50.10 Kopi og print (2027)

Kort beskrivelse

Udbuddet angår følgende produkt- og underproduktgrupper:
Produktgruppen "Maskiner" med underproduktgrupperne ”Transportabel printer”, ”Kontorprinter” og ”MFP”.
Produktgruppen ”Tilbehør” med tilhørende underproduktgrupper i form af forskellige former for tilbehør bl.a. serviceaftale og blækbeholdere/tonere.
Produktgruppen "Software” med tilhørende underproduktgrupper ”Licens – Follow-me” samt ”Licens – Print management løsning”.
"Produktgruppen" Ydelser” med tilhørende underproduktgrupper ”Installation”, ”Teknisk bistand”, ”Uddannelse”, ”Brugt udstyr”, ”Flytning/omplacering” samt ”Prioriteret fejlretning”.

Aftalen vil være forpligtende for de af SKI's kunder, som inden udbuddet har tilsluttet sig. Aftalen vil endvidere være forpligtende for staten. Aftalen vil også kunne anvendes frivilligt af nogle SKI-kunder. Det er beskrevet i bilag A Kunder og A.1 Kundeliste hvilke kunder, der kan anvende aftalen.

Yderligere oplysninger

• ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene anført i “Udelukkelsesgrund” i afsnit 2.1.6 Grund til udelukkelse. ESPD er desuden et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed anført i afsnit 5.1.9 “Udvælgelseskriterier”.

• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

• Hvis tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

• Inden tildelingsbeslutningen skal de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for at oplysningerne i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde og egnethed er korrekte, jf. dog om referencer lige nedenfor.

• De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de angivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.

• Tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136, og § 137, stk. 1, nr. 2. Der skal fremlægges dokumentation for afgivne oplysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136 og § 137, stk. 1, nr. 2. Dette gælder for tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder. Det fremgår af Europa Kommissionens tjeneste eCertis, hvad må anses som tilstrækkelig dokumentation for den enkelte virksomhed, da det afhænger af virksomhedens hjemland.

• Det fremgår under de enkelte udvælgelseskriterier, hvilken dokumentation der skal fremlægges for de afgivne oplysninger i ESPD.

• Frister angivet ved tid og dato er i lokal dansk tid, medmindre andet eksplicit fremgår.

• Ad punkt 2.1.3 Værdi og 5.1.5 Værdi: Angivelsen af rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi, er udtryk for en skønsmæssig vurdering af det forventede fremtidige forbrug, som baseres på:

- Omsætning og omsætningsudviklingen for den nuværende rammeaftale 50.10 Kopi og print (2023). Udviklingen viser et fald i forhold til 50.10 (2019), og der er indregnet et fortsat forventet fald i omsætningen.
- At det er forpligtende for kunderne at bruge rammeaftalen.
- Kundernes egne estimater af deres forbrug på den kommende rammeaftale.
- Prisudviklingen på hardwaremarkedet der forventes at stige med 10 % i tillæg til kundernes indmeldte omsætning
- Betaling for serviceaftaler efter udløb af det 4. driftsår anslås at udgøre ca. 30 % af den samlede omsætning, da serviceaftaler kan løbe i op til otte år.


Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på rammeaftalen, er der således også en usikkerhed om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive.

Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af rammeaftalen, og en vurdering af rammeaftalens maksimale værdi. Denne værdi anses ikke for klart usandsynlig. Den maksimale værdi kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.

Forskellen mellem rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:

- Højere prisstigninger end antaget pga. inflationært pres samt øget efterspørgsel på chips
- Større indkøbsbehov hos kunderne på rammeaftalen end forudsat samt et udvidet sortiment med bl.a. med en mindre og en større maskinmodel samt software som en service, som kan medføre, at en større del af kundernes samlede behov dækkes via rammeaftalen.
- Flere kunder der frivilligt benytter rammeaftalen.

Skønnet af rammeaftalens anslåede værdi og rammeaftalens maksimale værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på rammeaftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner, og på tværs af alle aktører i rammeaftalen, uanset det endelige antal heraf.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal for at blive erklæret egnet – opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en samlet årsomsætning på minimum DKK 30 mio. ekskl. moms.
Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium) beregnes sammenslutningens samlede årsomsætning som summen af den årsomsætning hos deltagerne i sammenslutningen. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes den årsomsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i udbudsbetingelsernes punkt 7.3 og 9.2.1.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes punkt 9.2.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt udbudsbetingelsernes punkt 16.4 om støtteerklæring.
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), henvises til udbudsbetingelsernes punkt 9.2.1 om ESPD og punkt 9.5, andet tekstafsnit.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår,
eller
• en erklæring om, at den i ESPD’et oplyste årsomsætning er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal for at blive erklæret egnet – opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en egenkapital på minimum DKK 10 mio.
Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium) beregnes sammenslutningens samlede egenkapital som summen af egenkapitalens værdi hos deltagerne i sammenslutningen. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes egenkapital på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i udbudsbetingelsernes punkt 7.3 og 9.2.1.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes punkt 9.2.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt udbudsbetingelsernes punkt 16.4 om støtteerklæring.
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), henvises til udbudsbetingelsernes punkt 9.2.1 om ESPD og punkt 9.5, andet tekstafsnit.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår,
eller
• en erklæring om, at den i ESPD’et oplyste egenkapital er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal for at blive erklæret som egnet – opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver kan dokumentere tre lignende referencer, udført inden for de seneste tre år forud for tilbudsfristen. Ved en lignende reference forstås en samlet leverance af minimum 150 multifunktionsmaskiner.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i udbudsbetingelsernes punkt 7.3 og punkt 9.2.1.
Én reference skal omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt. Én reference kan således ikke omfatte flere kontrakter, uanset om modtageren er den samme. Da én reference skal omfatte en konkret leverance, kan referencen ikke omfatte en rammeaftale. Én reference kan dog godt omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt, der er baseret på en rammeaftale. Kontrakten, som leverancen er udført i henhold til, kan være startet tidligere end tre år før tilbudsfristen og/eller løbe videre efter tilbudsfristen, men der kan alene lægges vægt på de dele af leverancen, der er udført inden for de seneste tre år før tilbudsfristen. Referencen skal derfor alene beskrive og angive værdien for de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste tre år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode.
Hvis tilbudsgiver angiver en reference på en leverance, hvor kontrakten er startet tidligere end tre år før tilbudsfristen og/eller løber videre efter tilbudsfristen, står tilbudsgiver inde for ved sin erklæring i ESPD’et, at der alene er beskrevet og angivet værdi for de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste tre år før tilbudsfristen. Se nærmere om angivelse af en reference i ESPD’et i udbudsbetingelsernes punkt 9.2.1.1.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige formåen, henvises til udbudsbetingelsernes punkt 9.2.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den tekniske og faglige formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og udbudsbetingelsernes punkt 16.4 om støtteerklæring.
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), henvises til punkt 9.2.1 om ESPD og punkt 9.5, tredje tekstafsnit.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

En virksomhed, der afgiver økonomisk og finansiel støtte til en tilbudsgiver i forbindelse med dette udbud, skal påtage sig en uigenkaldelig forpligtelse til at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, og til at stille de ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, der er forbundet med den økonomiske og finansielle støtte, i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed.

Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig at hæfte solidarisk, og udpege en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

En virksomhed der afgiver teknisk og faglig støtte til en tilbudsgiver i forbindelse med dette udbud skal påtage sig en uigenkaldelig forpligtelse til at stille de ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, der er forbundet med den tekniske og faglige støtte, i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed.

I rammeaftalen er hensynet til samfundsansvar ved kontraktopfyldelse, som formuleret i de konventioner, som ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, reguleret i relevant omfang. Herudover indeholder rammeaftalen en arbejdsklausul i bilag G.

Yderligere omfattede købere

Kundens tildeling af leveringskontrakt sker som direkte tildeling på baggrund af laveste omkostning på kundens konkrete indkøb. Kunden kan inddrage skifteomkostninger. Kundens tildeling kan omfatte en/flere optioner. En option skal udnyttes senest 24 måneder efter tidspunktet for rammeaftalens udløb. Se bilag D Brug af Rammeaftale.

Yderligere oplysninger

• ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene anført i “Udelukkelsesgrund” i afsnit 2.1.6 Grund til udelukkelse. ESPD er desuden et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed anført i afsnit 5.1.9 “Udvælgelseskriterier”.

• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

• Hvis tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

• Inden tildelingsbeslutningen skal de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for at oplysningerne i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde og egnethed er korrekte, jf. dog om referencer lige nedenfor.

• De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de angivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.

• Tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136, og § 137, stk. 1, nr. 2. Der skal fremlægges dokumentation for afgivne oplysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136 og § 137, stk. 1, nr. 2. Dette gælder for tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder. Det fremgår af Europa Kommissionens tjeneste eCertis, hvad må anses som tilstrækkelig dokumentation for den enkelte virksomhed, da det afhænger af virksomhedens hjemland.

• Det fremgår under de enkelte udvælgelseskriterier, hvilken dokumentation der skal fremlægges for de afgivne oplysninger i ESPD.

• Frister angivet ved tid og dato er i lokal dansk tid, medmindre andet eksplicit fremgår.

• Ad punkt 2.1.3 Værdi og 5.1.5 Værdi: Angivelsen af rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi, er udtryk for en skønsmæssig vurdering af det forventede fremtidige forbrug, som baseres på:

- Omsætning og omsætningsudviklingen for den nuværende rammeaftale 50.10 Kopi og print (2023). Udviklingen viser et fald i forhold til 50.10 (2019), og der er indregnet et fortsat forventet fald i omsætningen.
- At det er forpligtende for kunderne at bruge rammeaftalen.
- Kundernes egne estimater af deres forbrug på den kommende rammeaftale.
- Prisudviklingen på hardwaremarkedet der forventes at stige med 10 % i tillæg til kundernes indmeldte omsætning
- Betaling for serviceaftaler efter udløb af det 4. driftsår anslås at udgøre ca. 30 % af den samlede omsætning, da serviceaftaler kan løbe i op til otte år.


Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på rammeaftalen, er der således også en usikkerhed om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive.

Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af rammeaftalen, og en vurdering af rammeaftalens maksimale værdi. Denne værdi anses ikke for klart usandsynlig. Den maksimale værdi kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.

Forskellen mellem rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:

- Højere prisstigninger end antaget pga. inflationært pres samt øget efterspørgsel på chips
- Større indkøbsbehov hos kunderne på rammeaftalen end forudsat samt et udvidet sortiment med bl.a. med en mindre og en større maskinmodel samt software som en service, som kan medføre, at en større del af kundernes samlede behov dækkes via rammeaftalen.
- Flere kunder der frivilligt benytter rammeaftalen.

Skønnet af rammeaftalens anslåede værdi og rammeaftalens maksimale værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på rammeaftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner, og på tværs af alle aktører i rammeaftalen, uanset det endelige antal heraf.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter SKI har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor SKI har underrettet de berørte tilbudsgivere, jf. § 7, stk. 2, nr. 3 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer).
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette SKI om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 6, stk. 4 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer). I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. § 12, stk. 1, jf. § 6, stk. 4 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer).