Rammekontrakt vedrørende indkøb af rengøringsydelser (rengøringsaftalen)

Økonomistyrelsen

Som en del af Statens Indkøbsprogram er det besluttet at effektivisere statslige myndigheders indkøb af rengøringsydelser. Effektiviseringen medfører, at indkøbet på tværs af statslige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Det er hensigten med udbuddet af denne rammekontrakt at opnå væsentlige besparelser på området.
Der indgås 5 delaftaler (jf. strukturreformens geografiske opdeling af Danmark i fem regioner), som dækker institutioner beliggende inden for henholdsvis Region Sjælland (delaftale 1), Region Hovedstaden (delaftale 2), Region Midtjylland (delaftale 3), Region Nordjylland (delaftale 4) og Region Syddanmark (delaftale 5).
I rammekontrakten fastlægges endvidere alle vilkår for en konkret rengøringsopgave under Region Hovedstaden (delaftale 2) og Region Midtjylland (delaftale 3), som UNI-C skal have udført. Baseret på rammekontrakten tildeler UNI-C denne konkrete opgave umiddelbart efter indgåelsen af rammekontrakten på baggrund af de vilkår, som fastlægges samtidig med udbuddet af rammekontrakten.
Statslige institutioner bliver ved rammekontraktens ikrafttræden forpligtet til at anvende rammekontrakten i forbindelse med indkøb af rengøringsydelser, jf. cirkulære om indkøb i staten (cirkulæret kan hentes på www.statensindkob.dk og www.retsinformation.dk). Statslige institutioner har imidlertid alene en ret, men ikke en forpligtelse til at købe "tilkøbsydelser" jf. nedenfor, når den pågældende tilkøbsydelse er et naturligt supplement til en anden indkøbsaftale, der ikke er indgået i medfør af rammekontrakten.
Gør helt særlige forhold sig gældende i forbindelse med en kontrakt, som ønskes indgået, fx helt særlige sikkerhedsforhold, helt særlige hensyn til beskyttelse af værdifulde genstande o.l. sig gældende, omfattes kontrakten ikke af forpligtelsen.
Rigspolitiet med underliggende myndigheder har alene ret, men ikke pligt til at gøre brug af rammekontrakten.
Endvidere vil de statslige institutioner fortsat have mulighed for egenproduktion af ydelser inden for rammekontraktens område (herunder i forbindelse med afgivelsen af kontrolbud). Omfanget af forpligtigelsen til at anvende rammekontrakten er nærmere specificeret i udbudsmaterialet.
Økonomistyrelsen indgår rammekontrakten på vegne af de omfattede statslige myndigheder i medfør af cirkulære om indkøb i staten.
Endvidere er en række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, oprindelig parter i rammekontrakten, og kan derfor gøre brug af rammekontrakten, jf. tekstanmærkning nr. 110 på finanslovens § 7. De nærmere vilkår herfor fremgår af udbudsmaterialet. De omfattede selvejende institutioner er angivet på www.statensindkob.dk.
Leverandørerne vil være forpligtet til at levere i overensstemmelse med rammekontrakten, herunder til at afgive tilbud i forbindelse med miniudbud. Omfanget af leveringspligten vil være nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
Med hensyn til de i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte beløb bemærkes, at disse er anslået ud fra historiske forbrugsmønstre i staten for rammekontraktens løbetid. Det vil sige for i alt 4 år. Der forventes betydelige besparelser som følge af det fællesstatslige indkøb. Det er derfor forventningen, at rammekontraktens samlede værdi for så vidt angår de statslige myndigheder vil være lavere end det i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte. I praksis vil statens forbrug på rammekontrakten fremover kunne være såvel mindre som større end det angivne spænd over værdien af rengøringsydelserne i løbet af rammekontraktens løbetid.
