Kontrakt om økonomi- og lønsystem på servicebureauvilkår

Silkeborg Kommune

Udbuddet omfatter anskaffelse af henholdsvis et økonomi- og et lønsystem/vagtplansystem som servicebureauløsninger.
Kunden er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen og har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af nye tidssvarende systemer.
Leverandøren skal derfor som option angive, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet, herunder anføre pris for udarbejdelse af en konkret handlingsplan samt angive det forventede effektiviseringspotentiale.
Kunden er interesseret i at arbejdet med realisering af gevinster indarbejdes og igangsættes allerede i 2014 og integreres i hele driftsperioden. Kunden er ligeledes meget interesseret i at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen.
Økonomisystemet:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem.
Den 15.10.2014 skal økonomisystemet være klar til indberetning af budgettet for 2015. Den 1.12.2014 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1.1.2015 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte økonomisystem:
— Kontoplan
— Økonomi og budget
— Debitor
— Ressourcestyring
— Indkøb og e-handel
— Anlægsstyring og anlægsregnskab
— Betalinger (bank, kasse og E-fakturaer) og kreditor
— Rapportering og analyse
— Økonomi og regnskab, herunder årsafslutning, omkostningsregnskab
— Likviditetsstyring
— Beboerbetaling og huslejeadministration.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til økonomiopgaver og økonomistyring i en dansk kommune, herunder de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomiforhold.
Økonomisystemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige IT-løsninger, som leverer og trækker økonomidata. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse
— Opsætning og konfigurering
— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option)
— Implementeringsbistand
— Testplanlægning og afprøvning
— Uddannelse (option).
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2).
Lønsystemet:
Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard løn- og personalesystem samt et standard vagtplansystem som servicebureauløsning.
Lønsystemet skal være klar til ibrugtagning i hele kundens organisation den 1.1.2015, idet systemet skal kunne anvendes til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner pr. 1.12.2014 (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte lønsystem:
— Lønadministration
— Personaleadministration, herunder lønsimulering
— Tjenestemandspensionsområdet
— Økonomi og lønbudgettering
— Vagtplanlægning
— Arbejdsskadessystem.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos KL og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne.
Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kommunens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer.
Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold.
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige IT-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning m.v. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse
— Opsætning og konfigurering
— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option)
— Implementeringsbistand
— Testplanlægning og afprøvning
— Uddannelse (option).
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2).

Fristen for modtagelse af bud var på 2013-11-12. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-09-24.

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Fujitsu A/S

• • Silkeborg Kommune

• • Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• • Programmeltestning › Systemafprøvning
• • Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• • Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• • Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater