Begrænset udbud af anskaffelse, support og vedligeholdelse af IT Service Management System

Aarhus Kommune

Ordregiver ønsker at anskaffe et IT Service Management System (»Systemet«) til at understøtte arbejdsgangene i Brugerservice, som er ansvarlig for supporten af Aarhus Kommunes IT-brugere. Der er ca. 60 medarbejdere i Brugerservice, som skal have adgang som supportere i Systemet.
Ordregiver ønsker at anskaffe et System, som er let og overskueligt for såvel slutbrugerne som supporterne.
Herudover ønskes et System, som understøtter Ordregiver anvendelse af ITIL processer så brugerne får hurtig og rigtig hjælp til deres IT-udfordringer. Ordregivers ønsker i den forbindelse, at Systemet kan understøtte Ordregivers strategi om, at gøre det muligt for brugerne betjene sig selv — f.eks. gennem brugervenligt servicekatalog, FAQ og søgbare vidensartikler.
Ordregiver samarbejder med en række systemejere i afdelingerne samt lokale support-ansvarlige (LSA'er), som forventes at have et behov for en særlig adgang til Systemet. Desuden samarbejder Ordregiver med en række eksterne leverandører, idet hele Ordregivers IT-drift er outsourcet, hvorfor det er væsentligt, at der kan etableres relevante snitflader mellem Systemet og 3. parts service management systemer.
I udgangspunktet er det Ordregiver som ønsker at anvende Systemet i forhold til IT-hændelser, men en række andre afdelinger hos Ordregiver har ytret ønske om på sigt at anvende Systemet for deres fagområde.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2015-08-21. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-07-03.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Devoteam A/S

Hvem?

• Aarhus Kommune

Hvad?

Hvor?

• Midtjylland › Østjylland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2015-07-03	Udbudsbekendtgørelse
2016-01-12	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2015-07-03)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Aarhus Kommune
Postadresse: Rådhuspladsen 2
Postnummer: 8000
Postby: Aarhus
Kontakt
Internetadresse: http://www.aarhus.dk 🌏
E-mail: manh@aarhus.dk 📧

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-07-03 📅
Tilbudsfrist: 2015-08-21 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-07-08 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 129-237725
EUT-S-nummer: 129
Yderligere oplysninger
Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Ordregiver ønsker at anskaffe et System, som er let og overskueligt for såvel slutbrugerne som supporterne.

Herudover ønskes et System, som understøtter Ordregiver anvendelse af ITIL processer så brugerne får hurtig og rigtig hjælp til deres IT-udfordringer. Ordregivers ønsker i den forbindelse, at Systemet kan understøtte Ordregivers strategi om, at gøre det muligt for brugerne betjene sig selv — f.eks. gennem brugervenligt servicekatalog, FAQ og søgbare vidensartikler.

Ordregiver samarbejder med en række systemejere i afdelingerne samt lokale support-ansvarlige (LSA'er), som forventes at have et behov for en særlig adgang til Systemet. Desuden samarbejder Ordregiver med en række eksterne leverandører, idet hele Ordregivers IT-drift er outsourcet, hvorfor det er væsentligt, at der kan etableres relevante snitflader mellem Systemet og 3. parts service management systemer.

I udgangspunktet er det Ordregiver som ønsker at anvende Systemet i forhold til IT-hændelser, men en række andre afdelinger hos Ordregiver har ytret ønske om på sigt at anvende Systemet for deres fagområde.

Beskrivelse af mulighederne:

Kontrakten udbydes med obligatorisk option på forlængelse af kontrakten 2 gange 12 måneder. Vælger ordregiver at udnytte optionen, fortsætter kontrakten på uændrede vilkår i den periode den forlænges.

Øvrige optioner vil fremgå af udbudsbetingelser for tilbudsafgivelsen.

Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 24 måneder
Varighed: 48 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
Økonomisk og finansiel stilling: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
Mindstekrav til niveauet: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
Teknisk og faglig kompetence: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Eventuelt krav herom vil fremgå af udbudsbetingelser for tilbudsafgivelsen.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Eventuelt krav herom vil fremgå af udbudsbetingelser for tilbudsafgivelsen.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. De deltagende virksomheder i konsortiet, der er solidarisk, direkte og ubegrænset ansvarlige og hæfter solidarisk, direkte og ubegrænset over for Aarhus Kommune: Deltagerne i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder skal fremgå af bilag 2.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
Dato for afsendelse af opfordringer: 2015-09-04 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Anna H. Mortensen
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291095 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne (Lov nr. 492 af 12.5.2010) § 7, stk. 1. Klage over tildeling af kontrakt og øvrige forhold bortset fra klage over manglende prækvalifikation indgives inden 45 dage regnet fra dagen efter den dag, hvor tildelingen er offentliggjort i bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. Håndhævelseslovens § 7, stk. 2, nr. 1. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. Håndhævelseslovens § 3, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jakobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk/ 🌏
Kilde: OJS 2015/S 129-237725 (2015-07-03)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2016-01-12)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 6 844 886,60 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Postby: Aarhus C

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2016-01-12 📅
Offentliggørelsesdato: 2016-01-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2016/S 009-011925
Henviser til bekendtgørelse: 2015/S 129-237725
EUT-S-nummer: 9

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Kvalitet (50)
2. Pris (40)
3. Service, vedligeholdelse og support (10)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2015-12-07 📅
Navn: Devoteam A/S
Postadresse: Lyngbyvej 2
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 4

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for udbud
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klager over prækvalifikationen skal indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor

ordregiveren har afsendt underretning til ansøgerne. Klager over udbuddet skal indgives inden 45 kalenderdage

efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren

har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt

underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet

i standstill-perioden. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive,

hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Center for Udbudsregler
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Internetadresse: http://kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2016/S 009-011925 (2016-01-12)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)