Banedanmark har besluttet at outsource bogholderiet, der består af et kreditor- og debitorteam. I dag er bogholderiet en del af regnskabssektionen. Formålet med outsourcingen er at realisere det optimerings- og udviklingspotentiale, der allerede er dokumenteret at være til stede i kreditor- og debitorteamets opgaveportefølje, samtidig med at den daglige drift varetages og udføres i høj kvalitet. Leverandøren skal levere et medarbejderteam, inkl. en teamleder/projektleder, der kan varetage nedenstående delopgaver: 1. Den daglige drift og kontinuerlig udvikling af interne procedurer og processer 2. Konkrete udviklingsopgaver med fokus på udnyttelse af IT potentialer 3. Udvikling af bogholderiets funktion i Banedanmark regi til udadvendt serviceenhed med en bred snitflade til den øvrige del af organisationen. Ad 1. Ud over de daglige driftsopgaver indenfor kreditor- og debitorstyring skal leverandøren løbende gennemføre optimeringer ved kontinuerlig udvikling på den daglige drift, herunder interne procedurer og processer. Leverandøren forventes selv at identificere optimeringmulighederne i takt med stigende indblik i opgaverne, nye teknologiske muligheder og gennem tidligere erfaring med mere effektive procedurer og processer. Ad. 2. Banedanmark har identificeret konkrete udviklingsopgaver, som kan kategoriseres som »optimal udnyttelse af IT potentialer«, hvor der på nuværende tidspunkt kræves megen manuelle hånteringer. Det gælder både i fakturaflowet, samt ved øvrige producerer hvor der kræves dokumentation og godkendelser. Disse potentialer skal samles og koordineres i et konkret optimeringsprojekt, der følger Banedanmarks projektstyringsmodel, som er Prince2 baseret. En stor del af udviklingsarbejdet vil skulle foregå i tæt samarbejde og på tværs af afdelinger i Banedanmark, og det forventes at leverandøren agerer projektleder og i samarbejde med regnskabschefen er drivkraften bag ét konkret optimeringssprojekt, hvor samtlige udviklingsopgaver samles. Banedanmark er en SAP organisation, og der anvendes xFlow (WMD) til fakturahåndtering. Ad 3. Bogholderiets opgaver har en bred snitflade til de øvrige afdelinger i Banedanmark, og yder service overfor mange interessenter. Et af delmålene med outsourcingen er at ændre interessenternes forventninger til bogholderiets funktion i Banedanmark til en udadvendt serviceenhed, hvor videndeling og oplæring er omdrejningspunkterne. Opgaverne skal udføres i Banedanmarks lokaliteter i Storkøbenhavn. Kontrakten forventes at træde i kraft d. 1.6.2015. Kontrakten vil starte op med undervisning og introduktion til opgaver og IT systemer af medarbejdere i Banedanmark, således at leverandøren kan overtage driften selvstændigt fra 1.7.2015. Derudover er der option på forlængelse af kontrakten på 2 * 1 år.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-03-20.
Indkøbet blev offentliggjort på 2015-02-17.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Udbudsbekendtgørelse (2015-02-17) Objekt Omfanget af udbuddet
Titel: Regnskabs- og revisionsvirksomhed
Mængde eller omfang: 10 000 00020 000 000
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Regnskabs- og revisionsvirksomhed📦
Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud
Ordregivende myndighed Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Forsyningsvirksomhed
Navn på ordregivende myndighed: Banedanmark
Postadresse: Amerika Plads 15
Postnummer: 2100
Postby: København Ø
Kontakt
Internetadresse: http://www.bane.dk🌏
E-mail: etbg@bane.dk📧
Banedanmark forbeholder sig ret til at begrænse antallet af prækvalificerede leverandører. Banedanmark agter at prækvalificere 4 leverandører til at afgive tilbud på den udbudte kontrakt. En eventuel begrænsning i antallet af egnede leverandører, som vil blive opfordret til at afgive tilbud på opgaven, vil ske på baggrund af en samlet vurdering af, hvilke leverandører der i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.5), vurderes at have de bedste og mest relevante referencer, jf. pkt. III.2.3).
En formular til brug for den i pkt. III.2.1) omtalte tro og love erklæring kan downloades på Banedanmarks hjemmeside: www.bane.dk
Anmodning om prækvalifikation ses gerne fremsendt i 2 papirversioner samt en kopi på et elektronisk medie. Kuverten bedes mærket »Fortroligt — må ikke skannes — ansøgning om prækvalifikation — outsourcing af bogholderifunktionen«.
I relation til pkt. I.1) og pkt. IV.3.3) bemærkes, at der på nuværende tidspunkt ikke er yderligere oplysninger, specifikationer og dokumenter at få.
Leverandørens omkostninger i forbindelse med prækvalifikation er Banedanmark uvedkommende.
