Kontrakt om konsulentydelser ved håndtering af licenser til elektroniske tidsskrifter

Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek, Indtægtsdækket Virksomhed

1. Baggrund og formål
Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (herefter »DEFF«) er ejet af et konsortium bestående af Uddannelses- og Forskningsministeriet, Undervisningsministeriet og Kulturministeriet. Alle institutioner under disse tre ministeriers ressortområder er berettiget til at modtaget DEFF's ydelser inden for licensforhandling og licensadministration til elektroniske tidsskrifter uden beregning.
DEFF arbejder for at skaffe adgang til mest mulig relevant, elektronisk information til forskere, undervisere og studerende for færrest mulige midler. DEFF forhandler og administrerer elektroniske licenser til fordel for fag- og forskningsbiblioteker i hele landet, og anskaffelse og tegning af licensaftaler sker i nationalt samarbejde for at effektivisere indkøbsprocessen og administrationen af licensaftalerne.
I 2012 blev DEFF Indtægtsdækket Virksomhed (herefter »DEFF IV«) etableret. DEFF IV har via finansloven hjemmel til at varetage forhandling og administration af licensadgange til elektroniske tidsskrifter for institutioner, der ikke tilhører konsortiets ressortministerier, og som ud over den faktiske pris for de indkøbte licenser, faktureres et mindre administrationsgebyr beregnet som en procentdel af deres indkøb (typisk 3-5 % afhængigt af størrelse). I dag har DEFF IV en omsætning på ca. 26 000 000 DKK og indtægter på omkring 1 000 000 DKK årligt i form af opkrævede administrationsomkostninger fra kunderne.
I ultimo 2013 blev et 1-årigt pilotprojekt om outsourcing af administrationsdelen af DEFF IV til tredjepart igangsat, og med dette udbud gøres pilotprojektet til en permanent løsning pr. 1.1.2015. DEFF IV's kundeportefølje tæller pr. juni måned 2014 i alt 39 institutioner og virksomheder. Erfaringerne fra pilotprojektet har vist, at leverandøren med DEFF IV's nuværende kundeportefølje må forventes at skulle afsætte tæt på et fuldt årsværk i aftalens første år, hvorefter de indhentede erfaringer og kendskab til opgaverne i år 1 bør kunne medføre en mindre reduktion af ressourceforbruget.
2. Hovedydelser
Ved nærværende bekendtgørelse udbydes kontrakt om konsulentydelser knyttet til DEFF IV's virksomhed. Leverandøren skal således varetage følgende hovedydelser under kontrakten, som er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet:
A. Generel kundeservice
Ydelserne omfatter blandt andet fornyelser af licenser/abonnementer, reklamationer, adresseændringer, opsigelse af abonnementer mv.
B. Supportydelser
Ydelserne omfatter blandt andet løsning af opgaver relateret til fejlmeldinger, ændringer af IP-adresser, problemer vedrørende adgang til e-ressourcer mv.
C. Administrative ydelser
Ydelserne omfatter blandt andet to årlige faktureringer af DEFF IV's kunder, kontakt til de enkelte forlag omkring håndtering af eksisterende licensaftaler, deltagelse i kundemøder, ad hoc administrativt arbejde mv.
Herudover skal leverandøren på vegne af DEFF IV varetage sekretariatsfunktioner for Regionslicenser under Danske Regioner.
D. Indhentning, levering og tilgængeliggørelse af data og statistik
Ydelserne omfatter blandt andet indhentning og levering af kunde-, statistik- og forbrugsdata til DEFF IV, indhentning af forbrugsstatistik og årlig levering af denne i et ensartet format til kunderne, rekvirering af titellister fra forlagene, tilgængeliggørelse af licensvilkår for de deltagende kunder mv.
DEFF IV varetager selv markedsovervågning samt forhandlinger om nye licenser og licensfornyelser med forlagene. DEFF IV vil som udgangspunkt selv håndtere prisforespørgsler. DEFF IV overgiver oplysninger om nye produkter og nye kunder tilkommet i aftaleperioden til leverandøren, således at disse nye aftaler og nye kunder kan håndteres på linje med eksisterende aftaler og kunder.
Vederlaget til leverandøren fastsættes som en procentdel af DEFF IV's administrationsomkostninger (DEFF IV's indtægt), uanset administrationsomkostningens årlige størrelse.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-08-05. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-06-23.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• LM Tietopalvelut OY

Hvem?

• Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek, Indtægtsdækket Virksomhed

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Hovedstaden

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2014-06-23	Udbudsbekendtgørelse
2014-09-26	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2014-06-23)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Support- og konsulentvirksomhed i forbindelse med edb
Mængde eller omfang: 1 400 0002 000 000
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Support- og konsulentvirksomhed i forbindelse med edb 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek, Indtægtsdækket Virksomhed
Postadresse: H.C. Andersens Boulevard 2
Postnummer: 1553
Postby: København V
Kontakt
Internetadresse: http://www.deff.dk 🌏
E-mail: deff-iv@kulturstyrelsen.dk 📧
Telefon: +45 33733373 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-06-23 📅
Tilbudsfrist: 2014-08-05 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-06-27 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 121-215641
EUT-S-nummer: 121
Yderligere oplysninger

Der henvises til udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på ordregivers hjemmeside: http://www.deff.dk/udbud/. Interesserede opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. I relation til punkt I.4) bemærkes, at ordregiver via hjemmel på finansloven forhandler og administrerer licensadgange til elektroniske tidsskrifter for både institutioner, der tilhører ordregivers 3 ressortministerier, og institutioner, der ikke tilhører disse ministerier, jf. nærmere herom i udbudsmaterialet. I relation til punkt II.2.1) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum beregnet som kontraktens værdi over en periode på 48 måneder. I relation til punkt II.3) bemærkes, at kontrakten er tidsubegrænset, men med gensidig mulighed for opsigelse. Eventuelle spørgsmål i forbindelse med afgivelse af tilbud kan rettes til DEFF IV på den mailadresse, som er angivet i punkt I.1). Spørgsmål og svar herpå vil løbende blive offentliggjort på DEFF's hjemmeside, http://www.deff.dk/udbud/. Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig orienteret om offentliggørelse af eventuelle svar på hjemmesiden. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i § 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15.6.2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Udbudsforretningen gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

1. Baggrund og formål

Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (herefter »DEFF«) er ejet af et konsortium bestående af Uddannelses- og Forskningsministeriet, Undervisningsministeriet og Kulturministeriet. Alle institutioner under disse tre ministeriers ressortområder er berettiget til at modtaget DEFF's ydelser inden for licensforhandling og licensadministration til elektroniske tidsskrifter uden beregning.

DEFF arbejder for at skaffe adgang til mest mulig relevant, elektronisk information til forskere, undervisere og studerende for færrest mulige midler. DEFF forhandler og administrerer elektroniske licenser til fordel for fag- og forskningsbiblioteker i hele landet, og anskaffelse og tegning af licensaftaler sker i nationalt samarbejde for at effektivisere indkøbsprocessen og administrationen af licensaftalerne.

I 2012 blev DEFF Indtægtsdækket Virksomhed (herefter »DEFF IV«) etableret. DEFF IV har via finansloven hjemmel til at varetage forhandling og administration af licensadgange til elektroniske tidsskrifter for institutioner, der ikke tilhører konsortiets ressortministerier, og som ud over den faktiske pris for de indkøbte licenser, faktureres et mindre administrationsgebyr beregnet som en procentdel af deres indkøb (typisk 3-5 % afhængigt af størrelse). I dag har DEFF IV en omsætning på ca. 26 000 000 DKK og indtægter på omkring 1 000 000 DKK årligt i form af opkrævede administrationsomkostninger fra kunderne.

I ultimo 2013 blev et 1-årigt pilotprojekt om outsourcing af administrationsdelen af DEFF IV til tredjepart igangsat, og med dette udbud gøres pilotprojektet til en permanent løsning pr. 1.1.2015. DEFF IV's kundeportefølje tæller pr. juni måned 2014 i alt 39 institutioner og virksomheder. Erfaringerne fra pilotprojektet har vist, at leverandøren med DEFF IV's nuværende kundeportefølje må forventes at skulle afsætte tæt på et fuldt årsværk i aftalens første år, hvorefter de indhentede erfaringer og kendskab til opgaverne i år 1 bør kunne medføre en mindre reduktion af ressourceforbruget.

2. Hovedydelser

Ved nærværende bekendtgørelse udbydes kontrakt om konsulentydelser knyttet til DEFF IV's virksomhed. Leverandøren skal således varetage følgende hovedydelser under kontrakten, som er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet:

A. Generel kundeservice

Ydelserne omfatter blandt andet fornyelser af licenser/abonnementer, reklamationer, adresseændringer, opsigelse af abonnementer mv.

B. Supportydelser

Ydelserne omfatter blandt andet løsning af opgaver relateret til fejlmeldinger, ændringer af IP-adresser, problemer vedrørende adgang til e-ressourcer mv.

C. Administrative ydelser

Ydelserne omfatter blandt andet to årlige faktureringer af DEFF IV's kunder, kontakt til de enkelte forlag omkring håndtering af eksisterende licensaftaler, deltagelse i kundemøder, ad hoc administrativt arbejde mv.

Herudover skal leverandøren på vegne af DEFF IV varetage sekretariatsfunktioner for Regionslicenser under Danske Regioner.

