Det er en forudsætning for indgåelse af kontrakt, at den vindende tilbudsgiver fremlægger faktisk dokumentation for overholdelse af de af ARC opstillede mindstekrav til egnethed. Inden ARC træffer endelig beslutning om den vindende tilbudsgiver, vil ARC indhente endelig dokumentation for, at der ikke er grundlag for udelukkelse.
Som endelig dokumentation skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumentation inden for den af ARC nærmere angivne frist:
Dokumentation i forhold til udelukkelsesgrunde:
Som endelig dokumentation for, at der ikke er grundlag for at udelukke Tilbudsgiver, gør ARC opmærksom på, at ARC er forpligtet til at acceptere en af de former for dokumentation, der fremgår af udbudsloven § 153.
Virksomheder, der er etableret i Danmark, kan anvende en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen som dokumentation for, at de ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene.
Serviceattesten må ikke være mere end 3 måneder gammel.
ARC gør opmærksom på, at Serviceattesten også skal indeholde oplysninger fra Kriminalregisteret, idet oplysningerne skal anvendes som dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af én eller flere udelukkelsesgrunde, jf Udbudsloven § 135.
Serviceattesten skal omfatte Tilbudsgivers virksomhed og medlemmer af tilbudsgivers bestyrelse, di-rektion eller tilsynsråd, samt personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd.
Dokumentation i forhold til egnethed:
Som dokumentation for opfyldelse af minimumskravene til økonomisk og finansiel kapacitet skal tilbudsgiver fremlægge følgende, hvis dokumentationen ikke er offentlig tilgængelig:
- Seneste reviderede årsregnskab eller uddrag heraf,
- Kopi af forsikringscertifikat.
Tilbudsgiver kan dog også dokumentere sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ARC vurderer passende, hvis tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.
Som dokumentation for opfyldelse af mindstekravene til teknisk og faglig kapacitet, skal tilbudsgiver fremlægge følgende, hvis dokumentationen ikke er offentligt tilgængelig:
- Dokumentation for miljøgodkendelser i form af kopi af miljøgodkendelsen,
- Erklæring fra behandlingsanlæg på, at Tilbudsgiver har aftale om at aftage fraktionen i minimum 2 år,
- Dokumentation for en kvalitetssikringsstandard og et miljøledelsessystem, som er i kraft og implementeret i virksomheden i form af enten et gyldigt certifikat, eller den/det af Tilbudsgiver udformede kvalitetssikringsstandard og miljøledelsessystem, som er i kraft og implementeret i virksomheden.
Der kræves ikke yderligere dokumentation i relation til mindstekravet referencer.
Dokumentation for sikkerhedsstillelse:
Det er en forudsætning for indgåelse af kontrakt, at tilbudsgiver, inden for den af ARC nærmere angivne frist, sender ARC dokumentation for, at tilbudsgiver er i stand til at stille den sikkerhed, der er beskrevet i kontraktudkastet punkt 8. Dokumentation kan ske ved erklæring fra tilbudsgivers pengeinstitut/forsikringsselskab eller på anden måde efter ARCs nærmere godkendelse.
Erklæringer:
Som dokumentation for, at den, hvis formåen Tilbudsgiver baserer sig på, stiller den fornødne kapacitet til rådighed, skal ansøger fremlægge en rådighedserklæring. Tilbudsgiver skal i den forbindelse anvende ARCs standardformular for støtteerklæring om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
Som dokumentation for, at medlemmerne af et konsortium hæfter solidarisk mv., skal Tilbudsgiver fremlægge en konsortieerklæring. Tilbudsgiver skal i den forbindelse anvende ARCs standardformular for konsortieerklæring.