Kontrakt om løn- og vagtplansystem på servicebureauvilkår

Region Nordjylland

Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning. Løsningen skal leveres som en servicebureauløsning.
Kunden er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen og har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af et nyt tidssvarende system. Derfor ønsker kunden effektiviseringsperspektivet medtaget i udbuddet.
Leverandøren skal derfor som option angive, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet, herunder anføre pris for udarbejdelse af en konkret handlingsplan samt angive det forventede effektiviseringspotentiale.
Kunden er interesseret i, at arbejdet med realisering af gevinster igangsættes allerede i år 2016 og integreres i hele driftsperioden. Kunden er ligeledes meget interesseret i, at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen.
Systemet skal klar til drift i hele regionen den 1.1.2016, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner for 2016 fra senest den 1.12.2015. På det tidspunkt skal løn-, personale og vagtplanssystemet kunne anvendes til de daglige løn- og personaleopgaver (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte system:
— Lønadministration
— Personaleadministration, herunder lønsimulering og forhandling
— Tjenestemandspension
— Økonomi, refusioner og budgettering
— Vagtplanlægning.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos Danske Regioner og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke i henhold til overenskomsterne.
Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk region, herunder samarbejdet med kundens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer.
Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold.
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning mv. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse
— Opsætning og konfigurering
— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option)
— Implementeringsbistand
— Testplanlægning og afprøvning
— Uddannelse i forbindelse med implementering (option)
— Uddannelse i brug af systemet.
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2).

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-10-06. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-06-20.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2014-06-20 Udbudsbekendtgørelse
2015-01-23 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2014-06-20)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang:
Der anvises løn til ca. 15 000 lønmodtagere månedligt. I 2013 blev der i alt udskrevet ca. 180 000 lønanvisninger og 16 000 årsopgørelser.Der laves vagtplanlægning for ca. 12 000 personer.Antallet af nuværende brugere af løn- og personalesystemet opgjort som brugere med forespørgsels- og/eller indberetningsadgang til lønsystemet via en 3270-kommunikation via en fast forbindelse udgør 102 brugere.Antal brugere, der arbejder med vagtplanlægning og vagtindberetning udgør ca. 1 000 brugere.
Vis mere
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Region Nordjylland
Postadresse: Niels Bohrs Vej 30
Postnummer: 9220
Postby: Aalborg
Kontakt
Internetadresse: http://www.rn.dk 🌏
Telefon: +45 97648000 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-06-20 📅
Tilbudsfrist: 2014-10-06 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-06-21 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 118-210377
EUT-S-nummer: 118
Yderligere oplysninger
Udbudsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside: http://www.rn.dk/Om-Region-Nordjylland/Licitationer-og-udbud.aspx Ordregiver ser gerne, at tilbud afgives i ét underskrevet eksemplar, 4 fysiske (papirbaserede) kopier + en elektronisk version (USB stick eller lignende. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som tilbudsgivere kan rekvirere fra ordregiver forud for fremsendelse af tilbud, jf. punkt I.1. I relation til pkt. II.3 forventes driftsstart at være den 1.1.2016. Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af tilbud vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning. Løsningen skal leveres som en servicebureauløsning.
Kunden er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen og har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af et nyt tidssvarende system. Derfor ønsker kunden effektiviseringsperspektivet medtaget i udbuddet.
Vis mere
Leverandøren skal derfor som option angive, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet, herunder anføre pris for udarbejdelse af en konkret handlingsplan samt angive det forventede effektiviseringspotentiale.
Kunden er interesseret i, at arbejdet med realisering af gevinster igangsættes allerede i år 2016 og integreres i hele driftsperioden. Kunden er ligeledes meget interesseret i, at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen.
Systemet skal klar til drift i hele regionen den 1.1.2016, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner for 2016 fra senest den 1.12.2015. På det tidspunkt skal løn-, personale og vagtplanssystemet kunne anvendes til de daglige løn- og personaleopgaver (mindstekrav).
Vis mere
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte system:
— Lønadministration
— Personaleadministration, herunder lønsimulering og forhandling
— Tjenestemandspension
— Økonomi, refusioner og budgettering
— Vagtplanlægning.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos Danske Regioner og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke i henhold til overenskomsterne.
Vis mere
Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk region, herunder samarbejdet med kundens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer.
Vis mere
Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold.
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning mv. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse
— Opsætning og konfigurering
— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option)
— Implementeringsbistand
— Testplanlægning og afprøvning
— Uddannelse i forbindelse med implementering (option)
— Uddannelse i brug af systemet.
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2).
Mængde eller omfang:
Der anvises løn til ca. 15 000 lønmodtagere månedligt. I 2013 blev der i alt udskrevet ca. 180 000 lønanvisninger og 16 000 årsopgørelser.
Der laves vagtplanlægning for ca. 12 000 personer.
Antallet af nuværende brugere af løn- og personalesystemet opgjort som brugere med forespørgsels- og/eller indberetningsadgang til lønsystemet via en 3270-kommunikation via en fast forbindelse udgør 102 brugere.
Antal brugere, der arbejder med vagtplanlægning og vagtindberetning udgør ca. 1 000 brugere.
Beskrivelse af mulighederne:
Der er følgende optioner, der, jf. udbudsmaterialets krav hertil, skal gives tilbud på:
— Gevinstrealisering/effektivisering
— Tilgængeliggørelse af eksisterende data
— Uddannelse i forbindelse med implementering
— Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data
— Dataleverance til kundens personalesagssystem
— Integration til organisationshierarkier
— Data til ledelsesinformation - generelt
— Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Mindste antal mulige forlængelser: 1
Maksimalt antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 60 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos leverandøren.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
1. Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal ansøger afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark. Udbudsmaterialet indeholder en »tro og love erklæring«, der kan anvendes.
Vis mere
Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal således BÅDE vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, OG vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Såfremt ansøger ikke er eller har været forpligtet til at betale af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt.
Vis mere
Ansøger kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge autoritativ dokumentation fra relevant myndighed(er) i det pågældende land. Som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark kan således vedlægges en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.
Vis mere
Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, kan som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor virksomheden er etableret, vedlægge en tilsvarende autoritativ attest fra den relevante myndighed i det land, hvor den udenlandske virksomhed er etableret.
Vis mere
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Udbudsmaterialet indeholder en »erklæring om konsortiedannelse«, der kan anvendes.
Økonomisk og finansiel stilling:
2. En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Udbudsmaterialet indeholder en »erklæring om konsortiedannelse«, der kan anvendes.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal tilbudsgivergodtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Udbudsmaterialet indeholder en underleverandørerklæring, der kan anvendes.
Mindstekrav til niveauet:
Det er i forhold til den årlige omsætning et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet årlig omsætning på minimum 5 mio. kr. i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
Teknisk og faglig kompetence:
3. Forelæggelse af en liste over de betydeligste leverancer af tjenesteydelser og systemer, svarende til det udbudte, som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste 3 år, eventuelt med angivelse af beløb og tidspunkter.
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Udbudsmaterialet indeholder en »erklæring om konsortiedannelse«, der kan anvendes.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 48, stk. 3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Udbudsmaterialet indeholder en underleverandørerklæring, der kan anvendes.
Mindstekrav til niveauet:
Det er i forhold til tilbudsgivers forelæggelse af listen over de betydeligste leverancer af tjenesteydelser og systemer, svarende til det udbudte, et mindstekrav for at kunne komme i betragtning som egnet leverandør, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med levering af tilsvarende ydelser til offentlige myndigheder.
Vis mere
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Eventuelle krav til sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Personalets navne og faglige kvalifikationer ✅

