Facility Management (Servicefunktioner) i dansk politi

Mængde eller omfang

Udbuddet forventes at omfatte ca. 350 forskellige adresser af varierende størrelse, hvoraf en del dog er geografisk tæt forbundet. En politikreds udgøres typisk af hovedpolitistation og et antal lokal- og nærstationer. Lokaliteterne findes spredt over hele landet og i såvel store som små byer.Udbuddet forventes at dække en stor del af den nuværende facility management på lokaliteterne.Den samlede bygningsmasse udgør ca. 450 000 kvm. En væsentlig del heraf er lokaliseret i hovedstadsområdet og på Sjælland. Bygningernes alder og størrelse varierer.Politiet har i alt ca. 14 000 ansatte, hvoraf knap 11 000 er politiuddannede. 10 ud af de 12 politikredse ligner organisatorisk hinanden og har mellem ca. 700 og 900 ansatte. Københavns politikreds har ca. 3 000 ansatte, mens Bornholms politikreds har ca. 80 ansatte. Rigspolitiet har ca. 2 400 ansatte.Hos Anklagemyndigheden (option) er der ca. 400 ansatte.Serviceydelserne, der skal leveres, er:a. Renhold forventes bl.a. at omfatte rengøring, vinduespolering, wash-room service, indendørs planteservice, måtte- og linnedservice. Ejendommene, der skal renholdes, indeholder bl.a. kontorer, undervisnings- og mødelokaler, toiletrum, vente- og detentionsrum, Politihistorisk museum og træningsfaciliteter.b. Drift af forventelig 9 kantiner hvoraf de 7 er i Københavnsområdet. Der er ca. 2 800 ansatte på de 9 lokaliteter, men bespisning omfatter ikke alle ansatte, da medarbejderne forsat vil have mulighed for selv at medbringe mad, ligesom en del heraf har tjeneste på tidspunkter af døgnet, hvor kantinen ikke forventes at holde åbent. Kundegrundlaget i særligt kantinerne på Politiskolen er noget svingende, da dette primært afhænger af antallet af politielever (ca. 150 arbejder dog fast på Politiskolen). En væsentlig opgave er frokostbespisning, men der forventes også behov for anden bespisning, herunder bl.a. morgenbespisning og i begrænset omfang aftenbespisning, bespisning ved politiaktioner, et antal receptioner, mødefrokost og –kaffe og evt. andre særarrangementer. Hertil forventes cateringopgaver hos Anklagemyndigheden (option). Der findes i dag yderligere ca. 25 kantiner, fordelt over hele landet, drevet af personaleforeningerne (dvs. ikke ordregiver). I det omfang driften af en eller flere af disse i kontraktperioden overgår til ordregiver, forventes det, at leverandøren kontraktuelt får mulighed for at byde herpå.c. Intern service skal i større eller mindre grad udføres på næsten alle lokaliteter og forventes at omfatte bl.a. handyman opgaver, simpelt vedligehold af inventar, receptionsarbejde (Rigspolitiet og som option hos Anklagemyndigheden), posthåndtering, levering og drift af elektronisk serviceportal, kopi/print og kontorartikler, affaldshåndtering internt i bygningerne, administration af nøgler/adgangskort, mindre flytninger, rekvisition på visse af politiets indkøbsaftaler, opsætning af div. skilte mv. Vedr. posthåndtering bemærkes, at politiet er i gang med implementering af et elektronisk sagsbehandlingssystem (POLSAG), hvorfor postmængden fremadrettet forventes nedadgående.d. Leverandøren skal håndtere den daglige vognparkservice på en del af politiets vognpark omfattende ca. 2 700 køretøjer. Antallet forventes dog at falde. Opgaverne forventes bl.a. at omfatte kontrol og påfyldning af væsker, rengøring, daglig administration af køretøjer, men ikke deciderede servicetjek, da specialiserede værkstedydelser forventes udført på anden vis. Kørsel til og fra værksted, herunder i relevant omfang til og fra Rigspolitiets centrale værksted i København, forventes indeholdt