Rammeaftale vedrørende indkøb og vedligehold af printere og multifunktionsprintere

Hillerød Kommune

Formålet med udbuddet er at indgå en rammeaftale vedrørende indkøb og levering af printere og multifunktionsmaskiner, samt reservedele og tilbehør og serviceydelser til Ordregiver.
Ud over at kunne indkøbe maskiner på rammeaftalen, ønsker Ordregiver som standard ligeledes en serviceaftale, som strækker sig i op til 6 år fra det tidspunkt, hvor tilbudsgiver leverer maskinen.
Rammeaftalen er 4-årige og træder i kraft den 15. september 2023 og udløber den 14. september 2027. Rammeaftalen er uopsigelig for tilbudsgiver, men kan opsiges af Ordregiver med 6 måneders varsel.
Rammeaftalen er forpligtende at anvende for Kommunen.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2023-07-07. Indkøbet blev offentliggjort på 2023-06-06.

Hvem?

• Hillerød Kommune

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Nordsjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2023-06-06	Udbudsbekendtgørelse
2023-08-28	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2023-06-06)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Kontor- og edb-maskiner, -udstyr og -artikler, herunder ikke møbler og softwarepakker
Kort beskrivelse:

Formålet med udbuddet er at indgå en rammeaftale vedrørende indkøb og levering af printere og multifunktionsmaskiner, samt reservedele og tilbehør og serviceydelser til Ordregiver. Ud over at kunne indkøbe maskiner på rammeaftalen, ønsker Ordregiver som standard ligeledes en serviceaftale, som strækker sig i op til 6 år fra det tidspunkt, hvor tilbudsgiver leverer maskinen. Rammeaftalen er 4-årige og træder i kraft den 15. september 2023 og udløber den 14. september 2027. Rammeaftalen er uopsigelig for tilbudsgiver, men kan opsiges af Ordregiver med 6 måneders varsel. Rammeaftalen er forpligtende at anvende for Kommunen.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Varer
Forordning: Den Europæiske Union
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Kontor- og edb-maskiner, -udstyr og -artikler, herunder ikke møbler og softwarepakker 📦
Yderligere CPV-kode: Udstyr til fotokopiering og offsettryk 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Nordsjælland 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regionalt eller lokalt kontor
Navn på ordregivende myndighed: Hillerød Kommune
Postadresse: Trollesmindealle 27
Postnummer: 3400
Postby: Hillerød
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/205677627.aspx 🌏
E-mail: indkob@hillerod.dk 📧
Telefon: +45 72320000 📞
Fax: +45 72323213 📠
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/205677627.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/205677627.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-06-06 📅
Tilbudsfrist: 2023-07-07 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-06-09 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 110-341050
EUT-S-nummer: 110

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Formålet med udbuddet er at indgå en rammeaftale vedrørende indkøb og levering af printere og multifunktionsmaskiner, samt reservedele og tilbehør og serviceydelser til Ordregiver.

Ud over at kunne indkøbe maskiner på rammeaftalen, ønsker Ordregiver som standard ligeledes en serviceaftale, som strækker sig i op til 6 år fra det tidspunkt, hvor tilbudsgiver leverer maskinen.

Rammeaftalen er 4-årige og træder i kraft den 15. september 2023 og udløber den 14. september 2027. Rammeaftalen er uopsigelig for tilbudsgiver, men kan opsiges af Ordregiver med 6 måneders varsel.

Rammeaftalen er forpligtende at anvende for Kommunen.

Anslået samlet værdi: 20 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

På Ordregivers eksisterende maskinpark, fortsætter Ordregiver med sine eksisterende serviceaftaler.

Serviceaftalen omfatter fejlretning samt udskiftning af reservedele/forbrugsstoffer, dog ikke toner, hæfteklammer og overskudstonerboks, som Ordregiver selv skal udskifte.

Den enkelte serviceaftale kan tegnes med en 8 timers tilkaldetid inden for normal arbejdstid, hvilket vil være mellem kl. 8.00 - 16.00 mandag til torsdag, og 8.00 - 13.00 fredag.

Ordregiver har i tildelingskriterierne blandt andet lagt vægt på miljø og grøn produktion af den enkelte printer eller multifunktionsmaskine. Herudover har Ordregiver ikke stillet krav høje krav til udskriftkvaliteten, for at sikre, at Tilbudsgiver kan byde ind med printere og multifunktionsmaskiner der ikke automatisk skriver ud i med højest mulig kvalitet.

