧
Telefon: +45 61975653 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=212208&B=RIGSPOLITIET 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=212208&B=RIGSPOLITIET 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-06-08 📅
Tilbudsfrist: 2018-07-10 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-06-12 📅
Startdato: 2019-09-01 📅
Slutdato: 2025-08-31 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 110-250533
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 044-096026
EUT-S-nummer: 110
Yderligere oplysninger

Aftalen udbydes samlet for at udnytte volume- og skalafordele for at skabe det bedst mulige grundlag for et partnerskab med én leverandør. En samlet aftale skal ligeledes sikre en større ensartethed i løsningen af relaterede opgaver, på tværs af de deltagende myndigheder, for at opnå de ønskede synergier samt for at mindske omkostninger til administration og forvaltning af kontrakter.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 3 150 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Aftalen forventes indgået medio april 2019. Leverancerne forventes at blive sat i drift for Politiet og Den Centrale Anklagemyndighed den 1.9.2019, mens driften for Kriminalforsorgen forventes igangsat 1.11.2019.

Udbuddet forventes at omfatte ca. 270 lokaliteter af varierende størrelse, med et nettoareal på ca. 450 000 m2, fordelt over det meste af Danmark og vil dække en stor del af den nuværende facility management på lokaliteterne. Lokaliteterne består blandt andet af politistationer, administrationsbygninger, garager, hittegodslagre, arkiver og skoler. Derudover består lokaliteterne af arresthuse og fængsler for hvilke der gælder særlige forhold, idet facility managementopgaverne indgår som led i de indsattes beskæftigelse og således kun i begrænset omfang vil være omfattet af nærværende aftale. Det er ikke alle serviceydelser, der udføres på samtlige lokaliteter. Dette afhænger af den pågældende lokalitets type og størrelse.

Ordregivers ønske med nærværende aftale er at sikre, at serviceydelserne løbende kan tilpasses de konkrete behov hos ordregiver og ordregivers brugere. Aftalen indeholder derfor en fleksibel ændringsmekanisme.

Leverandøren vil få virksomhedsoverdraget et betydeligt antal medarbejdere fra såvel Ordregiver som fra de nuværende leverandører. Yderligere information herom fremgår af kontraktens bilag 14.

Anslået værdi uden moms: 3 150 000 000 DKK 💰
Beskrivelse af fornyelser: Der er mulighed for yderligere forlængelse i 36 måneder.
Beskrivelse af mulighederne:

Følgende er optioner i udbuddet:

- Option 1: Kaffe og andre forbrugsvarer,

- Option 2: Rengøring og opfyldning af Ordregivers kaffeautomater,

- Option 3: Forbrugsstoffer til Ordregivers kaffeautomater,

- Option 4: Kopieringsopgaver,

- Option 5: Plan for oprettende vedligehold (bygningsteknik).

Yderligere oplysninger:

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:

Facility management skal udføres på lokaliteter og arealer, der geografisk fordeler sig over hele landet.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

1) Ansøgers soliditetsgrad i de seneste 3 disponible regnskabsår. Oplysningerne skal angives i ESPD del IV, afsnit B - Finansielle nøgletal;

2) Ansøgers samlede omsætning i de seneste 3 disponible regnskabsår. Oplysningerne skal angives i ESPD del IV, afsnit B - Samlet årsomsætning.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

- Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

For yderligere oplysninger om udfyldelse af ESPD henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 4.1.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav for at være økonomisk og finansielt egnet til at opfylde kontrakten:

1) Ansøger skal have en soliditetsgrad på mindst 10% i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår.

Beregning af soliditetsgrad i procent: Soliditetsgraden beregnes som ansøgers samlede egenkapital i forhold til ansøgers samlede aktiver efter følgende formel: soliditetsgrad = (samlede egenkapital/samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes ansøgers soliditetsgrad som ansøgers og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapital i forhold til sammenslutningens samlede aktiver i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår;

2) Ansøger skal have en omsætning på mindst 100 000 000 DKK i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår.

Beregning af omsætning: Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortier) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

1) En oversigt over de mest betydelige lignende leverancer indenfor de af udbuddet omfattede tjenesteydelser, jf. punkt II.1.4) som er igangværende eller afsluttet af ansøger i løbet af de seneste 3 år, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed. Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.4) og II.2.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager). Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet. Der må maksimalt vedlægges 5 referencer pr. ansøgning uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt ansøgningen indeholder flere end 5 referencer vil alene de nyeste 5 referencer blive taget i betragtning.

Ansøger kan vælge at udfylde referencerne i ESPD, del IV, afsnit C eller anvende den af ordregiver udarbejdede referenceskabelon, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 4.2.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. punkt III.1.3) og/eller hvordan ansøger/tilbudsgiver opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9).

