Kontrakt om systemforvaltning af STARs forretningssystemer
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) er en styrelse under Beskæftigelsesministeriet. STAR skal fremme en effektiv arbejdsmarkedspolitik, hvor virksomheder får den nødvendige arbejdskraft, og flest mulige borgere er i job eller uddannelse. STAR understøtter beskæftigelsesindsatsen efter de til enhver tid gældende regler herom.
For en uddybning af lovgrundlaget for STAR's understøttelse af beskæftigelsesindsatsen henvises til følgende dokumenter, der kan findes på www.retsinformation.dk:
— lov om organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen m.v., lov nr. 1482 af 23.12.2014
— bekendtgørelse om det fælles datagrundlag og det statistiske datavarehus på beskæftigelsesområdet, bekendtgørelse nr. 1001 af 30.8.2015 (bekendtgørelsen opdateres 2-3 gange om året).
Til understøttelse af beskæftigelsesindsatsen udvikler, videreudvikler, vedligeholder og driftsafvikler STAR et kompleks af it-systemer, der samlet betegnes STAR's forretningssystemer. STAR's forretningssystemer omfatter en række systemer med Det Fælles Datagrundlag (DFDG), Jobnet (
www.jobnet.dk) og Jobcenter Planner som væsentlige delsystemer. For mere information om STAR og STAR's portefølje af forretningssystemer henvises til STAR's hjemmeside:
http://star.dk/da/It-vaerktoejer.aspx.
Udviklingen og videreudviklingen af STAR's forretningssystemer er i vid udstrækning drevet af regeludvikling og reformaktivitet på beskæftigelsesområdet. Understøttelse af et nyt initiativ på beskæftigelsesområder fordrer som hovedregel videreudvikling i flere delsystemer og nogle gange udvikling af helt nye delsystemer. Dette indebærer tætte integrationer mellem forskellige delsystemer i systemkomplekset, samt en tæt integration med andre aktørers systemer på beskæftigelsesområdet, særlig de kommunale jobcentre, kommunernes ydelsessystemer og a-kasserne. De tætte integrationer medfører behov for tæt samarbejde på tværs mellem leverandørerne, dels mellem STAR's leverandører indbyrdes, dels mellem STAR's leverandører og leverandørerne af de kommunale sagsbehandlerløsninger, de kommunale ydelsessystemer og a-kassernes systemer.
Integration med eksterne systemer uden for STAR's forretningssystemer sker i vid udstrækning gennem udstilling af web-services fra DFDG. For et overblik over det samlede systemlandskab på beskæftigelsesområdet henvises til
http://starwswiki.amstest.dk/Arkitektur_Overblik.ashx
For information om udstillede web-services henvises til
http://starwswiki.amstest.dk/Default.aspx
DFDG understøtter selvbetjeningen på Jobnet, som ca. 200 000 ledige er forpligtigede til at bruge mindst én gang om ugen. Jobnet kan endvidere anvendes af f.eks. sygedagpengemodtagere, ledige fleksjobvisiterede, aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere og andre af jobcentrets målgrupper. Desuden fungerer DFDG som service provider, og på nogle områder som master data ejer, over for de kommunale jobcentres og a-kassernes sagssystemer. DFDG betjener således sagsbehandlere i 98 kommuner med tilhørende jobcentre og sagsbehandlere i 25 a-kasser. Samlet set gennemføres dagligt ca. 4 000 000 servicekald mod DFDG, og trafikken forventes at være stigende. DFDG indeholder data vedrørende ca. 4 500 000 borgere.
Planlagte udbud og krav om samarbejde:
Opgaver i forbindelse med STAR's forretningssystemer varetages i dag af en række leverandører, herunder flere leverandører af udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse, samt én leverandør af systemforvaltning. Driftsafviklingen varetages af flere driftsleverandører, men driften er under konsolidering hos én leverandør. Kontrakten vedrørende systemforvaltning, samt flere kontrakter vedrørende udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse udløber og skal genudbydes med forventet kontraktindgåelse i 2016. Driftsafvikling er ikke omfattet af de planlagte udbud.