Banedanmark forbeholder sig ret til at begrænse antallet af prækvalificerede leverandører. Banedanmark agter at prækvalificere 4 leverandører til at afgive tilbud på den udbudte kontrakt. En eventuel begrænsning i antallet af egnede leverandører, som vil blive opfordret til at afgive tilbud på opgaven, vil ske på baggrund af en samlet vurdering af, hvilke leverandører der i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.5), vurderes at have de bedste og mest relevante referencer, jf. pkt. III.2.3).
En formular til brug for den i pkt. III.2.1) omtalte tro og love erklæring kan downloades på Banedanmarks hjemmeside: www.bane.dk
Anmodning om prækvalifikation ses gerne fremsendt i 2 papirversioner samt en kopi på et elektronisk medie. Kuverten bedes mærket »Fortroligt — må ikke skannes — ansøgning om prækvalifikation — outsourcing af bogholderifunktionen«.
I relation til pkt. I.1) og pkt. IV.3.3) bemærkes, at der på nuværende tidspunkt ikke er yderligere oplysninger, specifikationer og dokumenter at få.
Leverandørens omkostninger i forbindelse med prækvalifikation er Banedanmark uvedkommende.
Objekt Omfanget af udbuddet
Tjenesteydelseskategori: 9
Kort beskrivelse:
Banedanmark har besluttet at outsource bogholderiet, der består af et kreditor- og debitorteam. I dag er bogholderiet en del af regnskabssektionen. Formålet med outsourcingen er at realisere det optimerings- og udviklingspotentiale, der allerede er dokumenteret at være til stede i kreditor- og debitorteamets opgaveportefølje, samtidig med at den daglige drift varetages og udføres i høj kvalitet.
Banedanmark har besluttet at outsource bogholderiet, der består af et kreditor- og debitorteam. I dag er bogholderiet en del af regnskabssektionen. Formålet med outsourcingen er at realisere det optimerings- og udviklingspotentiale, der allerede er dokumenteret at være til stede i kreditor- og debitorteamets opgaveportefølje, samtidig med at den daglige drift varetages og udføres i høj kvalitet.
Leverandøren skal levere et medarbejderteam, inkl. en teamleder/projektleder, der kan varetage nedenstående delopgaver:
1. Den daglige drift og kontinuerlig udvikling af interne procedurer og processer
2. Konkrete udviklingsopgaver med fokus på udnyttelse af IT potentialer
3. Udvikling af bogholderiets funktion i Banedanmark regi til udadvendt serviceenhed med en bred snitflade til den øvrige del af organisationen.
Ad 1. Ud over de daglige driftsopgaver indenfor kreditor- og debitorstyring skal leverandøren løbende gennemføre optimeringer ved kontinuerlig udvikling på den daglige drift, herunder interne procedurer og processer. Leverandøren forventes selv at identificere optimeringmulighederne i takt med stigende indblik i opgaverne, nye teknologiske muligheder og gennem tidligere erfaring med mere effektive procedurer og processer.
Ad 1. Ud over de daglige driftsopgaver indenfor kreditor- og debitorstyring skal leverandøren løbende gennemføre optimeringer ved kontinuerlig udvikling på den daglige drift, herunder interne procedurer og processer. Leverandøren forventes selv at identificere optimeringmulighederne i takt med stigende indblik i opgaverne, nye teknologiske muligheder og gennem tidligere erfaring med mere effektive procedurer og processer.
Ad. 2. Banedanmark har identificeret konkrete udviklingsopgaver, som kan kategoriseres som »optimal udnyttelse af IT potentialer«, hvor der på nuværende tidspunkt kræves megen manuelle hånteringer.
Det gælder både i fakturaflowet, samt ved øvrige producerer hvor der kræves dokumentation og godkendelser. Disse potentialer skal samles og koordineres i et konkret optimeringsprojekt, der følger Banedanmarks projektstyringsmodel, som er Prince2 baseret.
Det gælder både i fakturaflowet, samt ved øvrige producerer hvor der kræves dokumentation og godkendelser. Disse potentialer skal samles og koordineres i et konkret optimeringsprojekt, der følger Banedanmarks projektstyringsmodel, som er Prince2 baseret.
En stor del af udviklingsarbejdet vil skulle foregå i tæt samarbejde og på tværs af afdelinger i Banedanmark, og det forventes at leverandøren agerer projektleder og i samarbejde med regnskabschefen er drivkraften bag ét konkret optimeringssprojekt, hvor samtlige udviklingsopgaver samles.
En stor del af udviklingsarbejdet vil skulle foregå i tæt samarbejde og på tværs af afdelinger i Banedanmark, og det forventes at leverandøren agerer projektleder og i samarbejde med regnskabschefen er drivkraften bag ét konkret optimeringssprojekt, hvor samtlige udviklingsopgaver samles.
Banedanmark er en SAP organisation, og der anvendes xFlow (WMD) til fakturahåndtering.
