Indkøb af økonomisystem

Midttrafik

Opgaven omfatter levering, support og vedligeholdelse af et standardsystem til systemunderstøttelse af processerne omkring økonomistyring. Systemet skal driftsafvikles hos kundens eksterne driftsleverandør.
Midttrafik er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen og har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af et nyt tidssvarende system.
Leverandøren skal derfor som option angive, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet, herunder anføre pris for udarbejdelse af en konkret handlingsplan samt angive det forventede effektiviseringspotentiale.
Midttrafik er interesseret i at arbejdet med realisering af gevinster indarbejdes og igangsættes allerede i 2016 og integreres i hele driftsperioden. Midttrafik er ligeledes meget interesseret i at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen.
Det er et krav, at systemet senest den 1.10.2016 skal være klar til ibrugtagning, idet systemet skal kunne anvendes til håndtering af forsupplementsperioden 1.9.2016 (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte økonomisystem:
— Kontoplan
— Budget og budgetopfølgning
— Debitor, herunder opkrævning af kontrolafgifter
— Anlægsstyring, anlægsregnskab og aktivregistrering
— Betaling, kreditor, bogføring og disponering
— Anvisning og kontrol af udbetalinger
— Rapportering og analyse, herunder rapportering vedr. Forventet regnskab
— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab.
Midttrafik foretager tillige økonomiadministration for interessentselskaberne Aarhus Letbane I/S og Aarhus Letbane Drift I/S.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til økonomiopgaver og økonomistyring i et trafikselskab herunder de politiske og administrative processer, som kendetegner trafikselskabers økonomiforhold.
Økonomisystemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker økonomidata. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse
— Installation, opsætning og konfigurering
— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option)
— Implementeringsbistand
— Testplanlægning og afprøvning
— Uddannelse ved ibrugtagning af systemet (option).
Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet og optionerne i pkt. II.2.2).

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-12-15. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-11-04.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Fujitsu A/S

Hvem?

• • Midttrafik

Hvad?

• • Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• • Programmeltestning › Systemafprøvning
• • Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• • Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• • Behandling og tabulering af data › Konvertering af data

Hvor?

• • Danmark › Midtjylland