Ansøger vil som udgangspunkt ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet, hvorved ESPD også udgør endelig dokumentation. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

For yderligere oplysninger om udfyldelse af ESPD henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 4.1.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde kontrakten:

1) Ansøger skal have minimum 3 referencer for lignende integrerede facility management leverancer i Danmark eller udlandet, hvorved forstås referencerne som knytter sig til en flerhed af de i udbuddet omfattede serviceydelser samt at disse leveres på tværs af en række forskellige geografiske lokaliteter. Opgaverne skal være igangværende eller afsluttet indenfor de seneste 3 år.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

- Aftalen indeholder en række CSR klausuler og sociale klausuler, jf. aftalens bilag 21,

- Aftalen indeholder krav vedrørende virksomhedsoverdragelse, jf. aftalen samt bilag 14,

- Aftalen stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen, jf. aftalens bilag 23,

- Aftalen indeholder krav om, at leverandørens medarbejdere, der varetager opgaverne i forbindelse med opfyldelsen af aftalen, skal kunne sikkerhedsgodkendes, jf. aftalen samt bilag 22.

Såfremt aftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Såfremt leverandøren har baseret sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter disse andre enheder solidarisk med leverandøren for opfyldelse af aftalen.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Hvis ordregiver modtager mere end 4 egnede ansøgninger, vil ordregiver foretage en udvælgelse. Blandt de egnede ansøgninger udvælges de ansøgere, der efter ordregivers skøn vurderes at have de mest relevante referencer i forhold til den udbudte aftale.

Ved relevante referencer forstås referencer vedrørende levering af integrerede facility managementløsninger, som så vidt muligt svarer til eller er større end det udbudtes økonomiske omfang og som i så høj grad som muligt omfatter de udbudte serviceydelser. Ved relevante referencer forstås endvidere referencer vedrørende levering af serviceydelser med stor geografisk spredning samt referencer der viser tilbudsgivers styringsmæssige erfaringer med at levere til mange kunder på en gang.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 17143611
Navn på ordregivende myndighed: Den Centrale Anklagemyndighed
Postadresse: Frederiksholms Kanal 16
Postby: København K
Postnummer: 1220
Land: Danmark 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Direktoratet for Kriminalforsorgen
Nationalt registreringsnummer: 53383211
Postadresse: Strandgade 100
Postnummer: 1410
Kontakt
Enhed: Camilla Sørensen
Internetadresse: https://www.anklagemyndigheden.dk/da 🌏
: http://www.kriminalforsorgen.dk/ 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=212208&B=RIGSPOLITIET 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Deltagelse samt al kommunikation i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger. Yderligere informationer om kommunikation i udbudsprocessen fremgår af udbudsbetingelsernes afsnit 3.2.

Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD, som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Yderligere oplysninger om udfyldelse af ESPD fremgår af udbudsbetingelsernes afsnit 4.1. For yderligere oplysninger om Ordregivers indhentning af dokumentation henvises der til udbudsbetingelsernes afsnit 7.2.

Ordregiver forventer i umiddelbar forlængelse af prækvalifikationen at anmode tilbudsgiverne om at fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § §151-152, jf. §153.

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusiv prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på bl.a. det historiske forbrug samt forventninger til den fremtidige løsning og kan derfor ændre sig.

I relation til punkt II.2.7) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra tidspunkt for driftsstart af de første serviceydelser. Udover den anførte kontraktlængde kan der i forbindelse med aftalens ophør være behov for en tidsmæssig fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret drift i forbindelse med eventuelt genudbud.

I relation til punkt IV.2.4) bemærkes, at eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, egnethedsdokumentation eller brochurematereriale gerne må være formuleret på engelsk, svensk eller norsk.

Forud for udbuddet er der gennemført en markedsdialog. Relevant materiale herfra findes i det elektroniske udbudssystem, jf. punkt I.3).

Der vil den 20.6.2018, kl. 10:00 blive afholdt et informationsmøde hos Rigspolitet. Yderligere informationer herom fremgår af udbudsbetingelsernes afsnit 3.2.3.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2018/S 110-250533 (2018-06-08)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2019-05-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 2 273 244 258 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2019-05-16 📅
Offentliggørelsesdato: 2019-05-20 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2019/S 096-232473
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 110-250533
EUT-S-nummer: 96

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 50
Kvalitetskriterium (navn): Partnerskabsorganisation og Bemanding
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Pris (justeringskoefficient): 35

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2019-04-24 📅
Navn: Coor Service Management A/S
Nationalt registreringsnummer: 10683548
Postadresse: Hørkær 12A, 3
Postby: Herlev
Postnummer: 2730
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 23684805 📞
E-mail: lone.moller@coor.com 📧
Den samlede værdi af udbuddet: 2 273 244 258 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Reference
Yderligere oplysninger

Kilde: OJS 2019/S 096-232473 (2019-05-16)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Tjenesteydelser i forbindelse med spildevand, affald, rengøring og miljøbeskyttelse (>20 nye indkøb)

Rengørings- og sanitetstjenester (13)

Rengøring (11)