Kontrakt om konsulentydelser ved håndtering af licenser til elektroniske tidsskrifter
1. Baggrund og formål
Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (herefter »DEFF«) er ejet af et konsortium bestående af Uddannelses- og Forskningsministeriet, Undervisningsministeriet og Kulturministeriet. Alle institutioner under disse tre ministeriers ressortområder er berettiget til at modtaget DEFF's ydelser inden for licensforhandling og licensadministration til elektroniske tidsskrifter uden beregning.
DEFF arbejder for at skaffe adgang til mest mulig relevant, elektronisk information til forskere, undervisere og studerende for færrest mulige midler. DEFF forhandler og administrerer elektroniske licenser til fordel for fag- og forskningsbiblioteker i hele landet, og anskaffelse og tegning af licensaftaler sker i nationalt samarbejde for at effektivisere indkøbsprocessen og administrationen af licensaftalerne.
I 2012 blev DEFF Indtægtsdækket Virksomhed (herefter »DEFF IV«) etableret. DEFF IV har via finansloven hjemmel til at varetage forhandling og administration af licensadgange til elektroniske tidsskrifter for institutioner, der ikke tilhører konsortiets ressortministerier, og som ud over den faktiske pris for de indkøbte licenser, faktureres et mindre administrationsgebyr beregnet som en procentdel af deres indkøb (typisk 3-5 % afhængigt af størrelse). I dag har DEFF IV en omsætning på ca. 26 000 000 DKK og indtægter på omkring 1 000 000 DKK årligt i form af opkrævede administrationsomkostninger fra kunderne.
I ultimo 2013 blev et 1-årigt pilotprojekt om outsourcing af administrationsdelen af DEFF IV til tredjepart igangsat, og med dette udbud gøres pilotprojektet til en permanent løsning pr. 1.1.2015. DEFF IV's kundeportefølje tæller pr. juni måned 2014 i alt 39 institutioner og virksomheder. Erfaringerne fra pilotprojektet har vist, at leverandøren med DEFF IV's nuværende kundeportefølje må forventes at skulle afsætte tæt på et fuldt årsværk i aftalens første år, hvorefter de indhentede erfaringer og kendskab til opgaverne i år 1 bør kunne medføre en mindre reduktion af ressourceforbruget.
2. Hovedydelser
Ved nærværende bekendtgørelse udbydes kontrakt om konsulentydelser knyttet til DEFF IV's virksomhed. Leverandøren skal således varetage følgende hovedydelser under kontrakten, som er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet:
A. Generel kundeservice
Ydelserne omfatter blandt andet fornyelser af licenser/abonnementer, reklamationer, adresseændringer, opsigelse af abonnementer mv.
B. Supportydelser
Ydelserne omfatter blandt andet løsning af opgaver relateret til fejlmeldinger, ændringer af IP-adresser, problemer vedrørende adgang til e-ressourcer mv.
C. Administrative ydelser
Ydelserne omfatter blandt andet to årlige faktureringer af DEFF IV's kunder, kontakt til de enkelte forlag omkring håndtering af eksisterende licensaftaler, deltagelse i kundemøder, ad hoc administrativt arbejde mv.
Herudover skal leverandøren på vegne af DEFF IV varetage sekretariatsfunktioner for Regionslicenser under Danske Regioner.
D. Indhentning, levering og tilgængeliggørelse af data og statistik
Ydelserne omfatter blandt andet indhentning og levering af kunde-, statistik- og forbrugsdata til DEFF IV, indhentning af forbrugsstatistik og årlig levering af denne i et ensartet format til kunderne, rekvirering af titellister fra forlagene, tilgængeliggørelse af licensvilkår for de deltagende kunder mv.
DEFF IV varetager selv markedsovervågning samt forhandlinger om nye licenser og licensfornyelser med forlagene. DEFF IV vil som udgangspunkt selv håndtere prisforespørgsler. DEFF IV overgiver oplysninger om nye produkter og nye kunder tilkommet i aftaleperioden til leverandøren, således at disse nye aftaler og nye kunder kan håndteres på linje med eksisterende aftaler og kunder.
Vederlaget til leverandøren fastsættes som en procentdel af DEFF IV's administrationsomkostninger (DEFF IV's indtægt), uanset administrationsomkostningens årlige størrelse.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2014-08-05.
Indkøbet blev offentliggjort på 2014-06-23.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2014-06-23
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2014-09-26
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|