I relation til punkt II.1.4) og II.2.1) kan volumen blive forøget, i det omfang selvejende institutioner mv. vælger at gøre brug af rammekontrakten. Det er den enkelte selvejende institution m.v. som selv beslutter, om denne vil gøre brug af rammekontrakten.
Ydelsesbeskrivelse:
Rammekontrakten vil omfatte køb af følgende rengøringsydelser og rengøringsrelaterede ydelser:
”Basisydelser”:
Daglig/ugentlig inventarrengøring, herunder eksempelvis rengøring af inventar, bygningsdele og sanitære installationer, periodisk inventarrengøring, gulvrengøring, hovedrengøring, vinduespolering, herunder eventuelt også vinduesrammer, vindueskarme mv., serviceydelser bestående af jævnligt forekomne rengøringsrelaterede opgaver, specielle rengøringsydelser, der typisk kun leveres nogle få gange om året, stationær arbejdsledelse mv.
”Tilkøbsydelser”:
Simple serviceopgaver, herunder ved ekstraordinære arrangementer, hoved- og håndværkerrengøring ved ekstraordinære rengøringsbehov, gardinvask, persiennerens, PC-rens, telefonrens, reetablering af polishbehandlede gulve, opskuring af polishbehandlede gulve, reetablering af oliebehandlede gulve, tæpperens mv.
”Basisydelser” og ”tilkøbsydelser” og detailspecifikationer vil fremgå af udbudsmaterialet.
Der kan i forbindelse med indgåelse af den enkelte leveringsaftale under rammekontrakten være tale om virksomhedsoverdragelse. De nærmere specifikationer vil fremgå af udbudsmaterialet.
Tildeling af kontrakter baseret på en rammekontrakt vil enten ske på baggrund af de vilkår, der er fastsat i rammekontrakten, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence (køb direkte på rammekontrakten), eller – i de tilfælde, hvor ikke alle vilkår er fastsat i rammekontrakten – efter at der er iværksat en fornyet konkurrence mellem de aktører med hvem, der er indgået rammekontrakt (miniudbud). De nærmere vilkår for køb under rammekontrakten fremgår af udbudsmaterialet.
Der forventes en indsvingningsperiode, i takt med at de statslige myndigheders kontraktmæssige forpligtelser på området udfases. Indfasningen af kunder på rammekontrakten må derfor forventes at vare i hele rammekontraktens løbetid.
Leveringsaftaler, der indgås i medfør af rammekontrakten vil ikke kunne have en varighed ud over rammekontraktens varighed. Leveringsaftaler, der indgås med ikrafttræden den 1.1.2014 eller senere, vil dog kunne løbe til og med 31.12.2016. Der vil derfor tilsvarende være tale om en udsvingningsperiode, hvorunder leveringsaftaler indgået med ikrafttræden den 1.1.2014 eller senere vil udløbe i en periode på op til 1 år efter rammekontraktens udløb.
Endvidere er de virksomheder, som har eksisterende Leveringsaftaler, der ophører ved rammekontraktens ophør den 31.12.2015 forpligtet til som en overgangsordning i en begrænset periode ud over rammekontraktens løbetid fortsat at levere de i Leveringsaftalen anførte ydelser, indtil en ny rammekontrakt er indfaset. Nærmere detaljer vil fremgå af udbudsmaterialet.
Levering skal ske til den enkelte institution efter anvisning fra institutionen.
Det skal være muligt at bestille via e-mail og pr. telefon.
Leverandøren skal kunne levere de dokumenter, der kræves for at understøtte statens fælles indkøbs - og faktureringssystem, IndFak. Processer, format- og kvalitetskrav samt de værktøjer, der stilles til Leverandørens rådighed, vil være beskrevet i udbudsmaterialet.
Der vil være krav til, at leverandøren indrapporterer data, der detaljeret viser det faktiske salg på rammekontrakten. Nærmere specifikationer for datakrav og format vil fremgå af udbudsmaterialet.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-08-12. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-07-12.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter: