Udbud af kontrakt om rekrutteringsbistand

Kort beskrivelse

Sundhed.dk er Danmarks fælles offentlige sundhedsportal, som leverer sundheds-it-løsninger til det samlede danske sundhedsvæsen. For at sikre de nødvendige kompetencer ønsker sundhed.dk bistand til rekruttering af medarbejdere med it-profil, jf. også afsnit II.2.4.

Beskrivelse af udbuddet

Sundhed.dk er Danmarks fælles offentlige sundhedsportal, som leverer sundheds-it-løsninger til det samlede danske sundhedsvæsen. I sundhed.dk er der særlig fokus på både nyudvikling, videreudvikling og vedligeholdelse af de forskellige it-løsninger.
For at sikre de nødvendige kompetencer ønsker sundhed.dk bistand til rekruttering af medarbejdere med it-profil. Der kan være tale om flere forskellige it-profiler, f.eks. i form af lead developere, frontend-udviklere, backend-udviklere, full stack-udviklere, it-arkitekter og it-sikkerhedsspecialister.
Hovedopgaven for Leverandøren vil bestå af search/headhuntning samt indledende interesseafdækning. Ved igangsætning af searchopgaver vil Leverandøren blive præsenteret for relevante oplysninger i forhold til de konkrete profiler, der skal rekrutteres – herunder en uddybende beskrivelse af:
• Opgaver kandidaten forventes at udføre
• Team/enhed, som kandidaten skal indgå i
• Krav til kandidatens specifikke kompetencer, uddannelse og erfaring
• Forventet tidsplan
• Evt. specifikke krav til searchprocessen
Det er forventningen, at Leverandøren fremsøger et antal egnede kandidater, der kan opfylde sundhed.dk’s ønsker, præsenterer kandidaterne for sundhed.dk samt holder kontakten til kandidaterne i hele rekrutteringsperioden med henblik på at kunne understøtte, at rekrutteringen kommer helt i mål. Leverandøren skal under en rekrutteringsproces på ugentlig basis rapportere om status til den rekrutterende enhedschef.
Som udgangspunkt vil sundhed.dk selv varetage referencetagning, men der kan være behov for bistand i forbindelse hermed.
Sundhed.dk ser følgende scenarie ift. selve searchprocessen:
• Processen indledes med et opstartsmøde mellem den rekrutterende enhedschef og Leverandøren, hvor kravene til kandidaten uddybes.
• Leverandøren udarbejder efter mødet og med input fra den rekrutterende enhedschef en detaljeret jobprofil og en specifik søgestrategi samt evt. en præciseret aktivitets- og tidsplan for hver stilling, som efterfølgende godkendes af den rekrutterende enhedschef før selve searchprocessen igangsættes.
• Leverandøren varetager searchprocessen, hvor det er forventningen, at Leverandøren etablerer kontakt til potentielle kandidater, der ikke er jobsøgende.
• Leverandøren står for indledende dialog med potentielle kandidater med henblik på at afdække kompetencer, erfaring, forventninger og motivation samt match til den vakante stilling i sundhed.dk.
• Leverandøren sikrer, at relevante kandidater søger den vakante stilling via sundhed.dk’s rekrutteringssystem.
• Leverandøren præsenterer egnede og motiverede kandidater for rekrutterende enhedschef ved strukturerede kandidatpræsentationer. Herefter vælger rekrutterende enhedschef, hvem der skal inviteres til samtaler.
Sundhed.dk varetager selv ansættelsessamtaler, eventuelle tests og lønforhandlinger, men Leverandøren opretholder dialog med kandidaterne i forløbet for at understøtte, at egnede kandidater bliver rekrutteret.
Det er sundhed.dk’s forventning, at et rekrutteringsforløb som udgangspunkt kan afsluttes inden for tre måneder.
Leverandøren skal til brug for sin opgaveløsning etablere en grundig indsigt i sundhed.dk som organisation og arbejdsplads, samt en solid indsigt i de jobprofiler, sundhed.dk skal rekruttere.
Sundhed.dk ønsker en samarbejdsform, hvor Leverandøren giver kvalificerede indspil til, hvordan sundhed.dk bedst rammer markedet.
Det er forventningen, at der årligt skal rekrutteres 3-6 medarbejdere med ovennævnte profiler. Estimatet er ikke forpligtende for sundhed.dk. Det vil være sundhed.dk’s konkrete behov, som afgør antallet af rekrutteringsforløb, der gennemføres i kontraktperioden. Der vil derfor kunne blive tale om såvel færre som flere forløb end estimeret.
Leverandøren må forvente tidsmæssigt sammenfald i searchforløb og skal dermed have kapacitet til at understøtte flere rekrutteringsforløb på samme tid.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Overstiger antallet af egnede ansøgere ikke det planlagte antal prækvalificerede ansøgere, vil alle disse blive opfordret til at afgive tilbud, såfremt de opfylder mindstekravene.
Såfremt der er flere egnede ansøgere, vil der ske en udvælgelse med henblik på at prækvalificere det planlagte antal tilbudsgivere. Udvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter en samlet vurdering af de ansøgere, der i overensstemmelse med punkt III.1.3 har dokumenteret de mest relevante ydelser, som rammeaftalen omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4 samt II.2.4.
De enkelte referencer bliver vurderet individuelt ud fra følgende kriterier:
- At der er tale om rekrutteringsbistand
- Lignende kundetyper (offentlige ansættelsesområde samt rekruttering af IT-profiler)
- At der er tale om løbende samarbejde og ikke kun et enkeltstående projekt
Vurderingen vil blive foretaget på baggrund af, hvorvidt og i hvor høj grad referencerne dokumenterer den nødvendige erfaring med levering af funktionelt sammenlignelige ydelser. Vurderingen af de angivne referencer vil blive summeret til én samlet vurdering.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal oplyse sin årlige omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Oplysninger om omsætning skal fremgå af ESPD’ets del IV. Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de pågældende enheder påtage sig at hæfte solidarisk med ansøger, jf. også pkt. VI.3.
Omsætningen skal i det seneste år udgøre minimum 2.000.000 DKK eksklusiv moms.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal kunne dokumentere erfaring med udførelse af de i afsnit II.1.4 og II.2.4 anførte ydelser, samt at denne har det nødvendige kendskab til det danske arbejdsmarked.
For at dokumentere dette, skal ansøger udfylde et ESPD med de i ESDP’et efterspurgte oplysninger om referencer. Der opfordres til at give så præcis og fyldestgørende beskrivelse som muligt
Referencerne skal indeholde:
- Overblik og beskrivelse af hvilke ydelser den pågældende leverance vedrørte samt ansøgers rolle i forbindelse med opfyldelse heraf
- Dato for leverancens påbegyndelse og evt. afslutning
- Ansøgers samlede honorar for opgaven
- Navn og kontaktperson hos kunden
Det skal fremgå, hvorvidt leverancen vedrørte løbende samarbejde og ikke kun enkeltstående projekter
Såfremt der fremsendes flere end fem referencer, vil der blive lagt vægt på de fem nyeste referencer. Kan dette ikke fastlægges, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning.
Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen, skal ansøger støtte sig på disses referencer. Den støttende enhed skal angive den tekniske og faglige formåen, som stilles til rådighed for ansøger.