D. Indhentning, levering og tilgængeliggørelse af data og statistik

Ydelserne omfatter blandt andet indhentning og levering af kunde-, statistik- og forbrugsdata til DEFF IV, indhentning af forbrugsstatistik og årlig levering af denne i et ensartet format til kunderne, rekvirering af titellister fra forlagene, tilgængeliggørelse af licensvilkår for de deltagende kunder mv.

DEFF IV varetager selv markedsovervågning samt forhandlinger om nye licenser og licensfornyelser med forlagene. DEFF IV vil som udgangspunkt selv håndtere prisforespørgsler. DEFF IV overgiver oplysninger om nye produkter og nye kunder tilkommet i aftaleperioden til leverandøren, således at disse nye aftaler og nye kunder kan håndteres på linje med eksisterende aftaler og kunder.

Vederlaget til leverandøren fastsættes som en procentdel af DEFF IV's administrationsomkostninger (DEFF IV's indtægt), uanset administrationsomkostningens årlige størrelse.

Anslået værdi uden moms: 1 400 000 💰
2 000 000 💰
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Danmark.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

— Enten en tro og love-erklæring om, hvorvidt leverandøren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. Loven kan hentes på www.retsinformation.dk. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for erklæringen, som indgår i udbudsmaterialet, som kan hentes på http://www.deff.dk/udbud/

— Eller en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen indeholdende samme oplysninger.

— Eller en serviceattest fra en tilsvarende udenlandsk myndighed indeholdende samme oplysninger. Bemærk, at det kan være nødvendigt at supplere den udenlandske attest med en tro og love-erklæring om forhold, der ikke måtte være omfattet af attesten (f.eks. om virksomhedens opfyldelse af sine forpligtelser i Danmark).

Det er vigtigt, at tro og love-erklæringen/serviceattesten vedrører netop den juridiske enhed (f.eks. det selskab), der afgiver anmodningen.

Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Økonomisk og finansiel stilling:

Leverandørens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor leverandøren er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Mindstekrav til niveauet:

Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som deltagernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:

Eventuelle krav til sikkerhedsstillelse og garantier i øvrigt vil fremgå af udbudsmaterialet.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:

Finansierings- og betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.

Der henvises endvidere til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på www.retsinformation.dk

Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Andre særlige vilkår:

I kontrakten vil hensynet til samfundsansvar som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, blive inddraget i relevant omfang. Endvidere er den danske stat i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at leverandøren og eventuelle underleverandører sikrer arbejdere i Danmark løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres.

Personalets navne og faglige kvalifikationer ✅

Procedure
Tilbuddets gyldighedsperiode: 3 måneder
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Fortrykt materiale så som brochurer, uddrag af regnskaber mv. kan indleveres på engelsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Anders Mejlbjerg
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL til dokumenter: http://www.deff.dk/udbud/ 🌏

Reference
Datoer
Startdato: 2015-01-01 📅
Slutdato: 2019-01-01 📅
Yderligere oplysninger

I relation til punkt I.4) bemærkes, at ordregiver via hjemmel på finansloven forhandler og administrerer licensadgange til elektroniske tidsskrifter for både institutioner, der tilhører ordregivers 3 ressortministerier, og institutioner, der ikke tilhører disse ministerier, jf. nærmere herom i udbudsmaterialet.

I relation til punkt II.2.1) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum beregnet som kontraktens værdi over en periode på 48 måneder.

I relation til punkt II.3) bemærkes, at kontrakten er tidsubegrænset, men med gensidig mulighed for opsigelse.

Eventuelle spørgsmål i forbindelse med afgivelse af tilbud kan rettes til DEFF IV på den mailadresse, som er angivet i punkt I.1). Spørgsmål og svar herpå vil løbende blive offentliggjort på DEFF's hjemmeside, http://www.deff.dk/udbud/. Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig orienteret om offentliggørelse af eventuelle svar på hjemmesiden.

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i § 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15.6.2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Udbudsforretningen gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mail-adresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.klfu.dk.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2014/S 121-215641 (2014-06-23)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2014-09-26)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek
Postadresse: H. C. Andersens Boulevard 2

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-09-26 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-10-01 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 188-332519
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 121-215641
EUT-S-nummer: 188

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Pris (25)
2. Løsningsbeskrivelse (35)
3. Allokerede medarbejdere (40)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2014-08-18 📅
Navn: LM Tietopalvelut OY
Postadresse: Amagertorv 1
Postby: København
Postnummer: 1160
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Internetadresse: http://klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.3.1).

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.klfu.dk

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Postadresse: Carl Jakobsens Vej 35
Internetadresse: http://kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2014/S 188-332519 (2014-09-26)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)

Support- og konsulentvirksomhed i forbindelse med edb

Datamatsupporttjenester