Anskaffelse, levering, organisatorisk- og teknisk implementering, vedligeholdelse samt drift af nyt administrativt system til sags- og dokumenthåndtering (ESDH) til Varde Kommune
Varde Kommune ønsker at anskaffe nyt ESDH-system. Kommunen anvender i dag DocsOpen, som har været i brug i en årrække, men en række integrationer understøttes ikke længere af leverandøren, og det er ikke muligt at få etableret nye integrationer til andre vigtige it-løsinger. Derfor ønsker kommunen et nyt ESDH-system, der i relevant omfang skal integrere til de vigtigste basissystemer og fagsystemer. Målet er at etablere en it-platform, der kan bidrage til at effektivisere arbejdsprocesserne i kommunen og give en sammenhæng og brugervenlighed for de forskellige brugergrupper, herunder medarbejdere, borgere, samarbejdspartnere, politikere mv.
Varde Kommune ønsker at anskaffe et standardsystem med mindst muligt behov for udvikling.
Leverancen skal omfatte:
Et fremtidssikret system, som kommunen kan anvende som sammenhængende platform for sags- dokument- og informationshåndtering - særligt i forhold til emnesager - dvs sager der ikke håndteres i dedikerede fagsystemer.
Assistance til teknisk og organisatorisk implementering af systemet.
Funktionalitet til at forberede aflevering til arkivmyndighed.
Andre ydelser af relevans for systemanskaffelsen.
Overordnede mål for indførelse af nyt ESDH system:
— Et effektivt og brugervenligt, sikkert system, som kan opfylde de gældende lovkrav til arkivering (kassation og bevaring) af kommunens dokumenter og med den fornødne sikkerhed i henhold til Persondataloven, Sundhedslovgivningen og Arkivloven.
— Det nye systemer skal være bruger- og borgervenlige af hensyn til dels maksimal effektivitet i administrationen samt på sigt give borgerne mulighed for at få adgang til egen sag og at betjene sig selv.
— Størst mulig sammenhæng og integration mellem den nye ESDH-løsning og eksisterende fagsystemer og registre.
— Endelig skal et nyt ESDH-system tage højde for de relevante fællesoffentlige standarder.
Det forventes iøvrigt, at den tilbudte løsning lever op til bedste praksis for såvidt angår understøttelse af arbejdsgange, driftssikkerhed, standarder, udviklingsmuligheder, aflevering til arkivmyndighed mv.
Varde Kommunes nuværende it-infrastruktur er kendetegnet ved at bestå af mange forskellige komponenter, som i ovevejende grad er baseret på Microsoft-teknologier.
Leverancen skal udover selve ESDH-systemet omfatte:
— Integration til kontorsystemer (MS Office og Outlook).
— Integration til Den Offentlige Informations Server (OIS).
— Integration til P-data.
— Integration til Ejendoms- og Miljødatabase (E&M).
— Integration til Digital Post.
— Skanning og OCR.
— Modul til Dagsorden- og udvalgsbehandling.
— Uddannelse af Systemadministratorer.
— Uddannelse af Instruktører.
— Uddannelse af superbrugere.
— Uddannelse af driftsoperatører.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-12-22.
Indkøbet blev offentliggjort på 2011-11-22.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2011-11-22
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2012-05-23
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|