Procedure
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Kontakt
Navn: Rambøll Management Consulting A/S
Postadresse: Olof Palmes Allé 20
Postby: Århus N
Postnummer: 8200
Enhed: Søren Eriksen
Telefon: +45 51611000 📞
E-mail: se@ramboll.com 📧
URL til yderligere oplysninger: http://www.ramboll.dk/management-consulting 🌏
URL til dokumenter: http://www.ramboll.dk/management-consulting 🌏
URL til deltagelse: http://www.ramboll.dk/management-consulting 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL til dokumenter: http://www.rn.dk/Om-Region-Nordjylland/Licitationer-og-udbud.aspx 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Udbudsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside:
Ordregiver ser gerne, at tilbud afgives i ét underskrevet eksemplar, 4 fysiske (papirbaserede) kopier + en elektronisk version (USB stick eller lignende. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail.
Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som tilbudsgivere kan rekvirere fra ordregiver forud for fremsendelse af tilbud, jf. punkt I.1.
I relation til pkt. II.3 forventes driftsstart at være den 1.1.2016.
Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af tilbud vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Fax: +45 33307799 📠
Navn: (Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark)
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Klage over udbud omfattet af udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.
Vis mere
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Tilbagevendende udbud
Kontrakten forventes genudbudt i forbindelse med kontraktophør.
Kilde: OJS 2014/S 118-210377 (2014-06-20)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-01-23)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 80 348 300 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-01-23 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-01-27 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 018-029358
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 118-210377
EUT-S-nummer: 18

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Funktionalitet (40)
2. Pris (30)
3. Tidsplan, leveringssikkerhed og omfang af kundens medvirken (15)
4. Vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål (15)

Tildeling af kontrakt
Navn: Silkeborg Data A/S
Postadresse: Kastaniehøjvej 2
Postby: Silkeborg
Postnummer: 8600
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2015/S 018-029358 (2015-01-23)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Programmering af software og konsulentvirksomhed System- og supporttjenester Help-desk og støttetjenester Systemsupport Programmeltestning Systemafprøvning Programmelrelaterede tjenester Programmelsupport Konfigurering af programmel