Rammeaftale om produktion og distribution af erhvervsbeklædning (uniformer)
Ordregiver udbyder en rammeaftale om produktion og distribution af uniformer (erhvervsbeklædning) til
ordregivers uniformerede personale (dvs. opsynspersonale og værkmestre), i alt ca. 3 500 medarbejdere.
Rammeaftalen omfatter følgende beklædningsgenstande:
— Helårsjakke
— All-weather-sæt
— Træningsdragt
— Shorts
— Benklæder med lårlomme (skal kunne leveres i herre- og damemodel)
— Habitjakke (skal kunne leveres i herre- og damemodel)
— Skjorte (skal kunne leveres i herre- og damemodel samt i kort- og langærmet udgave)
— Graviditetsskjorte
— Pullover
— Pullover med windbreakerfor
— 2-funktionsundertøj (svedtransporterende og svedabsorberende – skal kunne leveres i herre- og damemodel)
— 3-funktionsundertøj med frotté på vrangside (svedtransporterende og svedabsorberende – skal kunne leveres i herre- og damemodel)
— Slips
— Strømper (skal kunne leveres i 2 udgaver: Kraftige med frotté i foden og tynde sokker uden frotté)
— Cap
— Handsker (skal kunne leveres i herre- og damemodel med 2 forskellige typer for)
— Halstørklæde
— Fodtøj (sko, sikkerhedssko og støvletter)
— Hue
— Sportstaske (skal kun udleveres sammen med grundpakker til nye medarbejdere),
— Clips til skulderstroppe.
Endvidere omfatter rammeaftalen nedennævnte beklædningsgenstande, der skal kunne anvendes på Grønland. De specifikke uniformsdele til Grønland skal kunne modstå de særlige grønlandske vejrforhold, herunder tåle frost ned til 50 minusgrader. De mere specifikke krav til disse uniformsdele vil fremgå af udbudsmaterialet:
— Helårsjakke til Grønland
— Støvler til Grønland
— Overtræksbukser til Grønland
— Benklæder med lårlomme til Grønland
— Hue til Grønland.
Det bemærkes, at leverandøren ikke er eneleverandør af benklæder, idet der produceres en lidt anden type benklæder (habitbenklæder) af Statsfængslet i Nyborg.
Samtlige beklædningsgenstande skal produceres efter ordregivers udførlige forskrifter, der vil fremgå af udbudsmaterialet. Ordregiver ønsker at kunne ændre disse i et mindre omfang i rammeaftalens løbetid. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvilke størrelser beklædningsdelene skal kunne produceres i.
Leverandørens forpligtelser i forbindelse med måltagning vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den løbende levering skal begynde ca. oktober måned 2014, jf. nærmere nedenfor. Perioden fra kontraktens ikrafttrædelsesdato, jf. punkt II.3) (der forventes at være ca. februar 2014), og frem til oktober måned 2014 vil være en implementeringsfase. Implementeringsfasen vil være nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
Beklædningsdelene skal løbende leveres i individuelle pakninger (dvs. pakket til hver enkelt medarbejder) på ordregivers ca. 60 tjenestesteder (inkl. den centrale enhed, jf. punkt I.1) over hele Danmark, herunder i Grønland og på Færøerne. Tjenestestedernes adresser vil fremgå af udbudsmaterialet. For en mindre gruppe medarbejdere (ca. 50) gælder det dog, at levering skal ske på medarbejdernes privatadresser.
Leverandøren afholder omkostningerne til distribution, bortset fra fejlbestillinger.
Leverandøren skal som en del af ydelsen producere og påsy etatsmærker og logo. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvilke beklædningsdele etatsmærker og logo skal påsættes. Etatsmærker og logo skal produceres og godkendes efter ordregivers anvisninger i udbudsmaterialet.
Etatsmærker og logo samt beklædningsdele med etatsmærker og logo skal opbevares forsvarligt indtil levering er sket på tjenestestederne. Ordregiver forbeholder sig ret til at føre kontrol med opbevaringen. I tilfælde af fejlproduktion af beklædningsdele med etatsmærker og logo skal etatsmærker og logo fjernes fra beklædningsdelene og destrueres efter nærmere aftale med ordregiver.
Beklædningsgenstande kan bestilles enkeltvis.
