Kontrakt om skanning af personalesager

Region Hovedstaden

Region Hovedstaden ønsker bistand til indskanning af personalesager fra regionens virksomheder og koncernstabe. Kontrakten omfatter indskanning af aktive personalesager med henblik på fremtidig sagsbehandling af disse ved hjælp af ESDH (eDoc). Der vurderes at være ca. 45 000 aktuelle personalesager i regionen, som gennemsnitligt indeholder 30-40 sider pr. sag.
Følgende elementer forventes at indgå i opgaveløsningen:
— Materiale til indskanning vil skulle afhentes på et antal lokationer (min. 16, max 25) indenfor Region Hovedstadens område. Leverandøren skal, i samarbejde med projektledelsen i regionen, udarbejde konkret plan for afhentning af sager til indskanning – der kan blive tale om flere afhentninger pr. lokation.
— Det indskannede materiale skal efter indskanning gøres tilgængeligt for Region Hovedstadens leverandør af den elektroniske løsning i PDF via webservice eller lign.
— Det skal i indskanningsperioden være muligt at rekvirere indholdetaf en personalesag og modtage materialet indskannet indenfor et aftalt tidsrum.
— Materialet skal ved indskanningen OCR behandles, så en senere søgning på fritekst er mulig.
Hvad der skal ske med det indskannede materiale efterfølgende i forhold til returnering mv., vil fremgå af udbudsmaterialet. Ligeså vil de nærmere mængdemål af personalesagerne fremgå af udbudsmaterialet.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-08-01. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-06-10.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2011-06-10 Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbekendtgørelse (2011-06-10)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Forvaltning af dokumenter
Mængde eller omfang: Ca. 45 000 sager à ca. 30 - 40 sider.
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Forvaltning af dokumenter 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Postadresse: Kongens Vænge 2
Postnummer: 3400
Postby: Hillerød
Kontakt
Internetadresse: http://www.regionh.dk 🌏
E-mail: ulla.konradi.lauridsen@regionh.dk 📧
Telefon: +45 24596517 📞
Fax: +45 48205799 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-06-10 📅
Tilbudsfrist: 2011-08-01 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-06-15 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 113-187433
EUT-S-nummer: 113
Yderligere oplysninger
Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation afgives i 6 eksemplarer + en elektronisk version (CD, USB-stick eller tilsvarende). Anmodning om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail. Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som ansøgere kan rekvirere fra udbyder forud for fremsendelse af anmodning om deltagelse jf. punkt I.1. Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af anmodninger om prækvalifikation vil blive offentliggjort på udbyders hjemmeside: www.regionh.dk.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Region Hovedstaden ønsker bistand til indskanning af personalesager fra regionens virksomheder og koncernstabe. Kontrakten omfatter indskanning af aktive personalesager med henblik på fremtidig sagsbehandling af disse ved hjælp af ESDH (eDoc). Der vurderes at være ca. 45 000 aktuelle personalesager i regionen, som gennemsnitligt indeholder 30-40 sider pr. sag.
Vis mere
Følgende elementer forventes at indgå i opgaveløsningen:
— Materiale til indskanning vil skulle afhentes på et antal lokationer (min. 16, max 25) indenfor Region Hovedstadens område. Leverandøren skal, i samarbejde med projektledelsen i regionen, udarbejde konkret plan for afhentning af sager til indskanning – der kan blive tale om flere afhentninger pr. lokation.
Vis mere
— Det indskannede materiale skal efter indskanning gøres tilgængeligt for Region Hovedstadens leverandør af den elektroniske løsning i PDF via webservice eller lign.
— Det skal i indskanningsperioden være muligt at rekvirere indholdetaf en personalesag og modtage materialet indskannet indenfor et aftalt tidsrum.
— Materialet skal ved indskanningen OCR behandles, så en senere søgning på fritekst er mulig.
Hvad der skal ske med det indskannede materiale efterfølgende i forhold til returnering mv., vil fremgå af udbudsmaterialet. Ligeså vil de nærmere mængdemål af personalesagerne fremgå af udbudsmaterialet.
Beskrivelse af mulighederne:
1. Klargøring af materiale til skanning i intervaller af antal sider.
2. Skanning til flere filer (udgangspunkt er skanning til én fil).
3. Nedpakning.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal ansøger afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne både i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark.
Vis mere
Danske virksomheder kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge en serviceattest fra Erhvervs og Selskabsstyrelsen.
Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal vedlægge en tilsvarende autoritativ attest fra den relevante myndighed i det land, hvor den udenlandske virksomhed er etableret. Udenlandske virksomheder skal herudover vedlægge en tro og love erklæring om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark. Såfremt ansøger ikke er eller har været forpligtet til at betale af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt.
Vis mere
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Økonomisk og finansiel stilling:
En erklæring om ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Teknisk og faglig kompetence:
1. Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år, eventuelt med angivelse af beløb og tidspunkter.
2. En beskrivelse af de generelle foranstaltninger, ansøger har truffet til sikring af kvaliteten.
3. En erklæring om, hvilket materiel og teknisk udstyr ansøger disponerer over til opfyldelse af kontrakten.
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 48, stk. 3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Eventuelle krav til sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Ordregiver vil ved udvælgelsen lægge vægt de tekniske og finansielle oplysninger, som beskrevet under pkt. III:
— De bedste og mest relevante referencer, vurderet på grundlag af den vedlagte referenceliste for udførelsen af tilsvarende ydelser.
— Ansøgers omsætning.
— Den bedste og mest relevante sikring af kvalitet, vurderet på grundlag af ansøgers generelle kvalitetssikringsforanstaltninger.
— Den nødvendige kapacitet til at udføre opgaven, vurderet på grundlag af det materiel og teknisk udstyr, ansøger disponerer over til opfyldelse af kontrakten.
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Region Hovedstaden
Kontakt
Enhed: Ulla Konradi Lauridsen

Reference
Yderligere oplysninger
Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation.
Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse.
Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4.
Vis mere
Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation afgives i 6 eksemplarer + en elektronisk version (CD, USB-stick eller tilsvarende). Anmodning om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail.
Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som ansøgere kan rekvirere fra udbyder forud for fremsendelse af anmodning om deltagelse jf. punkt I.1.
Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af anmodninger om prækvalifikation vil blive offentliggjort på udbyders hjemmeside: www.regionh.dk.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Navn: (Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark)
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden.
I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Nyropsgade 30
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 72268000 📞
Internetadresse: http://www.ks.dk 🌏
Fax: +45 33326144 📠
Kilde: OJS 2011/S 113-187433 (2011-06-10)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Datatjenester Databehandling Behandling og tabulering af data Konvertering af data Datalagring Levering af data Servicevirksomhed i forbindelse med datamater Servicevirksomhed i forbindelse med drift... Forvaltning af dokumenter