Rammeaftale for vagttjenester og eskortering

Kort beskrivelse

ETK udbyder hermed rammeaftale vedrørende Vagttjenester og Eskortering. Rammeaftalen har til formål at sikre leveringssikkerhed af vagter til følgende ydelseskategorier:

• Fast vagt:
o Ved Fast vagt forstås fast bemanding på en bestemt lokation i nærmere definerede tidsrum i henhold til den enhver tid gældende vagtinstruks
• Vagtrundering og tilsyn:
o Ved vagtrundering forstås udførelse af en af ETK nærmere defineret vagtin-struks som affattes i Leverandørens runderingsbeskrivelse.
• Eskortering:
o Ved Eskortering forstås ledsagelse og opsyn af ikke-sikkerhedsgodkendte eksterne, fx leverandører, entreprenører eller rådgivere og deres medarbejdere på Forsvarets etablissementer

Det nærmere indhold og omfang af ydelserne fremgår af udbudsmaterialet.


Rammeaftalen tildeles to Leverandører, som rangeres på en kaskade på baggrund af ETK’s tilbudsevaluering, jf. pkt. 4.

Konkrete ordrer på Rammeaftalen bliver tildelt som følger:

Ordrer tildeles den første Leverandør i kaskaden. Såfremt denne Leverandør pga. kapacitetsmæssige årsager ikke kan udføre ordren inden for de fastsatte frister, jf. Rammeaftalens pkt. 9, vil den anden Leverandør i kaskaden blive tildelt ordren.

Rammeaftalen har en forventet estimeret værdi i aftalens ordinære løbetid på DKK 225 mio. eksklusiv moms fordelt på DKK 100 mio. i aftalens første år, DKK 50 mio. i hvert af Rammeaftalens andet og tredje år samt DKK 25 mio. i Rammeaftalens fjerde år.

Estimatet forudsætter, at der indtræder forhold undervejs i aftaleperioden, som påvirker om-sætningen på Rammeaftalen i nedadgående retning, herunder men ikke afgrænset til anvendelse af værnepligtige til bevogtningsopgaver. Se Rammeaftalens pkt. 7.1 for uddybende herom. Der er dog stor usikkerhed forbundet med, hvorvidt der indtræder forhold, der påvirker omsætningen på Rammeaftalen i nedadgående retning, og såfremt der ikke måtte indtræde forhold, som måtte have den angiven effekt, og rammeaftalens optioner om forlængelse i op til 36 måneder udnyttes til fulde, estimeres Rammeaftalens værdi i den totale løbetid til DKK 700 mio.

Værdien er alene udtryk for et skøn, der baserer sig på tidligere indkøb og de på udbudstids-punktet forventede kommende indkøb. Den forventede estimerede økonomiske værdi er således ikke bindende for ETK, og Leverandøren kan ikke betragte den estimerede værdi som en garanteret omsætning eller pligt for ETK til at aftale en bestemt mængde af de Ydelser, som er omfattet af Rammeaftalen.

Rammeaftalens maksimale økonomiske omfang i den totale løbetid udgør i alt DKK 1.1 mia.,
eksklusiv moms. Rammeaftalens maksimale økonomiske omfang udgør således en ret til for ETK at købe via aftalen uanset indkøbsvolumenen måtte overstige den årlige estimerede værdi. Rammeaftalen ophører uden varsel, såfremt ETK’s maksimale værdi af Rammeaftalen iht. Udbudsbekendtgørelsen overskrides forud for ovenstående. Årsagen til Rammeaftalens maksimale værdi er risikoen for, at ETK’s fremtidige behov overstiger det på udbudstidspunk-tet estimerede behov særligt henset til den øgede økonomi og aktivitetsniveau i Forsvaret som følge af Forsvarsforliget for 2024-2033, Aftale om styrkelse af Forsvarets kampkraft af 22. februar 2025 og den nuværende sikkerhedspolitiske situation.

Yderligere oplysninger

1) Delaftaler:
ETK har vurderet, at det er mest hensigtsmæssigt, at Rammeaftalen ikke opdeles i flere parallelle delaftaler for at skabe en simpel model for Rammeaftalens brugere i ETK og andre myndigheder under Forsvarsministeriet.

