Vagtydelser

Hovedpunkterne i proceduren

6. Form og procedure for udbuddet
Udbuddet gennemføres efter udbudslovens afsnit 3. Det betyder, at Odense Kommune jf. udbudslovens § 186, skal fastlægge en procedure der vil blive fulgt i udbudsprocessen.

Odense Kommune har valgt nedenstående procedure:


6.1 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt udbudsbilag A – Tilbudsliste Vagtydelse
• Udfyldt udbudsbilag B – Tilbudsbesvarelse
• Udfyldt udbudsbilag C – Virksomhedsoplysninger
• Udfyldt udbudsbilag D – Referencer
• Udfyldt bilag 4 – Tro- og loveerklæring om udelukkelsesgrunde
• Redegørelse for overholdelse af arbejdsklausul
• Beskæftigelsesplan for overholdelse af beskæftigelsesklausul
• Kopi af erhvervsansvarsforsikring og bekræftelse på at forsikringen er betalt
• Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for tilladelse fra politiet til at drive vagtvirksomhed
• Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for certificering/registrering hos Forsikring & Pension (F&P) eller tilsvarende myndighed eller brancheforening
• Revisorpåtegnet årsregnskab for seneste disponible regnskabsår, hvoraf tilbudsgivers omsætning og soliditetsgrad fremgår
• Certifikat i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger
• Hvis relevant: Dokumentation for konsortiedeltageres hæftelse eller andre enheders hæftelse og tilvejebringelse af ressourcer, jf. hhv. pkt. 9.5 Konsortier og 9.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.
Ordregiver forbeholder sig ret til at anvende udbudslovens §159, stk. 5 til at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet i tilfælde af manglende, ufuldstændige eller fejlbehæftede oplysninger eller dokumenter.
6.2 Tilbudsfrist
Tilbud, inklusiv alle dokumenter/bilag, skal afleveres igennem Udbudssystemet inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem Udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
6.3 Sprog
Tilbuddene skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning.


6.4 Flere tilbud
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud.

6.5 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.

6.6 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder efter udløb af tilbudsfristen.

6.7 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.

6.8 Forbehold i tilbud
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold i tilbuddet, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbud ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet alligevel er taget.

I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt under spørgsmål/svar-run-den at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet.

Tilbudsgiver opfordres til ikke uovervejet at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til nogen tilbud, idet sådanne dokumenter kan indeholde utilsigtede forbehold.

6.9 Forhandling
Ordregiver forbeholder sig ret til forhandling efter modtagelsen af tilbud. Ordregiver sørger for at samtlige tilbudsgivere varsles samtidigt om eventuelle forhandlingsrunder, samt dagsorden for disse forhandlingsmøder.

6.9.1 Endeligt tilbud

Efter afslutning af forhandlingerne opfordrer ordregiver ved opfordringsskrivelse forhandlingsdeltagerne til at afgive endeligt tilbud, som vil være grundlaget for ordregivers tildeling til det økonomisk mest fordelsagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

Ordregiver vil ændringsmarkere eventuelle ændringer til udbudsmaterialet foranlediget af forhandlingerne og dette vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af opfordringsskrivelsen.
Fristen for indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud.

Det endelige tilbud skal være modtaget i Udbudssystemet inden den anførte frist og i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav.

De endelige tilbud evalueres af ordregiver på baggrund af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium, jf. afsnit 10.

Tilbudsgiverne vil modtage oplysning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen på samme tid.

Ordregiver gennemfører ikke forhandlingerne om de endelige tilbud, men der vil dog inden for rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal angive minimum 2 referencer, der er udført inden for de seneste 3 år:
o Referencerne skal vedrøre opgaver af samme art, som den udbudte.
o Minimum én af referencerne skal bl.a. indeholde faste runderinger. Det bør angives specifikt i beskrivelsen af referencen.
o Hver af referencerne skal som minimum have en samlet omsætning på DKK 3,5 mio. over en 12 måneders periode.
o Referencerne skal være udført for en offentlig ordregiver.
o Alderen på referencen regnes i forhold til referencens slutdato og tilbudsfristen for dette udbud. Der må gerne være tale om igangværende referencer.
o De angivne referencer skal som minimum have været i drift i 3 måneder på datoen for tilbudsfristen.
o Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de angivne referencer, hvorfor der skal oplyses kontaktoplysninger på kontaktpersoner.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.