EU-udbud af levering af vask og leje af beklædning og linned til Vallensbæk Kommune

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet vedrører leje og vask af arbejdsbeklædning til personalet på ovenstående arbejdsområder, jf. II.1.4. Desuden omfatter udbuddet Ordregivers behov for linned til lokationernes køkkener, midlertidige pladser i plejen mv.
Herudover omfatter ydelsen adgangen til et elektronisk bestillings-/styringssystem, der gør det nemt at styre, kontrollere og tilpasse beholdningerne af beklædning og linned.
De omfattede enheder hvortil beklædningen skal afhentes og leveres fremgår af udbudsmaterialet. Af udbudsmaterialet fremgår også det på tidspunktet for udbuddets offentliggørelse kendte medarbejderomfang på adresserne.
Antallet af sundhedsfaglige medarbejdere kan variere i aftaleperioden. I øjeblikket omfatter aftalen ca. 224 medarbejdere fordelt som følgende:
214 fastansatte
10 deltidsansatte
Derudover er de følgende antal vikarer og elever, som alle skal have puljetøj.
80 interne vikarer
50 elever og studerende
Ovenstående er fordelt på ca. 96 % kvinder og 4 % mænd.
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet Kontrakt kan opnås flere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet kontrakt, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder, herunder SMV, mulighed for at afgive tilbud.
Tilbudsgiver skal ikke indlevere vareprøver i forbindelse med tilbudsafgivelse. Det er udelukkende den vindende tilbudsgiver, som efter kontraktindgåelse skal stille sine tilbudte beklædningsdele til rådighed for Ordregiver, som herefter udvælger de beklædningsdele, som skal være omfattet af Kontrakten. Linned er ikke omfattet af denne udvælgelse.
Processen for udvælgelse af beklædningsdelene er beskrevet i Bilag 4 – Beskrivelse af beklædningspakker.
Ordregiver gør opmærksom på, at den vindende tilbudsgiver skal foretage opmåling og bestilling af tøj til Ordregivers personale således, at tøjet er klar til levering til leveringsstart jf. udbudsmaterialet.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Tlbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD). Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er. ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør
Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor tilbudsgiver skal bekræfte at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1-3 og § 136:
Punkt A: Grunde vedr. straffedomme
Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.
Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:
Tilbudsgiver skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Tilbudsgiveren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.
Tilbudsgiver skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:
Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1.
Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2.
Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3.
Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 4.
Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 5.
Ubetalt offentlig gæld under 100.000 DKK, jf. nr. 6. Ordregiver påser oplysningen som afgivet under punkt B.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal oplyse ”Samlet årsomsætning” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for tilbudsfrist inden for kontraktens område.
Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere omsætningstal

Det er et mindstekrav, at årsomsætningen er på mindst 10 mio. DKK for hvert af de tre (3) anførte afsluttede regnskabsår.
Ved kontraktens område forstås levering af leje- og vaskeydelser af beklædning og linned på et eller flere af tilbudsgivers egne vaskerier, herunder afhentning og tilbagelevering af beklædning og linned, samt håndtering af logistikken mellem vaskeri og kundens lokationer.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal anføre de op til fem (5) referencer, som tilbudsgiver finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. udbudsbetingelsernes punkt 1.5 og som opfylder mindstekravene jf. sidste bullet. Se nedenstående punkt i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference.
Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato.
Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.
Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb.
Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før tilbudsfristen.
For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Tilbudsgiver har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb. Det er Tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.
Referencerne skal indeholde følgende:
1. Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig og konditionsmæssig i forhold til mindstekravene nedenfor. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).
2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.
3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.
4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med levering af leje- og vaskeydelser af både beklædning og linned fra et af tilbudsgivers egne vaskerier, herunder afhentning og tilbagelevering af beklædning og linned, samt håndtering af logistikken mellem vaskeriet og kundens lokationer fra tre (3) offentlige kunder.
Tilbudsgiver kan vedlægge referencer fra flere kunder, og det er ikke et krav, at referencer for henholdsvis beklædning og linned, skal være fra samme aftale og kunde.
Mindstekravet opfyldes ved referencer indeholdende ovennævnte opgaver.
Ved sammenlignelig reference forstår Ordregiver følgende:
Ved sammenlignelig reference forstås levering af leje- og vaskeydelser af beklædning og linned fra et af tilbudsgiver egne vaskerier, herunder afhentning og tilbagelevering af beklædning og linned, samt håndtering af logistikken mellem vaskeriet og kundens lokationer.
Tilbudsgiver har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD, fx i form af billeder og illustrationer mv.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet Ethics.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet Ethics.
I henhold til tidsplanen vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet Ethics skal stilles til Ethics support. Se i systemet for kontaktinformation.
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med tilbuddet. Herunder beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation.
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
Skatteforvaltningen
ATP
Politiet (Kriminalregistret)
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede omsætning, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver har dokumentationen. Der skal ikke aflevere dokumentation for referencer, men ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.
Hvis Tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning skal der indsendes følgende dokumentation:
en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen-erklæring kan anvendes.
en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte ydelse. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen-erklæring kan anvendes.
Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Bilag 3 – Tro og loveerklæring.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at
Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.
Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette
Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på 20 000 DKK til Klagenævnet for Udbud.