Udbud af vintertjenester for Arbejdernes Andels Boligforening, Aarhus

Kort beskrivelse

Nærværende udbud udgør et genudbud af udvalgte delkontrakter fra det tidligere gennemførte udbud jf. udbudsbekendtgørelse 475348-2024. Genudbuddet omfatter delkontrakterne 1, 2, 7 og 9, hvor der er opstået behov for at genudbyde ydelserne.
Udbuddet vedrører udførelse af vintertjeneste i form af snerydning og glatførebekæmpelse på Ordregivers matrikler, som overordnet set består af følgende vejetyper:
• Brandveje/akutveje
• Lokalveje (boligveje, parkeringsområder/-pladser)
• Mindre og øvrige veje (mindre boligveje)
• Lokale stier (Stier til lokal nærtrafik)
• Adgangs- og nedgangstrapper
• Ramper (kørestolsbredde)
• Cykelstier (1,2 m)
• Fortov
Følgende typer af veje er undtaget for Ydelsen:
• Egne indkørselsarealer til boliger
• Egne indgangs- og adgangsarealer (stien fra postkasse, skraldespand til boligens indgang herunder egen kælderindgang. (gælder for specifikke afdelinger, som vil fremgå af kortmateriale)
• Det kan variere mellem boligafdelinger om beboere med egne haver og tilhørende fortov, rydder selv
Vintertjenesten skal udføres på alle tider af døgnet. Alle ugens dage også søn- og helligdage
De udbudte delkontrakter er gældende fra den 01.11.2026 til 15.04.2028, svarende til vintersæson (2026/2027, 2027/2028).
Den forventet samlet omsætning i rammeaftaleperioden for delkontrakterne er estimeret til 2.280.000 kr. ekskl. moms. Den forventet omsætning er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, og forventningerne til fremtidig aktivitet samt priser. Omsætningen på hver enkelt delkontrakt kan i praksis afvige i såvel op- som nedadgående retning. Dette skyldes primært, at en stor del af omsætningen vil være afhængig af vejrforholdene, der ikke kan forudsiges.
Ordregivers maksimale volumen vil være +30% af den anslåede omsætning pr. delkontrakt for rammeaftaleperioden.
Vintertjenesten opdeles i områder/teams, som består af en rutepakke, der dækker flere afdelinger. Der udbydes i alt 4 områder, som er selvstændige delkontrakter. Udbuddet er opdelt i 4 delkontrakter efter en geografisk opdeling i henhold til Ordregivers driftsområder. Tilbudsgiver kan byde på én eller flere delkontrakter. Tilbudsgiver har som udgangspunkt mulighed for at få tildelt op til 4 delkontrakter.

Yderligere oplysninger

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

Beskrivelse af udbuddet

Delkontrakten vedrører levering af vintertjeneste i form af glatførebekæmpelse og snerydning i weekend, søn- og helligdage samt ved tilkald uden for normal arbejdstid.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
Tilbudsgiver skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.
Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019). Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere enheders kapacitet (f.eks. et moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal information tillige angives i et separat ESPD for hver af disse enheder. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at mindstekravene til økonomisk og finansiel formåen er opfyldt, når egnetheden baseres på anden enheds kapacitet eller tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium).
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
Virksomhedens balance eller uddrag heraf i de seneste to (2) disponible årsrapport/årsregnskab, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i de 2 seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.
Mindstekrav til det niveau, der kræves:
Som minimumskrav kræves en positiv egenkapital seneste to (2) afsluttede regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i de seneste (to) 2 disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal anføre op til 3 referencer som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år inden tilbudsfristen, som alene eller sammen opfylder mindstekravet om sammenlignelige referencer jf. mindstekrav nedenfor.
Referencerne skal være med fokus på de nedenstående punkter, som gør referencerne sammenligneligelige og konditionsmæssige i forhold til den delkontrakt som der afgives tilbud på.
En reference består af de arbejder/leverancer, som tilbudsgiver har udført for den pågældende modtager (kunde) i en given periode i de sidste 3 år fra tilbudstidspunktet. Tilbudsgiver skal derfor beskrive alle de sammenlignelige arbejder, som er udført for den pågældende modtager (kunde) under én (1) reference.
Kun referencer, der vedrører arbejder/leverancer, som er udført frem til tilbudstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke tilbudsgivere der har dokumenteret de mest relevante referencer.
Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af arbejder/leverancer, der allerede er udført frem til tilbudstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af, om referencen opfylder mindstekravet nedenfor.
Hver reference bedes indeholde en beskrivelse af den udførte arbejde/leverance. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af arbejde/leverancen (beløb), dato for arbejde/leverancen samt navn på kunden (modtager).
Ved angivelse af dato for arbejdet/leverancen bedes tilbudsgiver angive datoen for arbejdets/leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.
Der kan maksimalt angives 3 referencer, uanset om tilbudsgiver er en enkelt virksomhed, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 3 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 3 nyeste referencer. Referencer herudover vil blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de nyeste 3 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning.
Mindstekrav til det niveau, der kræves:
Det er et mindstekrav, at der kan fremvises én (1) sammenlignelig reference udført indenfor de seneste tre (3) år.
Ved sammenlignelig reference forstår Ordregiver følgende:
Snerydning og glatførebekæmpelse for et boligselskab eller kommunal myndighed eller statslig styrelse eller privat udlejer.
Kan tilbudsgiver ikke selv opfylde kravet, kan man eventuel afgive tilbud som konsortium og/eller ved at basere sig på andres tekniske og faglige formåen

Der kan ikke tildeles kontrakt til virksomheder, som er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO´s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land, jf. udbudslovens § 134 a. Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Bilag D - Tro- og loveerklæring (udelukkelsesgrunde) vedr. Udbudslovens §§ 134A, 135,136 samt 137.

Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet, vedlægges støtteerklæring underskrevet af støttende enheder.

Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager.
-
Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Bilag C - Tro og love erklæring vedr. Rusland vedrørende forordning om Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, jf. RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver. Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS. Spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen. Spørgsmål modtaget senere end 7 dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation . Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten. Serviceattesten bestilles hos Virk. Serviceattesten må maksimalt være 12 måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling er modtaget. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud. Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Oplysninger om den økonomiske aktørs økonomiske egnethed kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en revisorpåtegnet erklæring, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Dokumentation for økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen:
Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om tilbudsgivers samlede egenkapital, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig formåen.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.