Som forberedelse til de kommende udbud har STAR gennemført en teknisk dialog med aktører i markedet (2015/S 084-149726). Dokumentation af den tekniske dialog kan findes på
http://star.dk/da/Om-STAR/Udbud/Notat-efter-teknisk-dialog.aspx.
STAR har bl.a. med udgangspunkt i den tekniske dialog valgt at tilrettelægge udbuddet om udførelsen af opgaverne i forbindelse med udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse og udbuddet af systemforvaltning som overordnet beskrevet i det følgende, bl.a. med henblik på at sikre fleksibilitet, herunder at ændrede eller nye opgaver, f.eks. som følge af ændret regelgrundlag, kan udføres under de udbudte kontrakter samt med henblik på at sikre videndeling under udførelsen af opgaverne og minimere videnstab, og dermed produktionstab, ved leverandørskifte i forbindelse med genudbud.
STAR har valgt en leverandørmodel med én central systemforvalter og 4 sideordnede leverandører af udvikling, videreudvikling, og vedligeholdelse (udviklingsleverandørerne). STAR har endvidere valgt, at den samlede organisation bestående af systemforvalter, udviklingsleverandører og STAR's medarbejdere med tilknytning til udviklingen skal rummes i fælles lokaler.
Der ønskes således indgået kontrakt med én systemforvalter. Systemforvalter har overordnet til opgave at varetage de opgaver, der går på tværs af og understøtter udviklingsleverandørenes arbejde, herunder fælles lokaler og faciliteter til foreløbigt anslået 120 personer, fælles udviklings- og testmiljøer, fælles værktøjer, fælles code-repository, måling af Key Performance Indicators (KPI) angående udviklingsleverandørernes performance i udviklingsarbejdet, visitering af fejlmeldinger og håndtering af fælles processer. Desuden skal systemforvalter facilitere samarbejdet med de øvrige aktører på beskæftigelsesområdet og håndtere snitfladerne til driftsleverandøren.
Kontrakten med systemforvalter indgås for en periode på maksimalt 8 år. Kontrakten indgås med en varighed på 4 år med mulighed for at forlænge 4 gange 1 år. Der ønskes et langvarigt samarbejde henset til systemforvaltningsopgavens særlige karakter.
Der ønskes endvidere — på baggrund af et efterfølgende udbud — indgået kontrakt med fire udviklingsleverandører, der overordnet har til opgave at udvikle nye delsystemer til STAR's forretningssystemer, samt at videreudvikle og vedligeholde STAR's forretningssystemer. Udviklingsleverandørerne skal arbejde inden for rammerne af fællesskabet, herunder arbejde med udgangspunkt i de fælles lokaler, fælles miljøer, fælles processer, fælles retningslinjer osv.
Kontrakten med systemforvalter og kontrakterne med udviklingsleverandørerne skal omfatte alle STAR's forretningssystemer, herunder også delsystemer, der på udbudstidspunktet er håndteret under andre kontrakter, og delsystemer, som udvikles under kontrakternes løbetid, f.eks. som følge af nye beskæftigelsespolitiske initiativer.
Leverandørerne, både systemforvalter og udviklingsleverandørerne, skal indgå i et forpligtende samarbejde, der bl.a. indebærer pligt til at indgå i teams bemandet på tværs af leverandører og fælles fora til tilrettelæggelse, styring, optimering af processer og øvrige forhold, der sikrer effektiv opgaveløsning i hele udviklingsorganisationen bemandet med ressourcer fra udviklingsleverandørerne, systemforvalter, STAR, STAR's øvrige eksterne konsulenter, mv. Desuden omfatter samarbejdet også inddragelse af øvrige aktører på beskæftigelsesområdet i det omfang, det medvirker til en effektivisering på tværs af aktørernes udviklingsaktiviteter.
Den samlede udviklingsorganisation bemandet af systemforvalter og udviklingsleverandører samt medarbejdere fra STAR mv. skal samarbejde i fælles lokaler. Lokalerne skal være placeret i det storkøbenhavnske område så tæt på STAR's adresse som muligt. Det er Systemforvalter, der skal stille lokalerne til rådighed. Dette vil i udbudsmaterialet blive beskrevet nærmere, men kunne omfatte enten lokaler på STAR's adresse (hvis dette viser sig muligt) eller lokaler hos Systemforvalter eller som Systemforvalter lejer til formålet.
De fælles lokaler og de nødvendige faciliteter mv., herunder indretning og drift, er en del af systemforvalters forpligtelser.
Kontrakt med en udviklingsleverandør indgås for en periode på mellem to og seks år. STAR har til hensigt at gennemføre løbende genudbud af én udviklingskontrakt ad gangen, hvilket eksempelvis kan være på følgende måde: Den første af de fire udviklingskontrakter udløber tre år efter indgåelsen, den anden fire år efter indgåelsen, den tredje fem år efter indgåelsen og den fjerde seks år efter indgåelsen.
Udviklingsleverandørerne vil hver især få leveranceansvaret for nærmere beskrevne opgaver i forbindelse med udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse af STAR's forretningssystemer, men de skal løse opgaverne i en agil proces og i et aktivt og forpligtende samarbejde med de øvrige udviklingsleverandører, systemforvalter, STAR, eksterne aktører, mv. Hver udviklingsleverandør forpligter sig i den forbindelse til at stille et nærmere beskrevet konsulenthold til rådighed for løsning af opgaver med udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse af STAR's forretningssystemer samt til stadighed at opretholde dette konsulenthold på mindst samme kvalifikationsniveau samt løbende at videreuddanne konsulentholdet. Der er således tale om løbende leveranceforpligtelser og dermed leverancekontrakter.
Opgaverne i forbindelse med udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse vil i vid udstrækning bliver gennemført i agile teams, hvor ansvaret for opgaveløsningen i et team typisk vil blive varetaget af én af udviklingsleverandørerne. Ved bemanding af et team skal den ansvarlige udviklingsleverandør inddrage ressourcer fra de øvrige leverandørers konsulenthold, således at der sikres den bedst mulige udnyttelse af kompetencerne på tværs af leverandørerne, og således at der skabes vidensdeling og samarbejde på tværs mellem leverandørerne.
Kontrakterne med udviklingsleverandørerne angående videreudvikling, udvikling og vedligeholdelse af STAR's forretningssystemer vil blive udbudt særskilt i et senere udbud. Den hér anførte beskrivelse har alene til formål at give en forståelsesmæssig ramme for beskrivelsen af kontrakten om systemforvaltning af STAR's forretningssystemer.
Afgrænsning af dette udbud:
Dette udbud omhandler alene udbud af »Kontrakt om Systemforvaltning af STAR's forretningssystemer«.
Den valgte leverandør af systemforvaltning vil også få mulighed for at byde ind som udviklingsleverandør. Der vil i denne situation blive stillet krav om funktionsadskillelse mellem opgaven som systemforvalter og opgaven som udviklingsleverandør.
Driftsafviklingen bibeholdes på eksisterende driftsaftaler. Inden overtagelse af systemforvalteropgaven under den hér udbudte kontrakt forventes al drift af STAR's forretningssystemer konsolideret på driftsaftale hos KMD indgået gennem Statens IT.
Systemforvaltningsopgaven:
Systemforvalters opgaver vil overordnet omfatte den særlige rolle som STAR's »bindeled« mellem STAR, eventuelle øvrige aktører og udviklingsleverandørerne samt forhold af tværgående karakter i forhold til udviklingsleverandørerne, herunder:
— Håndtering af fælles udviklings- og testmiljøer, inkl. forvaltning af al nødvendig hardware og software til understøttelse af udviklingsprocessen frem til idriftsættelse, herunder etablering, vedligeholdelse, implementering, uddannelse i miljøernes anvendelse og support af udviklingsleverandørerne, samt drift.