Ad 3. Bogholderiets opgaver har en bred snitflade til de øvrige afdelinger i Banedanmark, og yder service overfor mange interessenter. Et af delmålene med outsourcingen er at ændre interessenternes forventninger til bogholderiets funktion i Banedanmark til en udadvendt serviceenhed, hvor videndeling og oplæring er omdrejningspunkterne.
Ad 3. Bogholderiets opgaver har en bred snitflade til de øvrige afdelinger i Banedanmark, og yder service overfor mange interessenter. Et af delmålene med outsourcingen er at ændre interessenternes forventninger til bogholderiets funktion i Banedanmark til en udadvendt serviceenhed, hvor videndeling og oplæring er omdrejningspunkterne.
Opgaverne skal udføres i Banedanmarks lokaliteter i Storkøbenhavn.
Kontrakten forventes at træde i kraft d. 1.6.2015. Kontrakten vil starte op med undervisning og introduktion til opgaver og IT systemer af medarbejdere i Banedanmark, således at leverandøren kan overtage driften selvstændigt fra 1.7.2015.
Derudover er der option på forlængelse af kontrakten på 2 * 1 år.
Anslået værdi uden moms: 10 000 000 💰
20 000 000 💰
Beskrivelse af mulighederne: Option på forlængelse: 2 * 1 år.
Antal mulige forlængelser: 2
Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
1. Leverandøren skal vedlægge en tro og love erklæring om, at leverandøren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor leverandøren er etableret og i Danmark.
1. Leverandøren skal vedlægge en tro og love erklæring om, at leverandøren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor leverandøren er etableret og i Danmark.
Ved en sammenslutning af leverandører (fx. et konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt leverandør.
Økonomisk og finansiel stilling:
1. Leverandøren skal vedlægge en erklæring om leverandørens samlede omsætning i årene 2010-2013 afhængigt af, hvornår leverandørens virksomhed blev etableret, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
Ved en sammenslutning af leverandører (fx. et konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt leverandør.
Det er et mindstekrav, at leverandøren har haft en mindste samlet årlig omsætning på 150 000 000 DKK ex moms hvert af årene 2010-2013.
2. Leverandøren skal vedlægge virksomhedens balance eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret. Ved sammenslutning af leverandører (fx. et konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt leverandør.
2. Leverandøren skal vedlægge virksomhedens balance eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret. Ved sammenslutning af leverandører (fx. et konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt leverandør.
Det er et mindstekrav, at leverandørens balance fremviser positiv egenkapital.
Teknisk og faglig kompetence:
1. Leverandøren skal vedlægge en referenceliste over leverandørens betydeligste og for den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.5) mest relevante leverancer inden for årene 2011-2014. Det ses gerne, at listen indeholder en nærmere beskrivelse af den enkelte leverances indhold og omfang med særligt fokus på elementer af tværfaglige udviklingsprojekter i regnskabs- og økonomifunktioner i statslige virksomheder samt hvilke projektstyringsmodel der har været anvendt i den enkelte leverance. Det bedes endvidere oplyst i den enkelte i leverance hvorvidt SAP og X-flow har været anvendt. Endvidere bedes leverandøren oplyse beløb og leveringstidspunkt samt den offentlige eller private modtager. Ansøger kan maksimalt angive 5 reference. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning.
1. Leverandøren skal vedlægge en referenceliste over leverandørens betydeligste og for den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.5) mest relevante leverancer inden for årene 2011-2014. Det ses gerne, at listen indeholder en nærmere beskrivelse af den enkelte leverances indhold og omfang med særligt fokus på elementer af tværfaglige udviklingsprojekter i regnskabs- og økonomifunktioner i statslige virksomheder samt hvilke projektstyringsmodel der har været anvendt i den enkelte leverance. Det bedes endvidere oplyst i den enkelte i leverance hvorvidt SAP og X-flow har været anvendt. Endvidere bedes leverandøren oplyse beløb og leveringstidspunkt samt den offentlige eller private modtager. Ansøger kan maksimalt angive 5 reference. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning.
Ansøger skal bemærke, at Banedanmark agter at prækvalificere 4 leverandører, og en eventuel shortlistning vil ske på baggrund af fremsendte referencer, jf. yderligere pkt. IV.3).
Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsbetingelser fremgår af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
En sammenslutning af leverandører skal hæfte solidarisk, direkte og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt samt udpege en fælles befuldmægtiget.
Procedure Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog:
Certifikater, attester, regnskaber og tilsvarende dokumenter af blivende karakter, som ikke findes på dansk, kan vedlægges på engelsk.
Ordregivende myndighed Kontakt
Enhed: Erika Gregersen
E-mail: kfst@kfst.dk📧
Supplerende oplysninger Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk📧
Internetadresse: www.klfu.dk🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
I henhold til Lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. som senest ændret ved lov nr. 511 af 27.5.2013 gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Internetadresse: www.kfst.dk🌏
Kilde: OJS 2015/S 035-060366 (2015-02-17)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-05-12) Objekt Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter