Rammeaftale om totalrådgivning til FEAS' projekter i Aarhus | FEAS Erhverv P/S

Dato	Dokument
2023-06-06	Udbudsbekendtgørelse

Kort beskrivelse

FEAS er ikke selv underlagt udbudsreglerne, men da nogle af FEAS' projekter opføres, renoveres, omdannes og/eller indrettes specifikt til lejemål til f.eks. Aarhus Universitet (AU), kan disse projekter efter omstændighederne anses for at være såkaldte skræddersyede lejemål for AU. FEAS ønsker derfor at etablere en rammeaftale, hvorved FEAS ved fremtidigt behov for totalrådgivning til f.eks. sådanne projekter, allerede har afløftet AU's eller andre ordregivende lejeres udbudspligt.
FEAS ønsker at indgå en rammeaftale om totalrådgivning inden for byggeri og anlæg. Den udbudte rammeaftale forventes at omfatte totalrådgivning knyttet til projekter om kontor-/administrationslejemål, undervisningsfaciliteter, laboratorielokaler, kantine- og fællesfaciliteter, samt andre lokaler, der kunne være relevant for f.eks. etableringen af et universitets- og undervisningscampus m.v. Der vil således være en variation i opgavernes art, omfang og værdi.
Udbuddet har Byggewebnr. TN117639.

Beskrivelse af udbuddet

FEAS udbyder en rammeaftale om totalrådgivning til FEAS' projekter i Aarhus. Rammeaftalen påtænkes anvendt i de tilfælde, hvor FEAS' om- og eller nybygninger mv. udbudsretligt kan anses for skræddersyet til f.eks. Aarhus Universitet (AU) eller andre ordregivere, og for at FEAS i disse tilfælde ved at have udbudt rammeaftalen har "afløftet" en evt. udbudspligt. Rammeaftalen vil særligt blive anvendt til renoverings- og omdannelsesopgaver samt mindre nybygningsopgaver.
Selve udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, hvor fire tilbudsgivere vil blive opfordret til at afgive tilbud. Herefter vil der være en forhandlingsrunde. FEAS har dog ret til at gennemføre flere forhandlingsrunder. Efter forhandlingsforløbet afleveres det endelige tilbud, hvorefter FEAS vil evaluere og foretage tildeling i overensstemmelse med kriterierne i udbudsmaterialet. FEAS kan også vælge at tildele rammeaftalen på baggrund af det første tilbud, således at der ikke bliver gennemført forhandlinger, jf. udbudslovens § 62, stk. 2, nr. 1. I givet fald vil FEAS fortsat kunne anmode tilbudsgiverne om et sædvanligt præsentationsmøde af det modtagne tilbud.
Forhandlingerne vil blandt andet fokusere på rammeaftalens indhold og FEAS' feedback til tilbudsgiverne, herunder på de prækvalificerede virksomheders løsningsbeskrivelse som afgivet ved det indledende tilbud, samt de prækvalificerede virksomheders dannelse af en totalrådgiverorganisation, der kan løse FEAS' behov - også på et projektorganisatorisk niveau - ift. den variation i opgavernes art, omfang og værdi, der er relevant ift. udbuddets genstand.
FEAS vil anvende rammeaftalen umiddelbart efter indgåelse i forbindelse med totalrådgivning af "Food Hall-projektet" i Universitetsbyen. Tilbudsgivere gøres derfor opmærksom på det i udbudsbetingelserne og bilagene beskrevne "Food Hall-projekt", hvorom der forventes indgået en aftale (en ATR) i henhold til rammeaftalen med den tilbudsgiver som tildeles rammeaftalen allerede i efteråret 2023. Desuden vil et af tildelingskriterierne for de prækvalificerede virksomheders tilbud være en løsningsbeskrivelse af "Food Hall-projektet".
FEAS yder ikke tilbudsudarbejdelsesvederlag til tilbudsgiverne.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt FEAS skal foretage en udvælgelse blandt flere end 4 konditionsmæssige ansøgere om prækvalifikation, vil FEAS på grundlag af en samlet vurdering af de vedlagte referencer udvælge de 4 ansøgere, der har dokumenteret erfaring med de mest sammenlignelige opgaver i forhold til de opgaver der omfattes af den udbudte rammeaftale.
De projekttyper som forventes at være en del af rammeaftalen er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet, herunder projektet om "Food Hall", som blandt andet er beskrevet i den vedlagte lejemålsbeskrivelse. Projekterne vil særligt dreje sig om (i ikke-prioriteret rækkefølge):
• totalrådgivning knyttet til projekter om kantine- og fællesfaciliteter
• totalrådgivning knyttet til projekter om kontor-/administrationslejemål
• totalrådgivning knyttet til projekter om undervisningsfaciliteter
• totalrådgivning knyttet til projekter om laboratorielokaler
• totalrådgivning knyttet til andre projekter, som kunne være relevante for FEAS' aktiviteter og lejere jf. beskrivelsen heraf i udbudsmaterialet
Ved referencernes relevans og sammenlignelighed tillægger FEAS særligt følgende forhold positiv vægt:
- Erfaring med omdannelse af eksisterende byggeri.
- Erfaring med etablering af uddannelses- og/eller undervisningsfaciliteter og -byggeri.
- Erfaring med etablering af laboratorier eller lignende tekniske lokaler.
Jo mere sammenlignelig en reference er med opgaverne under den udbudte rammeaftale jo mere relevant er referencen, og jo større vægt vil referencen indgå i forbindelse med udvælgelsen.
Antallet af vedlagte referencer indgår ikke selvstændigt i udvælgelsen, men FEAS gør opmærksom på, at der nedenfor i afsnit II.1.3 er opstillet rammer for referencernes antal og udarbejdelse.