— Håndtering af fælles værktøjer, inkl. dokumentationsarkiv, fejlrapporteringssystem, code repository, herunder etablering, vedligeholdelse, implementering, uddannelse i værktøjernes anvendelse og support af udviklingsleverandørerne og andre brugere, samt drift.
— Tilrettelæggelse og håndtering af fælles processer, inkl. test, release og øvrige nødvendige ITIL-processer, herunder etablering af processer og værktøjsunderstøttelse af processer, implementering af og uddannelse i processer, samt udvikling og optimering af processer.
— Tilrettelæggelse og overvågning af processer, inkl. test, release og øvrige nødvendige ITIL-processer, herunder etablering, optimering, implementering, uddannelse og nødvendig værktøjsunderstøttelse
— Håndtering og visitation af fejlsager (2. level support)
— Tværgående etablering, måling og rapportering af KPI'er, f.eks. måling af kodekvalitet, effektivitet i bygge- og deploy-proces og komplethed af dokumentation
— Etablering og drift af fælles lokaler og faciliteter, herunder indretning, etablering af teknisk infrastruktur, udvikling af de fysiske rammer for agil udvikling, samt kantine og udvikling og drift af andre nødvendige fællesfaciliteter
— Administration og support af eksterne webserviceaftagere, herunder kontrol af, at der er indgået tilslutningsaftaler med STAR, inden der gives adgang til det fælles datagrundlags eller Jobnets snitflader
— Håndtering af abonnementer på eksterne services, herunder SMS service, elektronisk brevsystem, testmiljøer osv.
— Håndtering af licenser i det fælles setup
— Håndtering af sikkerhedscertifikater
— Håndtering af driftsleverandøren, herunder specielt i forbindelse med release, patches, rapportering mv.
— Facilitering af samarbejdet med eksterne aktører, f.eks. leverandører af de kommunale sagsbehandlings- og ydelsessystemer, samt leverandørerne af a-kassesystemerne
Derudover skal systemforvalter stille ressourcer og kompetencer til rådighed for STAR til rådgivning og til løsning af STAR's opgaver, f.eks. i forbindelse med program- og projektledelse. Systemforvalter vil blive forpligtet til at indgå i det tværgående samarbejde med udviklingsleverandører, herunder indgå i fælles tværgående fora og bemanding af tværgående teams. Systemforvalter skal endvidere være indstillet på at inddrage ressourcer og kompetencer, f.eks. fra udviklingsleverandørerne og eksterne eksperter i egen opgaveløsning, hvor dette fremmer effektiv udnyttelse af kompetencer i den samlede udviklingsorganisation, hvor det medvirker til videnspredning, og hvor det medvirker til at skabe leverandøruafhængighed.
STAR's forventninger til det tidsmæssige forløb:
STAR tilstræber at tilrettelægge udbudsprocessen, transitionsperioden i forbindelse med leverandørskift og overdragelse af opgaveansvar under hensyntagen til eksterne krav til STAR og forventede releasetidspunkter. Det betyder, at STAR på nuværende tidspunkt forventer at indgå kontrakt om Systemforvaltning primo eller medio marts 2016 med overtagelse af opgaveansvar primo eller medio maj 2016. Udbud af udviklingskontrakter forventes gennemført med en tidsforskydning på 2-4 måneder.
Orienteringsmøde:
STAR opfordrer interesserede ansøgere til opgaven som systemforvalter og/eller opgaven som udviklingsleverandør til at deltage i et orienteringsmøde, der afholdes hos STAR fredag den 9.10.2015 kl. 14:00-15:00. Af praktiske hensyn beder STAR om, at interesserede tilmelder sig på e-mail til Ditte Nøhr (
dtnh@star.dk) senest den mandag den 5.10.2015. STAR forbeholder sig ret til at begrænse antallet af tilmeldte pr. virksomhed.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-10-30.
Indkøbet blev offentliggjort på 2015-09-29.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2015-09-29
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2016-03-21
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|