Outsourcing af bogholderifunktionen
Banedanmark har besluttet at outsource bogholderiet, der består af et kreditor- og debitorteam. I dag er bogholderiet en del af regnskabssektionen. Formålet med outsourcingen er at realisere det optimerings- og udviklingspotentiale, der allerede er dokumenteret at være til stede i kreditor- og debitorteamets opgaveportefølje, samtidig med at den daglige drift varetages og udføres i høj kvalitet.
Leverandøren skal levere et medarbejderteam, inkl. en teamleder/projektleder, der kan varetage nedenstående delopgaver:
1. Den daglige drift og kontinuerlig udvikling af interne procedurer og processer
2. Konkrete udviklingsopgaver med fokus på udnyttelse af IT potentialer
3. Udvikling af bogholderiets funktion i Banedanmark regi til udadvendt serviceenhed med en bred snitflade til den øvrige del af organisationen.
Ad 1. Ud over de daglige driftsopgaver indenfor kreditor- og debitorstyring skal leverandøren løbende gennemføre optimeringer ved kontinuerlig udvikling på den daglige drift, herunder interne procedurer og processer. Leverandøren forventes selv at identificere optimeringmulighederne i takt med stigende indblik i opgaverne, nye teknologiske muligheder og gennem tidligere erfaring med mere effektive procedurer og processer.
Ad. 2. Banedanmark har identificeret konkrete udviklingsopgaver, som kan kategoriseres som »optimal udnyttelse af IT potentialer«, hvor der på nuværende tidspunkt kræves megen manuelle hånteringer.
Det gælder både i fakturaflowet, samt ved øvrige producerer hvor der kræves dokumentation og godkendelser. Disse potentialer skal samles og koordineres i et konkret optimeringsprojekt, der følger Banedanmarks projektstyringsmodel, som er Prince2 baseret.
En stor del af udviklingsarbejdet vil skulle foregå i tæt samarbejde og på tværs af afdelinger i Banedanmark, og det forventes at leverandøren agerer projektleder og i samarbejde med regnskabschefen er drivkraften bag ét konkret optimeringssprojekt, hvor samtlige udviklingsopgaver samles.
Banedanmark er en SAP organisation, og der anvendes xFlow (WMD) til fakturahåndtering.
Ad 3. Bogholderiets opgaver har en bred snitflade til de øvrige afdelinger i Banedanmark, og yder service overfor mange interessenter. Et af delmålene med outsourcingen er at ændre interessenternes forventninger til bogholderiets funktion i Banedanmark til en udadvendt serviceenhed, hvor videndeling og oplæring er omdrejningspunkterne.
Opgaverne skal udføres i Banedanmarks lokaliteter i Storkøbenhavn.
Kontrakten forventes at træde i kraft d. 1.6.2015. Kontrakten vil starte op med undervisning og introduktion til opgaver og IT systemer af medarbejdere i Banedanmark, således at leverandøren kan overtage driften selvstændigt fra 1.7.2015.
Derudover er der option på forlængelse af kontrakten på 2 * 1 år.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-03-20.
Indkøbet blev offentliggjort på 2015-02-17.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2015-02-17
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2015-05-12
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|