Rammekontrakt om indkøb af fjernprintsydelser og postbefordring af fjernprintede breve

Økonomistyrelsen

I beslutningsgrundlaget: ”Brug af fjernprint i kommuner, regioner og statslige myndigheder, Finansministeriet, maj 2010” (http://modernisering.dk/fileadmin/user_upload/documents/Projekter/Dokumentboks_NemSMS/Fjernprint/Brug_af_fjernprint.pdf) samt Business case digitalisering af offentlige breve og Dokumenter, Rambøll Management, februar 2010 (http://modernisering.dk/fileadmin/user_upload/documents/Projekter/Dokumentboks_NemSMS/Materialer/Business_Case_Digitalisering_af_offentlige_breve_og_dok.pdf), fremgår, at offentlige myndigheder hvert år udsender op mod 150 000 000 fysiske breve og dokumenter til borgere og virksomheder.
En stor del af disse er fysiske breve og dokumenter, som i dag udsendes individuelt fra den enkelte offentlige myndighed. En næsten ligeså stor del er masseforsendelser, der bl.a. genereres i store statslige og kommunale fagsystemer.
En stadig større del af brevene vil fremover blive udsendt elektronisk, bl.a. via den fællesoffentlige digitale postløsning (Digital post). Alligevel vil der fortsat være en stor andel af de samlede forsendelser, som skal udsendes på papir, fx fordi borgerne ikke ønsker at anvende de digitale kanaler.
Offentlige myndigheder kan spare mange ressourcer ved at automatisere forsendelsen - også af fysiske breve. Det er derfor i Styregruppen for Tværoffentlige Samarbejder besluttet, at Økonomistyrelsen skal udbyde en fjernprintløsning, der understøtter en øget automatisering af den manuelle posthåndtering internt i myndighederne samt digitaliserer den del, der skal udsendes elektronisk. Den del, der skal udsendes fysisk, skal postbefordres til modtageres brevkasse mv. i overensstemmelse med postlovens regler herom ((lov nr. 1536 af 21.12.2010).
Til det formål ønskes derfor indgået en rammeaftale med én tjenesteyder.
Tjenesteyderen skal efter bestilling modtage færdigformatterede data og dokumenter i elektronisk form, som herefter enten skal printes, kuverteres og klargøres i form af fysiske breve til postbefordring, eller overføres som data og dokumenter til den fællesoffentlige Digital post-løsning, såfremt myndigheden har tilmeldt sig denne løsning og borgeren/virksomheden ved særskilt tilmelding har accepteret at få adgang til breve, meddelelser, kvitteringsmails, servicebeskeder mv. fra denne myndighed.
Tjenesteyderen skal med henblik på at modtage disse data og dokumenter dels stille en eller flere applikationer til rådighed til installation på myndighedens lokale PC’er (lokal print), og dels etablere og stille en standardiseret system-til-systemsnitflade til rådighed med henblik på at kunne modtage data og dokumenterne fra myndighedens forskellige it-systemer.
Tjenesteyderen skal forestå postbefordring af adresserede fysiske breve. Postbefordringen skal ske i henhold til de i rammeaftalen fastsatte vilkår og til modtagerens fysiske brevkasse mv. på den angivne adresse i overensstemmelse med postlovens regler herom.
Rammekontrakten vil således omfatte følgende ydelser:
(A) Leverance af klientapplikation. Brugeren i myndigheden skal kunne sende data og dokumenter til distribution gennem klientapplikationen og derved erstatte myndighedens lokale print og postbefordring af fysiske breve. Brugeren skal kunne sætte parametre for print og distribution på baggrund af data fra forskellige produktionssystemer (eks. ESDH).
(B) Tjenesteyderen skal etablere og stille en standardiseret system-til-system-snitflade til rådighed, der kan kommunikere med myndighedernes systemer og herigennem modtage data og dokumenter. Den standardiserede snitflade skal baseres på offentlige webservice standarder. Tjenesteyderen kan herudover tilbyde egne system-til-systemsnitflader. Ved rådighedsstillelsen skal tjenesteyderne yde myndigheden bistand ved åbning af den standardiserede snitflade samt eventuelle egne snitflader over for myndighedens systemer og applikationer. Tjenesteyderen skal desuden yde bistand ved levering af den oven for i (A) angivne klientapplikation samt ved udførelse af test. Det er hensigten, at tjenesteyder hermed skal kunne etablere effektive tilslutningsprocesser og selvbetjening for myndigheder.