På grund af ETK’s kendskab til markedet, har ETK vurderet, at det vil være nødvendigt at opdele Rammeaftalen i adskillige delaftaler for, at andre og mindre aktører skal have kapaciteten til at løfte opgaven for ETK. Opdeling i flere parallelle delaftaler er ressourcekrævende for ETK i forhold til selve udbudsprocessen, da ETK i stedet for én samlet evaluering af Rammeaftalen, er nødt til at foretage en evaluering og tildeling af samtlige delaftaler på baggrund af væsentligt flere tilbud end ved én samlet rammeaftale. Derudover skal der lægges en kontraktstyringsplan for samtlige delaftaler i forbindelse med implementering, hvilket forventes at medføre uforholdsmæssigt store administrative byrder.

ETK forventer desuden ikke at opnå væsentligt lavere priser ved at opdele Rammeaftalen, da Rammeaftalen vedrører indkøb af tjenesteydelser, som leveres af en faggruppe, der for størstedelen af det danske marked er overenskomstdækket.

Fordi ETK er en del af Forsvaret, skal Leverandører som hovedregel sikkerhedsgodkendes. Det kan forventes, at flere forskellige leverandører vil kræve endnu flere sikkerhedsgodkendelser. Sikkerhedsgodkendelser er i forvejen en ”tung proces”, som kan volde udfordringer blot med én leverandør, og en håndtering af flere leverandører kan således medføre yderligere tidsmæssige forsinkelser ved implementering af aftalen.

Det er dermed administrativt tungt for ETK at opdele Rammeaftalen i flere parallelle delaftaler, hvilket ikke bliver opvejet af de fordele i form af større konkurrence om delaftalerne og større leveringssikkerhed, som opdelingen i delaftaler medfører. Det er svært at opnå potentielle synergieffekter på tværs af parallelle delaftaler modsat én primær leverandør af de samlede ydelser under aftalen.

2) Udbudsprocessen:
Udbuddet gennemføres digitalt via udbudsportalen ETHICS. Dette medfører, at fremsættelse af spørgsmål samt aflevering af tilbud udelukkende kan foregå via ETHICS. For adgang til udbudsmaterialet skal tilbudsgiver være registreret som bruger. Registrering er vederlagsfri. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan Ethics support kontaktes via følgende link: https://mercell.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3. 2)

Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være gældende. Det samme gør sig gældende, såfremt tilbudsgiver har uploaded flere tilbud.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem, Ethics. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle offentliggørelser på Ethics.

3) Dokumentation for udelukkelsesgrunde:
Inden underskrivelse af Rammeaftalen, skal den tilbudsgiver, ETK har tildelt Rammeaftalen sende en serviceattest eller tilsvarende dokumentation udstedt af Erhvervsstyrelsen inden for de seneste 6 måneder før tilbudsfristen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Skifteretten v. Domstolsstyrelsen, Skatteforvaltningen, ATP og Politiet (Kriminalregistret).

Serviceattesten skal kunne dokumentere, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelses-grundene i udbudslovens §§ 134a-137, jf. dog § 138.
ETK opfordrer tilbudsgiverne til at fremsende serviceattest eller tilsvarende dokumentation i forbindelse afgivelse af tilbud.

6) Tro- og loveerklæring vedr. Rusland:
Med henvisning til rammeaftalens afsnit 19.2 fremhæves Rammeaftalens regulering og sanktionering af russisk involvering. EU har indført forbud mod at tildele kontrakter, der er omfattet af udbudsdirektiverne, til virksomheder med russisk involvering, der overskrider grænserne herfor, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine. Inden tildeling af Rammeaftalen, skal den tilbudsgiver, ETK påtænker at tildele Rammeaftalen indsende udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring om, at der ikke er nogen russisk involvering i Rammeaftalen, der overskrider grænserne fastsat i artikel 5k i Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine. Tro- og loveerklæringen i Udbudsbilag 3 er dokumentation på overholdelse af Rammeaftalens afsnit 19.2. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen afgive tro- og erklæringen. Støttende enheder og underleverandører skal ikke afgive tro- og loveerklæring, jf. Udbudsbilag 3, eftersom tilbudsgiverens tro- og loveerklæring rummer erklæring vedrørende støttende enheders og underleverandørers forhold. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon til tro- og loveerklæringen i Udbudsbilag 3, som skal benyttes. Tilbudsgivere opfordres til at indsende udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring i forbindelse med aflevering af tilbuddet.

Hovedsted eller sted for udførelsen

Rammeaftalen er landsdækkende. Det fremgår af Bilag 1 – Etablissementspartneroversigt, hvilke Etablissementer som er omfattet af Rammeaftalen, dog skal der forventes levering på adresser, der er tilknyttet et Etablissement, men som geografisk ligger uden for Etablissementets perimeterhegn. ETK forbeholder sig retten til i aftaleperioden bl.a. at øge eller reducere antallet af Etablissementer omfattet af Rammeaftalen som følge af tilpasninger i etablissementsstrukturen inden for de udbudsretlige rammer og i henhold til den indgående Rammeaftale.

Hovedpunkterne i proceduren

Udbuddet afholdes efter reglerne i udbudslovens afsnit III (light-ydelser), og ETK har i Udbudsbetingelserne fastlagt en procedure i henhold til udbudslovens § 187 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud).

ETK forbeholder sig retten til at indgå i forhandling med tilbudsgiverne, hvis det vurderes nødvendigt eller hensigtsmæssigt f.eks. grundet forhold i de indkomne tilbud.

Forhandlingen vil kunne foretages mundtligt eller skriftligt. Såfremt ETK vælger at benytte muligheden for at indgå i forhandling med tilbudsgiverne, vil ETK i denne forbindelse foretage en nærmere tilrettelæggelse af forhandlingsforløbet. Tilbudsgiver vil få information om de nærmere rammer herfor ved indkaldelse til forhandlingen, idet ETK vil overholde nedenstående retningslinjer ved forhandlingen.

Tilbudsgivere, der indleverer et tilbud, inden for den angivne tilbudsfrist, kan deltage i for-
handling, hvilket også gælder selvom et tilbud er ukonditionsmæssigt.

ETK kan på baggrund af forhandlingerne foretage ændringer i udbudsmaterialet, hvis forhold i de indkomne tilbud nødvendiggør dette, eller hvis det på anden vis vurderes uhensigtsmæssigt at fastholde en konkret beskrivelse i udbudsmaterialet. Ændringerne vil ske under overholdelse af ligebehandlings-, gennemsigtigheds- og proportionalitetsprincipperne. Såfremt der foretages ændringer i udbudsmaterialet, vil alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, således få adgang til det reviderede udbudsmateriale samtidigt, og få lige lang tid til at udarbejde endelige tilbud.

Hvis ETK vurderer det nødvendigt eller hensigtsmæssigt, kan tilbudsgiverne blive bedt om at afgive nye eller reviderede tilbud på baggrund af forhandlingerne eller det reviderede udbudsmateriale. ETK vil i så fald fastsætte en ny tilbudsfrist i overensstemmelse med princippet om proportionalitet, jf. udbudsloven § 2.

Tilbudsgiverne har ikke med henvisning til ovenstående, krav på at der gennemføres for-
handling. Forhandling iværksættes således kun, hvis ETK vurderer det hensigtsmæssigt.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Leverandøren skal overholde ETK's krav til CSR, som fremgår af Bilag 10 - Corporate Social Responsibility (CSR).

Rammeaftalen indeholder sikkerhedskrav, herunder krav om sikkerhedsgodkendelse af Leverandørens medarbejdere.

Rammeaftalen indeholder krav om solidarisk hæftelse, såfremt Leverandøren er en sammenslutning af virksomheder, fx konsortium.

Se udbudsmaterialet for yderligere herom.

Yderligere oplysninger

1) Delaftaler:
ETK har vurderet, at det er mest hensigtsmæssigt, at Rammeaftalen ikke opdeles i flere parallelle delaftaler for at skabe en simpel model for Rammeaftalens brugere i ETK og andre myndigheder under Forsvarsministeriet.

På grund af ETK’s kendskab til markedet, har ETK vurderet, at det vil være nødvendigt at opdele Rammeaftalen i adskillige delaftaler for, at andre og mindre aktører skal have kapaciteten til at løfte opgaven for ETK. Opdeling i flere parallelle delaftaler er ressourcekrævende for ETK i forhold til selve udbudsprocessen, da ETK i stedet for én samlet evaluering af Rammeaftalen, er nødt til at foretage en evaluering og tildeling af samtlige delaftaler på baggrund af væsentligt flere tilbud end ved én samlet rammeaftale. Derudover skal der lægges en kontraktstyringsplan for samtlige delaftaler i forbindelse med implementering, hvilket forventes at medføre uforholdsmæssigt store administrative byrder.

ETK forventer desuden ikke at opnå væsentligt lavere priser ved at opdele Rammeaftalen, da Rammeaftalen vedrører indkøb af tjenesteydelser, som leveres af en faggruppe, der for størstedelen af det danske marked er overenskomstdækket.

Fordi ETK er en del af Forsvaret, skal Leverandører som hovedregel sikkerhedsgodkendes. Det kan forventes, at flere forskellige leverandører vil kræve endnu flere sikkerhedsgodkendelser. Sikkerhedsgodkendelser er i forvejen en ”tung proces”, som kan volde udfordringer blot med én leverandør, og en håndtering af flere leverandører kan således medføre yderligere tidsmæssige forsinkelser ved implementering af aftalen.

Det er dermed administrativt tungt for ETK at opdele Rammeaftalen i flere parallelle delaftaler, hvilket ikke bliver opvejet af de fordele i form af større konkurrence om delaftalerne og større leveringssikkerhed, som opdelingen i delaftaler medfører. Det er svært at opnå potentielle synergieffekter på tværs af parallelle delaftaler modsat én primær leverandør af de samlede ydelser under aftalen.

2) Udbudsprocessen:
Udbuddet gennemføres digitalt via udbudsportalen ETHICS. Dette medfører, at fremsættelse af spørgsmål samt aflevering af tilbud udelukkende kan foregå via ETHICS. For adgang til udbudsmaterialet skal tilbudsgiver være registreret som bruger. Registrering er vederlagsfri. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan Ethics support kontaktes via følgende link: https://mercell.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3. 2)

Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være gældende. Det samme gør sig gældende, såfremt tilbudsgiver har uploaded flere tilbud.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem, Ethics. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle offentliggørelser på Ethics.

3) Dokumentation for udelukkelsesgrunde:
Inden underskrivelse af Rammeaftalen, skal den tilbudsgiver, ETK har tildelt Rammeaftalen sende en serviceattest eller tilsvarende dokumentation udstedt af Erhvervsstyrelsen inden for de seneste 6 måneder før tilbudsfristen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Skifteretten v. Domstolsstyrelsen, Skatteforvaltningen, ATP og Politiet (Kriminalregistret).

Serviceattesten skal kunne dokumentere, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelses-grundene i udbudslovens §§ 134a-137, jf. dog § 138.
ETK opfordrer tilbudsgiverne til at fremsende serviceattest eller tilsvarende dokumentation i forbindelse afgivelse af tilbud.

6) Tro- og loveerklæring vedr. Rusland:
Med henvisning til rammeaftalens afsnit 19.2 fremhæves Rammeaftalens regulering og sanktionering af russisk involvering. EU har indført forbud mod at tildele kontrakter, der er omfattet af udbudsdirektiverne, til virksomheder med russisk involvering, der overskrider grænserne herfor, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine. Inden tildeling af Rammeaftalen, skal den tilbudsgiver, ETK påtænker at tildele Rammeaftalen indsende udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring om, at der ikke er nogen russisk involvering i Rammeaftalen, der overskrider grænserne fastsat i artikel 5k i Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine. Tro- og loveerklæringen i Udbudsbilag 3 er dokumentation på overholdelse af Rammeaftalens afsnit 19.2. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen afgive tro- og erklæringen. Støttende enheder og underleverandører skal ikke afgive tro- og loveerklæring, jf. Udbudsbilag 3, eftersom tilbudsgiverens tro- og loveerklæring rummer erklæring vedrørende støttende enheders og underleverandørers forhold. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon til tro- og loveerklæringen i Udbudsbilag 3, som skal benyttes. Tilbudsgivere opfordres til at indsende udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring i forbindelse med aflevering af tilbuddet.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 1) 6 måneder efter at ordregiver har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudsloven § 171, stk. 4. 2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiver har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Der skal indbetales et gebyr på 20.000 kr. ved indgivelse af klage til Klagenævnet for Udbud. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiver om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.