Rammeaftale vedrørende indkøb og vedligehold af printere og multifunktionsprintere

Kort beskrivelse

Formålet med udbuddet er at indgå en rammeaftale vedrørende indkøb og levering af printere og multifunktionsmaskiner, samt reservedele og tilbehør og serviceydelser til Ordregiver.
Ud over at kunne indkøbe maskiner på rammeaftalen, ønsker Ordregiver som standard ligeledes en serviceaftale, som strækker sig i op til 6 år fra det tidspunkt, hvor tilbudsgiver leverer maskinen.
Rammeaftalen er 4-årige og træder i kraft den 15. september 2023 og udløber den 14. september 2027. Rammeaftalen er uopsigelig for tilbudsgiver, men kan opsiges af Ordregiver med 6 måneders varsel.
Rammeaftalen er forpligtende at anvende for Kommunen.

Beskrivelse af udbuddet

Formålet med udbuddet er at indgå en rammeaftale vedrørende indkøb og levering af printere og multifunktionsmaskiner, samt reservedele og tilbehør og serviceydelser til Ordregiver.
Ud over at kunne indkøbe maskiner på rammeaftalen, ønsker Ordregiver som standard ligeledes en serviceaftale, som strækker sig i op til 6 år fra det tidspunkt, hvor tilbudsgiver leverer maskinen.
På Ordregivers eksisterende maskinpark, fortsætter Ordregiver med sine eksisterende serviceaftaler.
Serviceaftalen omfatter fejlretning samt udskiftning af reservedele/forbrugsstoffer, dog ikke toner, hæfteklammer og overskudstonerboks, som Ordregiver selv skal udskifte.
Den enkelte serviceaftale kan tegnes med en 8 timers tilkaldetid inden for normal arbejdstid, hvilket vil være mellem kl. 8.00 - 16.00 mandag til torsdag, og 8.00 - 13.00 fredag.
Ordregiver har i tildelingskriterierne blandt andet lagt vægt på miljø og grøn produktion af den enkelte printer eller multifunktionsmaskine. Herudover har Ordregiver ikke stillet krav høje krav til udskriftkvaliteten, for at sikre, at Tilbudsgiver kan byde ind med printere og multifunktionsmaskiner der ikke automatisk skriver ud i med højest mulig kvalitet.
Rammeaftalens sortiment dækker behovet for:
Lille laser farveprinter (max. 5.000 kr. ekskl. moms):
- Skal kunne printe i S/H og farve
- Skal kunne printe A4
- Minimum 20 sider i minuttet
- Tid til 1 side max. 12 sekunder
- Integreret duplex
- Minimum 10 sider i minuttet ved duplex
- Minimum 1 papirbakke
- Der skal kunne bestilles toner til printeren
- Med touchskærmIngen serviceaftale eller yderligere krav til denne.
Lille laser MFP- printer:
- Skal kunne printe i A4 format kopiere og skanne i S/H og farve
- Minimum 2 papirbakker
- Minimum 25 sider i minuttet
- Tid til 1 side max. 12 sekunder
- Integreret duplex
- Minimum 15 sider i minuttet ved duplex
- Touchskærm
- Valg af udskriftskvalitet
- Opstartshastighed fra dvale 15 sekunder
Mellem laser MFP-printer:
- Skal kunne printe i A4 og A3 format kopiere og skanne i S/H og farve
- Minimum 4 papirbakker
- Minimum 30 sider i minuttet A4
- Tid til 1 side max 9 sekunder
- Integreret duplex
- Minimum 15 sider i minuttet ved duplex
- Touchskærm
- Valg af udskriftskvalitet
- Opstartshastighed 10 sekunder
- Valg af udskriftskvalitet
Stor MFP-printer:
- Skal kunne printe i A4 og A3 format kopiere og skanne i S/H og farve
- Minimum 5 papirbakker
- Minimum 43 sider i minuttet A4
- Tid til 1 side max 6 sekunder
- Integreret duplex
- Minimum 30 sider i minuttet ved duplex
- Touchskærm
- Valg af udskriftskvalitet
- Opstartshastighed 10 sekunder
- Scanne på begge sider
- Finisher (mulighed for at vælge huller, hæftning, efterbehandling).
Ordregivers forpligtelse til at anvende rammeaftalen, gælder alene for anskaffelser af nye maskiner med tilhørende serviceaftaler
.
Ordregiver forventer følgende indkøb i rammeaftalens løbetid:
Lille laser farveprinter (max. 5.000 kr. ekskl. moms):
Ordregiver forventer at indkøbe 30 fordelt over rammeaftalens løbetid. Forventningen er cirka 10.000 - 50.000 udskrifter om året.
Lille laser MFP- printer:
Ordregiver forventer at indkøbe 75 fordelt over rammeaftalens løbetid. Forventningen er cirka 50.000 - 100.000 udskrifter om året.
Mellem laser MFP-printer:
Ordregiver forventer at indkøbe 30 fordelt over rammeaftalens løbetid. Forventningen er cirka 100.000 udskrifter om året.
Stor MFP-printer:
Ordregiver forventer at indkøbe 10 fordelt over rammeaftalens løbetid. Forventningen er cirka 500.000 udskrifter om året.
Ordregiver forventer, at Rammeaftalen har en værdi på mellem 15-20 mio. kr. i Rammeaftalens løbetid. Den maksimale værdi af Rammeaftalen er sat til 25 mio. kr., da Ordregivers forbrug kan variere fra år til år.
Ovenstående Estimater er alene udtryk for Ordregiveres bedste bud. Den faktiske fordeling kan i praksis vise sig at afvige fra de anvendte estimater.
Rammeaftalen er 4-årige og træder i kraft den 15. september 2023 og udløber den 14. september 2027.
Rammeaftalen er forpligtende at anvende for Kommunen.

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver i henhold til dennes godkendte årsregnskaber for de seneste 3 afsluttede regnskabsår har haft.
En samlet årsomsætning på minimum 5.000.000 kr. for hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår
Tilbudsgiver må ikke have haft negativ egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

I Mercell angives følgende oplysninger for hver reference:
-En beskrivelse af opgaven som gør Ordregiver i stand til at vurdere om det er en egnet reference
-Beløb/opgavens værdi i DKK
- Aftalens start og eventuelle slutdato
- Kundenavn, inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne (Ordregiver forbeholder sig ret til at tage kontakt til tilbudsgiverens angivne reference.)

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere minimum 3 relevante og egnede referencer vedrørende de ydelser, som rammeaftalen omfatter, udført inden for de seneste 3 år (regnet fra tilbudsfristen).

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage
regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem
der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for
beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at
ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har
indgået en kontrakt.
Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den
dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette
ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden,
jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige
angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.