Til prøveansat opsynspersonale og værkmestre skal der løbende leveres grundpakker, der består af visse af beklædningsdelene nævnt ovenfor og som nærmere specificeret i udbudsmaterialet. I 2011 blev der leveret 124 stk. grundpakker, mens der i 2012 blev leveret 104 stk. grundpakker.
Til brug for tilbudsvurderingen skal tilbudsgiverne vederlagsfrit udarbejde 1 prototype for hver af følgende beklædningsdele:
— Slips med velcro
— Dameskjorte
— Benklæder med lårlomme til Grønland
— Helårsjakke til Danmark + prøve af for til Grønland
— Pullover.
De nærmere krav til prototyperne samt tilhørende dokumentation vil fremgå af udbudsmaterialet. Prototyperne vil ikke blive tilbageleveret.
Bestillingssystem:
Som en del af kontrakten skal leverandøren til brug for bestillinger under rammeaftalen stille et brugervenligt IT-bestillingssystem til rådighed. Leverandøren skal etablere, drive, vedligeholde og videreudvikle bestillingssystemet.
Bestillingssystemet skal være webbaseret, og der skal være brugeradgang for samtlige af Kriminalforsorgens uniformerede personale via unikt login og password. Endvidere skal samtlige bestillinger godkendes af udpegede medarbejdere på de enkelte tjenestesteder (i alt ca. 125-150 personer), således at det kun er godkendte bestillinger, der går videre til leverandøren.
Bestillingssystemet skal kunne begrænse adgangen til at bestille beklædningsdele. Begrænsningen varierer og afhænger af medarbejderprofil og uniformsdel. Begrænsningerne skal kunne ophæves, udvides og i øvrigt ændres.
Bestillingssystemet skal kunne give en samlet historik over bestillingerne for hver ansat, således at der kan skabes overblik over samtlige bestillinger. Historikken skal bevares ved flytning af personale, således at den ansattes brugsterminer fortsætter uændret.
Bestillingssystemet skal kunne videreformidle bestillinger af beklædningsdele, der fremstilles af Statsfængslet i Nyborg og Arresthuset i Sønderborg (dvs. habitbukser, bælter og t-shirts), og som i øvrigt ikke er omfattet af dette udbud.
Bestillingssystemet skal ud over at modtage bestillinger kunne generere statistikker og rapporter.
Leverandøren skal på baggrund af bestillinger i systemet kunne fakturere de enkelte tjenestesteder samt iværksætte levering af det bestilte.
Eksisterende lagerbeholdning:
Ved udløbet af den eksisterende kontrakt pr. oktober 2014 vil der være en lagerbeholdning af henholdsvis metervarer samt færdigproducerede uniformsdele. Denne lagerbeholdning er ordregiver forpligtet til at købe af den tidligere leverandør.
For så vidt angår metervarelageret vil den nye leverandør kunne vælge at overtage dette fra ordregiver mod betaling. Den nye leverandør vil få mulighed for at tilbyde en pris for metervarelageret. Udbudsmaterialet vil indeholde en beskrivelse af metervarelageret, herunder en angivelse af den maksimale pris, som den nye leverandør kan tilbyde at betale for metervarelageret. Den maksimale pris opgøres i henhold til den tidligere leverandørs dokumenterede indkøbspriser (inkl. eventuelle rabatter). Betalingsbetingelser og betalingsplan vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den af den nye leverandør tilbudte pris for metervarelageret vil blive tillagt betydning ved tilbudsvurderingen under kriteriet pris. Såfremt den nye leverandør vælger ikke at overtage metervarelageret fra ordregiver, vil dette ligeledes blive tillagt betydning ved tilbudsvurderingen under kriteriet pris.
For så vidt angår færdigvarelageret skal den nye leverandør stille lagerplads til rådighed herfor fra omkring primo oktober 2014. Leverandøren skal tage imod bestillinger og levere fra dette lager fra ca. oktober 2014 og inden den løbende levering af leverandørens egne varer påbegyndes. Levering af uniformsdele fra færdigvarelageret vil ikke skulle faktureres ordregivers tjenestesteder.
Nærmere herom vil fremgå af udbudsmaterialet.
Leverandøren skal ikke afholde omkostningerne for flytning af henholdsvis metervarelageret og færdigvarelageret, der leveres til en af leverandøren udpeget adresse.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2013-08-09.
Indkøbet blev offentliggjort på 2013-06-24.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2013-06-24
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2014-03-18
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|