i opgaven.e. Bygningsteknik forventes at omfatte bl.a. daglig kontrol og tilsyn af egne anlæg (fx lyskilder og sikringer), mindre opgaver på anlæg ejet af udlejer, kommunikation med brugerne ved driftsforstyrrelser, vedligehold og service af nødstrømsanlæg, vedligehold af klima- og ventilationsanlæg, vedligehold og service på ABA-anlæg, daglig drift af varmtvands og varmeanlæg, indberetning i henhold til nøgletalsbekendtgørelsen mv.f. Bygningsvedligehold forventes bl.a. at omfatte lejers almindelige forpligtigelser (ejendommene udlejes af Slot- og Ejendomsstyrelsen) herunder generelt tilsyn og meldepligt, lejers pligt til forebyggende og afhjælpende simpelt indvendigt vedligehold, indberetning i henhold til nøgletalsbekendtgørelsen og gennemførsel af mindre ombygninger. Vedr. oprettende vedligehold overvejes der en model (evt. som option), hvor ordregiver kan indgå aftaler med enten leverandøren eller andre herom. Hertil forventes som option at indgå bygherrerådgivning.g. I relation til håndtering af hittegods forventes leverandørens opgaver bl.a. vil skulle forestå afhentning og lagerstyring mv.h. Leverandøren vil få ansvaret for arealforvaltning, hvilket forventelig vil omfatte bl.a. opgaver som aflæsning og indrapportering til udlejer, registrering og håndtering af kunst, håndtering af større flytninger mv.i. Arealpleje forventes at bestå af græsslåning, bed pleje, vedligehold af udendørs træningsbaner, snerydning og glatførebekæmpelse mv. Opgaven skal ikke udføres på alle lokaliteter, da Slots- og Ejendomsstyrelsen udfører den del af denne opgave. Opgaven vil evt. bortfalde i kontraktperioden.j. Supportopgaver med direkte relation til politiets kerneopgaver (option) forventes at omfatte transport og destruktion af våben/ammunition/narkotika, logistiske opgaver og levering af velfærd i forbindelse med politiaktioner, chaufførtjeneste, vognparkservice af særlige køretøjer ("Hollændervogne"), registering af hittegods, intern service hos PET m.v.Det overvejes om leverandøren vil blive pålagt opgaver vedr. autotransport, fx. bugsering af havarerede køretøjer eller køretøjer til teknisk undersøgelse, enten i form af den praktiske udførelse eller styring af eksisterende underleverandører.Opgaveløsningen kræver løbende planlægning af leverancerne, da politiets organisation er i gang døgnet rundt, året rundt. Ved siden af den daglige løbende politiforretning tilkommer der større og mindre ekstra opgaver, der kan nødvendiggøre ekstra ressourcetræk, også i facility management organisationen, fx. ved særlige aktioner, demonstrationer, EU-formandskab, statsbesøg osv.Ca. 300 personer ansat i politiet, heraf ca. 25 tjenestemænd, beskæftiger sig i dag i overvejende grad med opgaverne. Af de 300 ansatte beskæftiger ca. 250 sig næsten udelukkende med opgaverne. Ca. 20 personer beskæftiger med bygningsvedligehold. Hos Anklagemyndigheden (option) beskæftiger ca. 10 personer sig i overvejende grad med opgaverne. Renhold, kantinedrift og dele af bygningsvedligehold udføres ved ekstern leverandør og indgår ikke i ovenstående tal. Hos eksterne kantineleverandører er i dag beskæftiget 20-25 personer. Af udbudsmaterialet vil nærmere fremgå, hvilke medarbejdere der forventes omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven.Data i dette afsnit skal give ansøgerne et indtryk af konkurrenceudsættelsens karakter og omfang. Der gøres dog opmærksom på, at de anførte data er foreløbige opgørelser, som alene er vejledende. Data vil blive opdateret i udbudsmaterialet og vil kunne afvige i såvel opadgående som nedadgående retning. Der kan således forekomme ændringer i udbuddets omfang og helt præcise indhold.

