Administration af selvforsikringsordning

Udenrigsministeriet

Udenrigsministeriet selvforsikrer sine ansatte, jf. cirkulære om selvforsikring i staten mv. (Cirkulære nr. 9783 af 9. december 2005). Som følge heraf har Udenrigsministeriet vedtaget interne forsikringsbetingelser der blandt andet omfatter Udenrigsministeriets udsendte og rådgivere.
Dette udbud vedrører administration af Udenrigsministeriets selvforsikringsordning. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud af 2 delaftaler efter reglerne i udbudslovens (LBK nr. 10 af 6. januar 2023) afsnit II.
De to delaftaler omfatter følgende områder:
-Delaftale 1: Sygdom og hjemtransport samt kollektiv heltidsulykkesdækning.
-Delaftale 2: Skader på transport af bohave, bagage samt katastrofedækning.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2023-05-02. Indkøbet blev offentliggjort på 2023-03-24.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Europæiske Rejseforsikring A/S

Hvem?

• Udenrigsministeriet

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2023-03-24	Udbudsbekendtgørelse
2023-08-28	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2023-03-24)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Tjenesteydelser i forbindelse med forsikring og pension
Referencenummer: 2022-35135
Kort beskrivelse:

Udenrigsministeriet selvforsikrer sine ansatte, jf. cirkulære om selvforsikring i staten mv. (Cirkulære nr. 9783 af 9. december 2005). Som følge heraf har Udenrigsministeriet vedtaget interne forsikringsbetingelser der blandt andet omfatter Udenrigsministeriets udsendte og rådgivere. Dette udbud vedrører administration af Udenrigsministeriets selvforsikringsordning. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud af 2 delaftaler efter reglerne i udbudslovens (LBK nr. 10 af 6. januar 2023) afsnit II. De to delaftaler omfatter følgende områder: -Delaftale 1: Sygdom og hjemtransport samt kollektiv heltidsulykkesdækning. -Delaftale 2: Skader på transport af bohave, bagage samt katastrofedækning.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Tjenesteydelser i forbindelse med forsikring og pension 📦
Yderligere CPV-kode: Forsikringstjenester 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Udenrigsministeriet
Postadresse: Asiatisk Plads 2
Postnummer: 1448
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: https://um.dk/ 🌏
E-mail: emiros@um.dk 📧
Telefon: +45 33921735 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=355114&B=DK_UDBUD 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=355114&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-03-24 📅
Tilbudsfrist: 2023-05-02 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-03-29 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 063-186324
EUT-S-nummer: 63
Yderligere oplysninger

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Dette udbud vedrører administration af Udenrigsministeriets selvforsikringsordning. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud af 2 delaftaler efter reglerne i udbudslovens (LBK nr. 10 af 6. januar 2023) afsnit II.

De to delaftaler omfatter følgende områder:

-Delaftale 1: Sygdom og hjemtransport samt kollektiv heltidsulykkesdækning.

-Delaftale 2: Skader på transport af bohave, bagage samt katastrofedækning.

Anslået samlet værdi: 30 000 000 DKK 💰
Maksimalt antal delkontrakter pr. tilbudsgiver: 2
Delkontraktens titel: Delaftale 1: Sygdom og hjemtransport samt kollektiv heltidsulykkesdækning
Delkontraktnummer: 1
Kort beskrivelse:

Den udbudte opgave omfatter administration af Udenrigsministeriets selvforsikringsordning, herunder behandling og udbetaling af refusion af skadeanmeldelser fra hele verden, der er relateret til:

- Sygdom og hjemtransport

- Kollektiv heltidsulykkesdækning

Opgaven omfatter også at stille en døgnbemandet alarmcentral til rådighed, der skal sikre behandling og opfølgning ved akut opståede skader og sygdom, der er omfattet af forsikringsbetingelserne. Administration af selvforsikringsordningen skal udføres i henhold til de af Udenrigsministeriet opstillede betingelser, summer, dækninger og vilkår. Selvforsikringsordningen skal administreres korrekt i henhold til de enkelte personalegrupper og de forskelligheder, der gælder herfor.

Leverandøren skal sikre hurtig og bedst mulig behandling og opfølgning i forbindelse med sygdom og skader, der er omfattet af selvforsikringsordningen.

Anslået værdi uden moms: 26 000 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan forlænges 2 x 1 år.
Yderligere oplysninger:

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Delkontraktens titel: Delaftale 2: Skader på transport af bohave, bagage samt katastrofedækning
Delkontraktnummer: 2
Kort beskrivelse:

-Transportskade på bohave

-Bagage

-Katastrofedækning

Administration af selvforsikringsordningen skal udføres i henhold til opstillede betingelser, summer, dækninger og vilkår. Selvforsikringsordningen skal administreres korrekt i henhold til de enkelte personalegrupper og de forskelligheder, der gælder herfor.

Anslået værdi uden moms: 4 000 000 DKK 💰
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:

Administrationsordningen og alarmcentralen dækker blandt andet udsendte medarbejdere og rådgivere i hele verden.

Danmark

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal disse oplysninger opgives for hver enkelt økonomisk aktør/virksomhed.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår.

Mindstekrav til niveauet:

Mindstekrav til det niveau, der kræves for delaftale 1:

En samlet årlig omsætning på mindst DKK 10 mio. i de seneste tre disponible regnskabsår.

Mindstekrav til det niveau, der kræves for delaftale 2:

En samlet årlig omsætning på mindst DKK 8 mio. i de seneste tre disponible regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal vedlægge minimum en reference for den/de delaftale(r), for hvilken tilbudsgiver afgiver tilbud på, udført inden for de seneste tre år med en beskrivelse af opgaven med angivelse af beløb, tidspunkt og opdragsgiver.

Der skal minimum vedlægges 1 reference på den/de delaftale(r) der afgives tilbud på, der må dog maksimalt vedlægges 3 referencer per delaftale. Såfremt der vedlægges mere end 3 referencer, bliver der alene vurderet på de første 3 referencer.

Kun de leverancer (referencer), der er udført på tidspunktet for tilbudsfristens udløb, vil indgå i vurderingen. Hvis den pågældende leverance udføres løbende, er det kun den del af ydelserne, der er udført inden for de seneste 3 (tre) år og afsluttet ved tilbudsfristens udløb, der indgår i vurderingen af leverancen (referencen). Hvis en del af ydelserne ikke er udført inden for de seneste 3 (tre) år, eller hvis en del af ydelserne ikke er afsluttet ved tilbudsfristens udløb, vil denne del derfor ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at ansøger/tilbudsgiver tydeligt angiver, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde eller omfang osv.) af en løbende leverance (reference), der er udført inden for de seneste 3 (tre) år.

Listen må maksimalt indeholde 3 tidligere referencer, uanset om tilbudsgiver er en enhed, udgør en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, eller baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen. Hvis listen indeholder flere end 3 referencer vil Udenrigsministeriet kun tage de første 3 referencer på listen i betragtning. Referencer derudover vil ikke indgå i vurderingen.

Mindstekrav til niveauet:

Referencerne skal angives i ESPD'et.

Der skal minimum vedlægges 1 reference for delaftale 1.

Reference(erne) for delaftale 1 skal dokumentere erfaring med:

-Håndtering af global skadesbehandling inden for sygdom og hjemtransport

-Håndtering af skadesbehandling i forbindelse med heltidsulykkesdækning.

Der skal minimum vedlægges 1 reference for delaftale 2.

Reference(erne) for delaftale 2 skal dokumentere:

-Håndtering af skadesbehandling i forbindelse med transportskade.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Ved udbetaling af forskudsbeløb skal der stilles en anfordringsgaranti fra en anerkendt finansiel institution. Den finansielle institution skal godkendes af Udenrigsministeriet.

Der henvises til udbudsmaterialet vedrørende betalingsbetingelser. Fakturering skal ske i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning om offentlige betalinger. Dette er p.t. lovbkg. nr. 798 fra juni 2007, som stiller krav om elektronisk fakturering. De nærmere betingelser vil fremgå af kontrakten.

Kontrakten skal udføres under hensyntagen til CSR-krav og den anvendte arbejdsklausul.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 14:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 4 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2023-05-02 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 14:00

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 43271911
Kontakt
Enhed: Emil Nordal Rosenkvist
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/357535 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=355114&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder følgende frivillige udelukkelsesgrunde anvendelse i forbindelse med dette udbud: udbudslovens §§ 137, stk. 1, nr. 2 om konkurs mv., nr. 3 om konkurrenceforvridende aftaler og nr. 5 om forsøg på at påvirke ordregiverens beslutningsproces. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Ordregiver skal i medfør af udbudslovens § 134 a udelukke tilbudsgivere, som er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt GPA-aftalen eller øvrige handelsaftaler, som er forpligtende for Danmark.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

Tilbudsgiver skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2 nævnte forhold.

Inden beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et, fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152.

En tilbudsgiver, der er omfattet af en udelukkelsesgrund er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ordregiver kan alene udelukke en tilbudsgiver, hvis ordregiver har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning). I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at tilbudsgiver ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2.

- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

For de øvrige udelukkelsesgrunde i udbudsloven udgør tilbudsgiverens egen-erklæring i ESPD’et endelig dokumentation. Ordregiver er dog berettiget til at kræve yderligere dokumentation og foretage effektiv kontrol af den fremlagte dokumentation, såfremt ordregiveren skønner, at det er nødvendigt for, at udbudsproceduren gennemføres korrekt.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2023/S 063-186324 (2023-03-24)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-08-28)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 30 000 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-08-28 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-09-01 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 168-527356
Henviser til bekendtgørelse: 2023/S 063-186324
EUT-S-nummer: 168

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 60
Pris (justeringskoefficient): 40

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2023-08-14 📅
Navn: Europæiske Rejseforsikring A/S
Nationalt registreringsnummer: 62940514
Postadresse: Frederiksberg Allé 3
Postby: København V
Postnummer: 1790
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: erhvervsalg@erv.dk 📧
Land: Hovedstaden 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 26 000 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 4
Kilde: OJS 2023/S 168-527356 (2023-08-28)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Finansielle tjenester og forsikringstjenester (12 nye indkøb)

Tjenesteydelser i forbindelse med forsikring og pension (9)