Ansøger er udelukket fra at deltage i udbuddet, hvis denne er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 134 a. I henhold til udbudsloven skal ansøger i forbindelse med indsendelse af ansøgning udfylde og fremsende det Fælles Europæiske Udbudsdokument (ESPD). Denne skal fungere som foreløbigt bevis for, at ansøger ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene samt opfylder kravene til egnethed.
Ansøgningen skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. I ESPD’et skal udfyldes følgende dele:
- Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør
o Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør
o Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
o Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
- Del III: Udelukkelsesgrunde
o Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme
o Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatte og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger
o Afsnit C: Grunde der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet
- Del IV: Udvælgelseskriterier
o Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen
Under punktet ”Samlet årsomsætning” angives ansøgerens samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår, jf. også pkt. III.1.2.
o Afsnit C: Teknisk og faglig formåen
Under punktet ”For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelse af den anførte type” skal ansøger beskrive hver af de under pkt. III.1.3 efterspurgte referencer, herunder beskrivelse af den udførte ydelse, antallet af rekrutterede i kontraktperioden, kontraktsum, kontaktoplysninger samt start- og slutdato for projektet.
- Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere
- Del VI: Afsluttende erklæringer
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal ikke udfyldes.
Baserer ansøger sig på andre enheders formåen, jf. udbudslovens § 144, skal dette fremgå af ESPD’et, ligesom ansøger skal vedlægge særskilt ESPD udfyldt af disse enheder. Det er et krav, at denne enhed ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, samt at denne i øvrigt kan leve op til ovenstående krav. Baserer ansøgeren sig på andre enheders faglige kvalifikationer/erfaringer, skal de konkrete opgaver desuden udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sig på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3. Ansøger skal ligeledes dokumentere ved udfyldelse af støtteerklæring, at enheden er juridisk forpligtet over for ansøger, og at ansøger således har ret til at råde over den formåen, ansøgeren baserer sig på. Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal enheden ligeledes påtage sig at hæfte solidarisk for opfyldelse af den udbudte rammeaftale.
Afgives ansøgningen af et konsortium, skal der fremsendes særskilt ESPD for den enkelte konsortiedeltager, ligesom der skal vedlægges en erklæring om, at alle deltager i konsortiet hæfter solidarisk for rammeaftalens opfyldelse. Ved ansøgning skal således vedlægges udfyldt konsortieerklæring. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, det vil blive vurderet.
Rammeaftalen har en anslået værdi på 2.000.000 kr. ekskl. Moms, jf. afsnit II.1.4, og en maksimal værdi på 3.000.000 kr. ekskl. Moms.
I overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5 kan sundhed.dk anmode ansøger om at supplere og/eller præcisere ansøgningen ved indsendelse af relevante oplysninger eller dokumentation.
Ansøgning om prækvalifikation skal være fremsendt inden ansøgningsfristens udløb. Ansøgningsfristen er den 13. november, klokken 12:00.
Ansøgningen skal indsendes elektronisk via www.digitaleudbud.dk, og skal afgives på dansk. Ansøgning om prækvalifikation afgivet på anden måde, vil ikke blive taget i betragtning. Alle ansøgere vil samtidig og hurtigst muligt modtage meddelelse om prækvalifikationen. De prækvalificerede tilbudsgivere opfordres herefter til at afgive tilbud.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbuds-givere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/