Anskaffelse, implementering og vedligeholdelse af et ESDH-system
Udbuddet omfatter anskaffelse, implementering og vedligeholdelse af et ESDH-system, samt tilknyttede tjenesteydelser til ca. 200 unikke brugere hos Banedanmark.
Banedanmark ønsker igennem indkøb af et nyt ESDH-system at sikre en effektiv, konsistent og »complient« håndtering af sager og dokumenter. Løsningen forventes desuden på sigt at kunne udfase andre systemer.
ESDH-systemet er et bærende element i Banedanmarks dokumentation af opgaver, sager, dokumenter, parter og anden fælles viden om Banedanmarks forvaltningsmæssige beslutninger lokalt og på tværs i Banedanmark. Systemet skal kunne understøtte en fuld og tidssvarende digitalisering af Banedanmarks sagsgange i forbindelse med skanning, håndtering af ind- og udgående post, journalisering, generel projekt- og sagsstyring, dokumentproduktion og -behandling, lagring og vidensdeling mv. Der skal være mulighed for udtræk af statistik på brugerniveau og som ledelsesinformation.
Banedanmark ønsker en ESDH-standardløsning, idet der lægges vægt på et kortvarigt og ukompliceret forløb med mindst mulig implementeringsbelastning i Banedanmark samtidig med den største grad af muligheder og fleksibilitet i opsætning og konfiguration af systemet ud fra de aktuelle behov i forskellige dele af organisationen.
ESDH-systemet skal have de fornødne grænseflader for integration til MS Office, samt snitflader til hjemmeside, intranet og andre systemer, herunder integration til SharePoint Online. Systemet skal kunne integreres med Banedanmarks brev- og rapportskabeloner, samt interne formularer.
Banedanmark skal følge gældende love og regler for sags- og dokumentbehandling i statslige organisationer, hvilket ESDH-systemet skal understøtte fuldt og helt. Det betyder også, at Banedanmark er underlagt afleveringspligt for arkivalier til Statens Arkiver.
Leverancen vil desuden indeholde følgende optioner:
— uddannelsespakke til administrationspersonale og drift-stab
— serverdrift for løsningen
— applikationssupport af løsningen (1. & 2. level)
— forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for så vidt at der er tegnet løbende ydelser.
En beskrivelse af Banedanmarks opgaver og ansvarsområde findes på
www.bane.dk
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-01-12.
Indkøbet blev offentliggjort på 2014-12-08.
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2014-12-08
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2015-04-23
|
Supplerende oplysninger
|