Rammeaftalens sortiment dækker behovet for:

Lille laser farveprinter (max. 5.000 kr. ekskl. moms):

- Skal kunne printe i S/H og farve

- Skal kunne printe A4

- Minimum 20 sider i minuttet

- Tid til 1 side max. 12 sekunder

- Integreret duplex

- Minimum 10 sider i minuttet ved duplex

- Minimum 1 papirbakke

- Der skal kunne bestilles toner til printeren

- Med touchskærmIngen serviceaftale eller yderligere krav til denne.

Lille laser MFP- printer:

- Skal kunne printe i A4 format kopiere og skanne i S/H og farve

- Minimum 2 papirbakker

- Minimum 25 sider i minuttet

- Minimum 15 sider i minuttet ved duplex

- Touchskærm

- Valg af udskriftskvalitet

- Opstartshastighed fra dvale 15 sekunder

Mellem laser MFP-printer:

- Skal kunne printe i A4 og A3 format kopiere og skanne i S/H og farve

- Minimum 4 papirbakker

- Minimum 30 sider i minuttet A4

- Tid til 1 side max 9 sekunder

- Opstartshastighed 10 sekunder

Stor MFP-printer:

- Minimum 5 papirbakker

- Minimum 43 sider i minuttet A4

- Tid til 1 side max 6 sekunder

- Minimum 30 sider i minuttet ved duplex

- Scanne på begge sider

- Finisher (mulighed for at vælge huller, hæftning, efterbehandling).

Ordregivers forpligtelse til at anvende rammeaftalen, gælder alene for anskaffelser af nye maskiner med tilhørende serviceaftaler

Ordregiver forventer følgende indkøb i rammeaftalens løbetid:

Ordregiver forventer at indkøbe 30 fordelt over rammeaftalens løbetid. Forventningen er cirka 10.000 - 50.000 udskrifter om året.

Ordregiver forventer at indkøbe 75 fordelt over rammeaftalens løbetid. Forventningen er cirka 50.000 - 100.000 udskrifter om året.

Ordregiver forventer at indkøbe 30 fordelt over rammeaftalens løbetid. Forventningen er cirka 100.000 udskrifter om året.

Ordregiver forventer at indkøbe 10 fordelt over rammeaftalens løbetid. Forventningen er cirka 500.000 udskrifter om året.

Ordregiver forventer, at Rammeaftalen har en værdi på mellem 15-20 mio. kr. i Rammeaftalens løbetid. Den maksimale værdi af Rammeaftalen er sat til 25 mio. kr., da Ordregivers forbrug kan variere fra år til år.

Ovenstående Estimater er alene udtryk for Ordregiveres bedste bud. Den faktiske fordeling kan i praksis vise sig at afvige fra de anvendte estimater.

Rammeaftalen er 4-årige og træder i kraft den 15. september 2023 og udløber den 14. september 2027.

Anslået værdi uden moms: 20 000 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hillerød

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

I Mercells version af ESPDet angives henholdsvis årsomsætning og egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver i henhold til dennes godkendte årsregnskaber for de seneste 3 afsluttede regnskabsår har haft.

En samlet årsomsætning på minimum 5.000.000 kr. for hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår

Tilbudsgiver må ikke have haft negativ egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

I Mercell angives følgende oplysninger for hver reference:

-En beskrivelse af opgaven som gør Ordregiver i stand til at vurdere om det er en egnet reference

-Beløb/opgavens værdi i DKK

- Aftalens start og eventuelle slutdato

- Kundenavn, inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne (Ordregiver forbeholder sig ret til at tage kontakt til tilbudsgiverens angivne reference.)

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere minimum 3 relevante og egnede referencer vedrørende de ydelser, som rammeaftalen omfatter, udført inden for de seneste 3 år (regnet fra tilbudsfristen).

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 4 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2023-07-07 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:00

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29189366
Kontakt
Enhed: Indkøbsafdelingen
Køberprofilens adresse: http://www.hillerod.dk/ 🌏
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/205677627.aspx 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Anslået tidsplan for offentliggørelse af efterfølgende bekendtgørelser: Efter rameaftalens udløb.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.naevneneshus.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem

der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for

beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden,

jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige

angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2023/S 110-341050 (2023-06-06)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-08-28)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-08-28 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-09-01 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 168-529406
Henviser til bekendtgørelse: 2023/S 110-341050
EUT-S-nummer: 168

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 40
Pris (justeringskoefficient): 60
Kilde: OJS 2023/S 168-529406 (2023-08-28)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Kontor- og edb-maskiner, -udstyr og -artikler, herunder ikke møbler og softwarepakker (1 nye indkøb)