For udbuddet gælder udbudslovens obligatoriske udelukkelsesgrunde i § 134 a, § 135 og § 136. Herudover gælder de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, og nr. 6.
For så vidt angår rammeaftalens anslåede og maksimale værdi er den anslåede værdi opgjort til 20.000.000 DKK (jf. ovenfor afsnit II.1.5) og rammeaftalens maksimale værdi er fastsat til 40.000.000 DKK (jf. ovenfor afsnit II.2.6). Den anslåede værdi er baseret på FEAS' gennemgang, analyse og vurdering af kendte henholdsvis potentielle kommende projekter og den forventede værdi heraf.
Den maksimale værdi af rammeaftalen er baseret på den historiske erfaring som FEAS har opbygget, hvorefter der vil opstå uforudsete behov. Spændet mellem den anslåede og maksimale værdi er herudover begrundet i, at rammeaftalens anslåede og maksimale omfang er angivet i værdi, og ikke volumen. Da værdien, jf. rammeaftalens bestemmelser om vederlag (bl.a. byggeudgiftsprocent), blandt andet er afhængig af de priser som - i forhold til denne rammeaftale - uafhængige entreprenører tilbyder, vil aftalens konkrete værdi have en indbygget usikkerhed. Desuden vil honoraret under denne rammeaftale afhænge af de konkrete projekttyper, hvilket også medfører en yderligere usikkerhed i forhold til rammeaftalens maksimale værdi. Herudover er rammeaftalens omfang afhængig af FEAS' lejeres behov, hvilket også medfører en usikkerhed om rammeaftalens omfang.
Det er FEAS' vurdering, at det er afgørende for rammeaftalens funktion og opfyldelse af sit formål, at der etableres en rammeaftale med en samlet tilbudsgiver. Dette er for at sikre at den pågældende tilbudsgiver - som traditionel totalrådgiver - kan bistå FEAS' på kort tid, at tilbudsgiveren har det samlede ansvar for den tekniske rådgivning indenfor de respektive projekter, der tildeles under rammeaftalen og at tilbudsgiveren opbygger en tilstrækkelig erfaring med projekterne i rammeaftalens løbetid, der forventes at sikre en synergi til gavn for FEAS. Det er derfor konkret vurderet at det vil være uhensigtsmæssigt at opdele rammeaftalen i delrammeaftaler.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller lovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstillperioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Se desuden: https://naevneneshus.dk/media/10442/vejledning-klager.pdf