(C) Der skal kunne foretages behandling af data og dokumenter, eksempelvis håndtering af digitale eller fysiske vedlæg, logregistrering af breve, klargøring til enten postbefordring eller til fordeling og overførsel af data og dokumenter til den fællesoffentlige Digital post-løsning baseret på myndighedens aftale med leverandøren af denne løsning (p.t. E-boks).
(D) Tjenesteyderen skal foretage print og kuvertering af fysiske breve og fysiske dokumenter til brug for postbefordringen. Det er hensigten, at tjenesteyder skal kunne etablere en effektiv samlet produktion af individuelle breve fra offentlige myndigheder. Der forventes hovedsageligt at være tale om breve printet på A4 i sort/hvid eller farve, simplex/dublex og kuverteret C4/C5 kuverter. Tjenesteyder skal herudover på bestilling kunne producere breve i på forhånd definerede særlige formater og volumen, og håndtere bestillinger om eventuelle vedlæg til forsendelserne.
(E) Adresserede fysiske breve skal postbefordres til rette modtagers fysiske brevkasse mv. i Danmark eller i udlandet, eventuelt ved at tjenesteyder overgiver denne opgave til underleverandører. Myndigheden skal ved forsendelse kunne vælge mellem takster, vilkår og kvalitet for posttjenesten. Til opgaven henhører ligeledes håndtering af returpost.
(F) Tjenesteyderen skal udføre drift, vedligeholdelse og videreudvikling af de enkelte af de i litra A til og med C nævnte ydelser, herunder opdatering med nye versioner i kontraktperioden. Tjenesteyder skal kunne levere ad hoc konsulentydelser til ordregiver vedrørende bl.a. analyse, videreudvikling, projektledelse, test m.v. Videreudviklingen kan eksempelvis omfatte yderligere funktionalitet, nye snitflader, behandling af data og dokumenter eller overførsel af data og dokumenter til andre modtagerkanaler.
Tjenesteyderen skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at oplysninger, der kommer denne i hænde ved varetagelsen af opgaverne efter denne rammeaftale, herunder personoplysninger, hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes. Tilsvarende foranstaltninger skal træffes mod, at disse oplysninger kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen, herunder lov om behandling af personoplysninger (persondataloven). Det vil af udbudsmaterialet fremgå hvilke dele af standarder for informationssikkerhed, jf. DS484, ISO27000-serien eller tilsvarende, der skal overholdes, og hvorvidt der kan tages forbehold heroverfor.
Snitflader mellem tjenesteyderens løsninger og myndighedernes/institutionernes systemer skal tilbydes som webservices udviklet på baggrund af offentlig standarder som bl.a. OIOXML, OIOREST samt OCES Digital signatur efter nærmere angivne krav i udbudsmaterialet. For yderligere information om obligatoriske, åbne standarder henvises til vejledning om anvendelse af obligatoriske, åbne standarder for software i det offentlige, som kan rekvireres på hjemmesiden http://itst.dk/regeringens-it-og-telepolitik/abne-standarder. Det vil af udbudsmaterialet fremgå i hvilken udstrækning, der kan tages forbehold for ovennævnte standarder.
Der vil blive stillet krav om, at produktionen kan reetableres inden for en nærmere fastsat tidsfrist eventuelt på alternativ produktionsfacilitet.
Der vil blive stillet krav om, at tjenesteyderen indrapporterer data, der detaljeret viser det faktiske salg på rammekontrakten. Nærmere specifikationer for datakrav og format vil fremgå af udbudsmaterialet.
Følgende myndigheder er parter i rammeaftalen:
Alle statslige myndigheder og statslige institutioner, ATP og ordninger administreret af ATP, herunder Udbetaling Danmark, landets kommuner og regioner. Herudover er de selvejende institutioner, som er oplistet på hjemmesiden www.oes.dk, under menupunkterne Offentlig Udvikling, dernæst Fjernprint og endelig Udbud, parter i rammeaftalen.
Det er dog overladt til den enkelte myndighed/institution at beslutte om og i givet fald hvornår den ønsker at gøre brug af rammeaftalen.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-05-05. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-03-30.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Strålfors information
• • Strålfors Information Logistics A/S

Hvem?

• • Økonomistyrelsen

Hvad?

• • Postbefordring og kurértjeneste › Postbefordring
• • It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
• • Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed › Trykning og hermed beslægtede tjenesteydelser

Hvor?

• • Danmark