Udbud vedr. Udenrigsministeriets lovpligtige aflevering af elektronisk arkiv for perioden 1/10 2005 til 28/2 2011 til Statens Arkiver. Udenrigsministeriet afholder udbud med henblik på at indgå kontrakt med én leverandør, der kan varetage den samlede aflevering af Udenrigsministeriets elektroniske arkiv til Statens Arkiver i medfør af Bekendtgørelse nr. Udenrigsministeriets elektroniske arkiv omfatter 2 databaser med henholdsvis uklassificeret og klassificeret materiale. Det forventes, at der skal gennemføres en aflevering af begge databaser for perioden 2005–2010 (6 års produktion). Databaserne er fysisk placeret hos Udenrigsministeriet i Danmark, og indeholder alle hjemmeproducerede dokumenter. (herved forstås dokumenter produceret og arkiveret af Udenrigsministeriets ansatte i Danmark, men ikke hos repræsentationerne i udlandet). Antallet af eksisterende dokumenter i den uklassificerede database, forventes at udgøre ca. 2 000 000, fordelt på ca. 1 100 000 akter. Heraf er ca. 350 000 akter klar til aflevering, mens resten skal klargøres. Antallet af eksisterende dokumenter i den klassificerede database forventes at udgøre ca. 98 000, fordelt på 73 000 akter. Heraf er ca. 7 000 klar til aflevering, mens resten skal klargøres. En del af arbejdet med afleveringen af det elektroniske arkiv vil kræve fysisk placering af leverandørens udstyr og medarbejdere hos Udenrigsministeriet og en del af arbejdet vil ske i klassificerede miljøer. Interesserede virksomheder skal således være sig bevidst, at dennes medarbejdere skal kunne sikkerhedsgodkendes af Udenrigsministeriet. Opgaven omfatter klargøring og aflevering af Udenrigsministeriets nuværende elektroniske arkiv for hjemmetjenesten til Statens Arkiver. Ved klargøring forstås følgende: — kvalificering af dokumenter, herunder tænkes især på, om dokumenterne er gemt kor-rekt og ikke er beskyttet af passwords el.lign, — frasortering af irrelevante dokumenter, — konvertering af de relevante elektroniske akter til Tiff.-formatet, — ordning, samling og strukturering af mappestrukturer i henhold til forskrifter fra Statens Arkiver. Ved arbejdet med sortering af dokumenter i det elektroniske arkiv vil Udenrigsministeriet yde bistand til vurdering af de enkelte dokumenters relevans, herunder bistå ved tvivl om indhold grundet sprog, o.l. Efter klargøring af dokumenterne skal leverandøren forestå aflevering af det samlede datamateriale i samarbejde med Statens Arkiver og Udenrigsministeriet. Afleveringen indebærer primært opgaver forbundet med pakning og test af data.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2010-08-18.
Indkøbet blev offentliggjort på 2010-06-25.
Udbudsbekendtgørelse (2010-06-23) Objekt Omfanget af udbuddet
Titel: Indholds- eller datastandardiserings eller -klassificeringstjenester
Fuld tekst:
Udbud vedr. Udenrigsministeriets lovpligtige aflevering af elektronisk arkiv for perioden 1/10 2005 til 28/2 2011 til Statens Arkiver. Udenrigsministeriet afholder udbud med henblik på at indgå kontrakt med én leverandør, der kan varetage den samlede aflevering af Udenrigsministeriets elektroniske arkiv til Statens Arkiver i medfør af Bekendtgørelse nr. Udenrigsministeriets elektroniske arkiv omfatter 2 databaser med henholdsvis uklassificeret og klassificeret materiale. Det forventes, at der skal gennemføres en aflevering af begge databaser for perioden 2005–2010 (6 års produktion). Databaserne er fysisk placeret hos Udenrigsministeriet i Danmark, og indeholder alle hjemmeproducerede dokumenter. (herved forstås dokumenter produceret og arkiveret af Udenrigsministeriets ansatte i Danmark, men ikke hos repræsentationerne i udlandet). Antallet af eksisterende dokumenter i den uklassificerede database, forventes at udgøre ca. 2 000 000, fordelt på ca. 1 100 000 akter. Heraf er ca. 350 000 akter klar til aflevering, mens resten skal klargøres. Antallet af eksisterende dokumenter i den klassificerede database forventes at udgøre ca. 98 000, fordelt på 73 000 akter. Heraf er ca. 7 000 klar til aflevering, mens resten skal klargøres. En del af arbejdet med afleveringen af det elektroniske arkiv vil kræve fysisk placering af leverandørens udstyr og medarbejdere hos Udenrigsministeriet og en del af arbejdet vil ske i klassificerede miljøer. Interesserede virksomheder skal således være sig bevidst, at dennes medarbejdere skal kunne sikkerhedsgodkendes af Udenrigsministeriet. Opgaven omfatter klargøring og aflevering af Udenrigsministeriets nuværende elektroniske arkiv for hjemmetjenesten til Statens Arkiver. Ved klargøring forstås følgende: — kvalificering af dokumenter, herunder tænkes især på, om dokumenterne er gemt kor-rekt og ikke er beskyttet af passwords el.lign, — frasortering af irrelevante dokumenter, — konvertering af de relevante elektroniske akter til Tiff.-formatet, — ordning, samling og strukturering af mappestrukturer i henhold til forskrifter fra Statens Arkiver. Ved arbejdet med sortering af dokumenter i det elektroniske arkiv vil Udenrigsministeriet yde bistand til vurdering af de enkelte dokumenters relevans, herunder bistå ved tvivl om indhold grundet sprog, o.l. Efter klargøring af dokumenterne skal leverandøren forestå aflevering af det samlede datamateriale i samarbejde med Statens Arkiver og Udenrigsministeriet. Afleveringen indebærer primært opgaver forbundet med pakning og test af data.
Udbud vedr. Udenrigsministeriets lovpligtige aflevering af elektronisk arkiv for perioden 1/10 2005 til 28/2 2011 til Statens Arkiver. Udenrigsministeriet afholder udbud med henblik på at indgå kontrakt med én leverandør, der kan varetage den samlede aflevering af Udenrigsministeriets elektroniske arkiv til Statens Arkiver i medfør af Bekendtgørelse nr. Udenrigsministeriets elektroniske arkiv omfatter 2 databaser med henholdsvis uklassificeret og klassificeret materiale. Det forventes, at der skal gennemføres en aflevering af begge databaser for perioden 2005–2010 (6 års produktion). Databaserne er fysisk placeret hos Udenrigsministeriet i Danmark, og indeholder alle hjemmeproducerede dokumenter. (herved forstås dokumenter produceret og arkiveret af Udenrigsministeriets ansatte i Danmark, men ikke hos repræsentationerne i udlandet). Antallet af eksisterende dokumenter i den uklassificerede database, forventes at udgøre ca. 2 000 000, fordelt på ca. 1 100 000 akter. Heraf er ca. 350 000 akter klar til aflevering, mens resten skal klargøres. Antallet af eksisterende dokumenter i den klassificerede database forventes at udgøre ca. 98 000, fordelt på 73 000 akter. Heraf er ca. 7 000 klar til aflevering, mens resten skal klargøres. En del af arbejdet med afleveringen af det elektroniske arkiv vil kræve fysisk placering af leverandørens udstyr og medarbejdere hos Udenrigsministeriet og en del af arbejdet vil ske i klassificerede miljøer. Interesserede virksomheder skal således være sig bevidst, at dennes medarbejdere skal kunne sikkerhedsgodkendes af Udenrigsministeriet. Opgaven omfatter klargøring og aflevering af Udenrigsministeriets nuværende elektroniske arkiv for hjemmetjenesten til Statens Arkiver. Ved klargøring forstås følgende: — kvalificering af dokumenter, herunder tænkes især på, om dokumenterne er gemt kor-rekt og ikke er beskyttet af passwords el.lign, — frasortering af irrelevante dokumenter, — konvertering af de relevante elektroniske akter til Tiff.-formatet, — ordning, samling og strukturering af mappestrukturer i henhold til forskrifter fra Statens Arkiver. Ved arbejdet med sortering af dokumenter i det elektroniske arkiv vil Udenrigsministeriet yde bistand til vurdering af de enkelte dokumenters relevans, herunder bistå ved tvivl om indhold grundet sprog, o.l. Efter klargøring af dokumenterne skal leverandøren forestå aflevering af det samlede datamateriale i samarbejde med Statens Arkiver og Udenrigsministeriet. Afleveringen indebærer primært opgaver forbundet med pakning og test af data.
Sted for udførelsen Byen København
🏙️ Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelseskontrakt
Forordning: De Europæiske Fællesskaber, med deltagelse af WTO-lande
Originalsprog: dansk 🗣️
Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud
Bud-type: Samlet tilbudsafgivelse
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Ordregivende myndighed Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Udenrigsministeriet
Land: Danmark 🇩🇰 Kontakt
Internetadresse: http://www.um.dk🌏