Udbud af økonomi,- løn- og personalesystem

Fredensborg Kommune

Den nuværende kontrakt på Fredensborg Kommunes Økonomi- og lønsystem udløber. Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomi- og lønsystem som en Service inkl. debitor og vagtplan. Systemet skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed kan stille til et økonomi- og lønsystem.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2018-02-05. Indkøbet blev offentliggjort på 2017-11-21.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Fujitsu A/S

Hvem?

• Fredensborg Kommune

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Nordsjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2017-11-21	Udbudsbekendtgørelse
2018-04-06	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2017-11-21)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Varer
Forordning: Den Europæiske Union
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling 📦
Yderligere CPV-kode: Økonomi-informationssystemer 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Nordsjælland 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Fredensborg Kommune
Postadresse: Egevangen 3 B, Brønsholm
Postnummer: 2980
Postby: Kokkedal
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/76237249.aspx 🌏
E-mail: kihe@fredensborg.dk 📧
Telefon: +45 72565527 📞
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/76237249.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/76237249.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2017-11-21 📅
Tilbudsfrist: 2018-02-05 📅
Offentliggørelsesdato: 2017-11-23 📅
Startdato: 2019-01-01 📅
Slutdato: 2024-12-31 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2017/S 225-467992
EUT-S-nummer: 225
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller- forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles. Det samlede udbud af økonomi og lønsystem er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse af et standard økonomi- og lønsystem leveret som en service. Økonomi- og lønsystemet skal være klar til drift i hele kommunen 1.1.2019. Følgende gælder for Økonomisystemet: Systemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1. oktober Systemet skal være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1. december af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden Følgende gælder for Lønsystemet: Systemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1. december Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af systemet: Økonomi og budget Kontoplan, rapportering og analyse Bank, betalinger, afstemninger og kreditor Fakturaer Anlægsstyring og anlægsregnskab Ressourcestyring Økonomi og regnskab — herunder årsafslutning Debitor Løn- og personaleadministration Administration af fravær og refusion Elektronisk personalesag som tilføjelse til Løn- og personaleadministration Overenskomster Vagtplanlægning Leverandøren skal have et indgående kendskab til de økonomi-, løn- og personalemæssige opgaver der løses i en dansk kommune, samt have kendskab til de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomi- og personaleforhold. Systemet skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed kan stille til et økonomi- og lønsystem. Systemerne skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker data. Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser: — Projektledelse — Opsætning og konfigurering — Sikring af snitflader — Sikre optimal udnyttelse af kontoplan og rapportering — Implementeringsbistand — Testplanlægning og afprøvning — Uddannelse af systemadministratorer og superbrugere.

Beskrivelse af fornyelser: 2*24 måneder.
Beskrivelse af mulighederne:

Kontrakten kan forlænges i op til 2 perioder af 24 måneder

Optioner Løn systemet:

— Integration til Kundens ESDH-løsning som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration

— Elektronisk personalesag som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering)

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø.

Optioner Økonomi systemet:

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (Option)

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data (Option)

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø (Option)

— Ressourcestyring begrænset (Option).

Procedure
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2018-02-05 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:00

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29188335
Kontakt
Enhed: Kirsten Høg Hermansen
Køberprofilens adresse: http://www.fredensborg.dk/ 🌏
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/76237249.aspx 🌏
Navn på ordregivende myndighed: Mercell Danmark A/S
Postadresse: Østre Stationsvej 33, Vestfløjen
Postby: Odense C
Postnummer: 5000
E-mail: support.dk@mercell.com 📧

Reference
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller- forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles.

Det samlede udbud af økonomi og lønsystem er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lbk nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbudsreglerne

m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem

der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for

beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden,

jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige

angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2017/S 225-467992 (2017-11-21)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2018-04-06)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 25 888 684 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-04-06 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-04-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 068-150766
Henviser til bekendtgørelse: 2017/S 225-467992
EUT-S-nummer: 68
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller- forklarprincippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles. Det samlede udbud af økonomi og lønsystem er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse af et standard økonomi- og lønsystem leveret som en service. Økonomi- og lønsystemet skal være klar til drift i hele kommunen 1.1.2019. Følgende gælder for Økonomisystemet: Systemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1. oktober Systemet skal være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1. december af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Følgende gælder for Lønsystemet: Systemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1. december. Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af systemet: Økonomi og budget Kontoplan, rapportering og analyse Bank, betalinger, afstemninger og kreditor, Fakturaer Anlægsstyring og anlægsregnskab, Ressourcestyring Økonomi og regnskab - herunder årsafslutning Debitor Løn- og personaleadministration, Administration af fravær og refusion Elektronisk personalesag som tilføjelse til Løn- og personaleadministration, Overenskomster Vagtplanlægning. Leverandøren skal have et indgående kendskab til de økonomi-, løn- og personalemæssige opgaver der løses i en dansk kommune, samt have kendskab til de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomi- og personaleforhold. Systemet skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed kan stille til et økonomi- og lønsystem. Systemerne skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker data. Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:

— Projektledelse,

— Opsætning og konfigurering,

— Sikring af snitflader,

— Sikre optimal udnyttelse af kontoplan og rapportering,

— Implementeringsbistand,

— Testplanlægning og afprøvning,

— Uddannelse af systemadministratorer og superbrugere.

Beskrivelse af mulighederne:

Kontrakten kan forlænges i op til 2 perioder af 24 måneder.

- Integration til Kundens ESDH-løsning som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration,

- Elektronisk personalesag som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration,

- Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering),

- Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

- Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø.

- Tilgængeliggørelse af eksisterende data (Option),

- Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data (Option),

- Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø (Option),

- Ressourcestyring begrænset (Option).

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 40 pct.
Kvalitetskriterium (navn): Metode og proces
Kvalitetskriterium (vægtning): 30 pct.
Kvalitetskriterium (navn): Vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål
Kvalitetskriterium (vægtning): 5 pct.
Kvalitetskriterium (navn): Kontraktlige vilkår
Vægtning af pris: 20 pct.

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2018-04-05 📅

Reference
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller- forklarprincippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbuds reglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Kilde: OJS 2018/S 068-150766 (2018-04-06)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (4 nye indkøb)

Servicevirksomhed i forbindelse med datamater

Servicevirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling