Kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse, videreudvikling og etablering af en ESDH-løsning

Hvidovre Kommune

Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse, videreudvikling af en ESDH-løsning til cirka 1 500 ESDH-brugere i Hvidovre Kommune.
Løsningen skal understøtte kommunens administrative processer og sagsgange, bl.a. i forbindelse med skanning af dokumenter og brevpost, journalisering, dagsordenshåndtering, publicering til hjemmeside og politikerweb og aflevering af elektronisk arkiv til Statens Arkiver. ESDH-løsningen skal også i et vist omfang understøtte adgang via mobile løsninger.
Omfattet af opgaven er endvidere integrationer til følgende:
— MS Office
— KMD Doc2Mail
— Publicering på hjemmeside (SiteCore) af dokumenter fra ESDH-system
— CVR-synkronisering via E&M
— CPR-synkronisering via DPR
— BBR-synkronisering via E&M
— GIS — Spatial Suite (Grontmij)
— GeoEnviron
— KMD Structura Byggesag
— Active Directory.
Som driftsmodel ønskes en løsning, hvor driften skal kunne udføres af Hvidovre Kommune. Nuværende driftsmiljø er Citrix, 64-bit, og dette skal være understøttet af løsningen.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-06-27. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-05-26.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2014-05-26 Udbudsbekendtgørelse
2015-01-09 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2014-05-26)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: Der henvises til punkt II.1.5).
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regionalt eller lokalt kontor
Navn på ordregivende myndighed: Hvidovre Kommune
Postadresse: Hvidovrevej 278
Postnummer: 2650
Postby: Hvidovre
Kontakt
Internetadresse: http://www.hvidovre.dk 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-05-26 📅
Tilbudsfrist: 2014-06-27 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-05-30 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 103-181152
EUT-S-nummer: 103
Yderligere oplysninger
1) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud. Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil tilsvarende blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside (http://www.hvidovre.dk/Erhverv/Indkoeb-og-udbud/Udbud). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 2) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Såfremt leverandøren ønsker, at eventuelle underleverandørers økonomiske eller tekniske formåen skal indgå i bedømmelsen af leverandørens egnethed til at udføre kontrakten, skal leverandøren ligeledes afgive de i punkt III.2.2) og III.2.3) anførte oplysninger for disse underleverandører, og leverandøren skal godtgøre, at han er berettiget til at trække på underleverandørens økonomiske og/eller tekniske formåen i det af leverandøren angivne omfang til opfyldelse af kontrakten (eksempelvis ved relevant støtteerklæring fra den pågældende underleverandør). 3) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation. 4) Det bemærkes, at der vil blive lagt særligt vægt på referencer (teknisk kapacitet) vedrørende: — ESDH-løsninger i drift (med angivelse af, om kunden anvender citrix i relation til ESDH) — ESDH-løsninger i drift med angivelse af ibrugtagne integrationer ved udvælgelsen, jf. pkt. III.2.3) og pkt. IV.1.1). 5) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4). 6) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting, jf. kontaktdata i pkt. I.1). Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 2 fysiske (papirbaseret) kopier af anmodningen samt 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. CD/DVD-rom eller USB-flash. 7) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail. 8) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 48 måneder skal regnes fra tidspunktet for idrifttagelse. 9) Med henvisning til punkt IV.3.5) oplyses supplerende, at ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk. I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk, engelsk svensk og norsk.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse, videreudvikling af en ESDH-løsning til cirka 1 500 ESDH-brugere i Hvidovre Kommune.
Løsningen skal understøtte kommunens administrative processer og sagsgange, bl.a. i forbindelse med skanning af dokumenter og brevpost, journalisering, dagsordenshåndtering, publicering til hjemmeside og politikerweb og aflevering af elektronisk arkiv til Statens Arkiver. ESDH-løsningen skal også i et vist omfang understøtte adgang via mobile løsninger.
Vis mere
Omfattet af opgaven er endvidere integrationer til følgende:
— MS Office
— KMD Doc2Mail
— Publicering på hjemmeside (SiteCore) af dokumenter fra ESDH-system
— CVR-synkronisering via E&M
— CPR-synkronisering via DPR
— BBR-synkronisering via E&M
— GIS — Spatial Suite (Grontmij)
— GeoEnviron
— KMD Structura Byggesag
— Active Directory.
Som driftsmodel ønskes en løsning, hvor driften skal kunne udføres af Hvidovre Kommune. Nuværende driftsmiljø er Citrix, 64-bit, og dette skal være understøttet af løsningen.
Beskrivelse af mulighederne:
1) Forlængelse af kontrakten:
Kontrakten vil indeholde en option på forlængelse af kontraktens løbetid i 24 måneder. Optionen kan anvendes op til 2 gange.
2) Konvertering af data fra nuværende Acadre5.2 ESDH-løsning:
Konvertering omfatter både udtræk og indlæsning af data i ny løsning.
Integration til følgende:
3) Netblanket (EG-Kommuneinformation)
4) Weblager (Dansk Scanning)
5) Byg og Miljø (Kombit) (miljøsager).
Uddannelser og uddannelsesmateriale:
6) Uddannelse af uddannelsesinstruktører
7) Uddannelse af systemadministratorer
8) Uddannelse af it-driftsteknikere
9) Uddannelse af superbrugere
10) Uddannelsesmaterialer til slutbrugere.
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 24 måneder
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos ordregiver.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
En erklæring på tro og love (eventuelt i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark.
Vis mere
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
På udbuddets hjemmeside (http://www.hvidovre.dk/Erhverv/Indkoeb-og-udbud/Udbud) findes en skabelon til tro og love-erklæring, som ansøgerne kan anvende.
Økonomisk og finansiel stilling:
1) En erklæring om ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
2) En erklæring om ansøgers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitals værdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal ovenstående oplysninger (punkt 1 og 2) afgives for hver enkelt deltager.
Teknisk og faglig kompetence:
Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser (referenceliste), herunder særligt tilsvarende tjenesteydelser, der omfatter:
— ESDH-løsninger i drift (med angivelse af, om kunden anvender citrix i relation til ESDH)
— ESDH-løsninger i drift med angivelse af ibrugtagne integrationer
jf. punkt II.1.5), ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af tidspunkter for leverancen afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Ansøger bedes for hver beskrivelse af tilsvarende tjenesteydelser redegøre for, hvorfor tjenesteydelsen er relevant for Hvidovre Kommune, jf. pkt. II.1.5).
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Krav om eventuel sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår, herunder betalingsplan, vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Eventuel begrænsning af antallet af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter en vurdering af,hvilke ansøgere, der (A) har dokumenteret den bedste økonomiske kapacitet på baggrund af den oplyste omsætning samt soliditetsgrad, jf. pkt. III.2.2), og (B) har dokumenteret de bedste og mest relevante referencer, jf. pkt. III.2.3). Der vil blive lagt særligt vægt på tilsvarende tjenesteydelser, der omfatter:- ESDH-løsninger i drift (med angivelse af, om kunden anvender citrix i relation til ESDH) og — ESDH-løsninger i drift med angivelse af ibrugtagne integrationer. I vurderingen vægter (B) mere end (A).
Vis mere
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Standardbeskrivelser af teknisk karakter kan angives på engelsk, svensk eller norsk. Det vil i øvrigt fremgå af udbudsmaterialet om og — i givet fald — hvilke oplysninger, der kan afgives på engelsk, svensk eller norsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Navn: Rambøll Management Consulting A/S
Postadresse: Hannemanns Allé 53
Postby: København Ø
Postnummer: 2300
Enhed: Birger Kidmose
Telefon: +45 51618264 📞
E-mail: bki@ramboll.com 📧
URL til yderligere oplysninger: http://ramboll-management.dk 🌏
URL til dokumenter: http://ramboll-management.dk 🌏
URL til deltagelse: http://ramboll-management.dk 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
1) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.
Vis mere
Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil tilsvarende blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside (http://www.hvidovre.dk/Erhverv/Indkoeb-og-udbud/Udbud). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.
2) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.
Vis mere
Såfremt leverandøren ønsker, at eventuelle underleverandørers økonomiske eller tekniske formåen skal indgå i bedømmelsen af leverandørens egnethed til at udføre kontrakten, skal leverandøren ligeledes afgive de i punkt III.2.2) og III.2.3) anførte oplysninger for disse underleverandører, og leverandøren skal godtgøre, at han er berettiget til at trække på underleverandørens økonomiske og/eller tekniske formåen i det af leverandøren angivne omfang til opfyldelse af kontrakten (eksempelvis ved relevant støtteerklæring fra den pågældende underleverandør).
Vis mere
3) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation.
4) Det bemærkes, at der vil blive lagt særligt vægt på referencer (teknisk kapacitet) vedrørende:
— ESDH-løsninger i drift (med angivelse af, om kunden anvender citrix i relation til ESDH)
— ESDH-løsninger i drift med angivelse af ibrugtagne integrationer
ved udvælgelsen, jf. pkt. III.2.3) og pkt. IV.1.1).
5) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4).
6) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting, jf. kontaktdata i pkt. I.1).
Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 2 fysiske (papirbaseret) kopier af anmodningen samt 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. CD/DVD-rom eller USB-flash.
Vis mere
7) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail.
8) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 48 måneder skal regnes fra tidspunktet for idrifttagelse.
9) Med henvisning til punkt IV.3.5) oplyses supplerende, at ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk.
I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk, engelsk svensk og norsk.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Navn: Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. med senere ændringer. Loven med senere ændringer er offentliggjort på www.retsinfo.dk
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I andre situationer er udgangspunktet, at klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715100 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2014/S 103-181152 (2014-05-26)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-01-09)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-01-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-01-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 009-011573
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 103-181152
EUT-S-nummer: 9
Yderligere oplysninger
Med henvisning til punkt IV.2.1) oplyses det supplerende, at de anførte vægtninger er angivet i procent.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Systemets Kvalitet (45)
2. Pris (35)
3. Proces og vedligeholdelses kvalitet (20)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2014-12-05 📅
Navn: Formpipe Software A/S
Postadresse: Borupvang 5D
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Telefon: +45 35291095 📞
Internetadresse: http://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I andre situationer er udgangspunktet, at klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Kilde: OJS 2015/S 009-011573 (2015-01-09)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Sjælland
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Programmering af software og konsulentvirksomhed Programmelrelaterede tjenester Programmelsupport Implementering af programmel Programmelvedligeholdelses- og... Levering af programmel