Yderligere oplysninger

a. Ansøgning om at blive prækvalificeret kan alene ske elektronisk via en særlig hjemmeside, der indeholder prækvalifikationsmaterialet samt de fornødne faciliteter til den elektroniske afgivelse af ansøgningen om deltagelse.

Hjemmesiden findes her https://www.ethics.dk/asp6/qualify/politi_0101_20110627.nsf. På den særlige hjemmeside for prækvalifikation kan ansøgere via menupunktet "Tilmelding" tilmelde sig. Efter Rigspolitiets godkendelse af tilmeldingen modtager ansøgeren mail med brugernavn samt oplysning om adgang til den særlige hjemmeside.

Ansøgere skal udfylde de særlige oplysningsskemaer i Pdf-format (Portable Document Format), som indeholder konkrete og detaljerede udformninger af de krævede oplysninger samt oplysninger om kravene til dokumentation.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i Pdf-format skal der på ansøgeres computer være installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version). Alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes.

b. Kontrakten forventes tildelt og indgået i første halvdel af 2012. Opgaven forventes enten fuldt ud eller delvist idriftsat ultimo 2012. Fra kontraktindgåelse til idriftsættelse vil leverandøren have en forberedelsesperiode. Nærmere beskrivelse af disse forhold vil fremgå af udbudsmaterialet.

Kontraktens varighed på 60 måneder, jf. pkt. II.3, er den primære driftsperiode. Som anført ovenfor vil der hertil komme en forberedelsesperiode der ligger forud for de 60 måneder. Herudover er der option på kontraktforlængelse med op til (yderligere) 24 måneder.

Opgaven forventes udbudt med en targetprice. De nærmere vilkår herfor vil være beskrevet i udbudsbetingelserne.

c. Rigspolitiet overvejer at sende udvalgte dele af udbudsmaterialet i høring. Vælger Rigspolitiet at gøre dette, inden der er sket prækvalifikation, vil det ske på udbuddets køberprofil: http://www.politi.dk/da/ompolitiet/indkob/ (jf. bekendtgørelse 2011/S 008-012127 af 10.1.2011). Gennemføres høring efter prækvalifikation, vil de prækvalificerede virksomheder modtage direkte besked herom. Ved tilrettelæggelsen og gennemførsel af en evt. høring vil bl.a. principperne om ligebehandling og gennemsigtighed blive iagttaget.

d. Der vil blive afholdt besigtigelse af lokaliteterne. Besigtigelse forventes at foregå i perioden ultimo oktober til ultimo november med forbehold for ændringer.

e. Det nuværende omfang af opgaverne er på overordnet niveau blevet kortlagt af McKinsey i rapporten ”Budgetanalyse af dansk politi – 2009-2010”. McKinseys analyse af facility management området fremgår af side 167-201. Analysen kan bruges som baggrundsinformation. Det udbudte serviceniveau vil således ikke nødvendigvis være det samme som det nuværende. Det bemærkes fx, at det nævnte trykkeri ikke indgår i nærværende udbud. Budgetanalysen er at forefinde i ETHICS, under menupunktet prækvalifikationsmateriale pkt. 5 ”Øvrig information”.

f. På projektets køberprofil http://www.politi.dk/da/ompolitiet/indkob/ forefindes materiale offentliggjort i forbindelse med den gennemførte tekniske dialog i januar og februar 2011.

g. I det omfang option vedr. Anklagemyndigheden kaldes, skal det afklares, hvorvidt Anklagemyndigheden skal indtræde som kontraktpart.

Objektive kriterier for udvælgelse

Ved udvælgelsen vil der blive lagt vægt på, hvem der har de bedste og mest relevante og sammenlignelige erfaringer med at løse opgaver svarende til den udbudte opgave (den samlede facility management opgave og de omfattede serviceydelser). Det forhold at ansøgeren er i stand til at levere ydelsen eller store dele af ydelsen uden brug af underleverandører, vil ikke blive tillagt særlig vægt.

Oplysninger om frister for klageprocedurer

I henhold til LBK nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. skal klage over ikke at være blevet prækvalificeret være modtaget i klagenævnet inden 30 dage fra dagen efter ordregiverens underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Andre klager skal være modtaget i klagenævnet inden 6 måneder fra dagen efter offentliggørelsen af ordregiverens bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået kontrakt.