Udbud med forhandling af Madservice til plejecentre og andre enheder i Albertslund Kommune

Kort beskrivelse

Udbud af Aftalen af madservice til plejecentre og andre enheder i Albertslund Kommune. Med madservice menes madproduktion i Leverandørens egne faciliteter til levering på plejecentre og andre enheder i kommunen.
Ordregiver har to (2) plejecentre, hhv. Albertshøj med cirka 117 beboere, heraf daghjem med maksimalt 30 borgere pr. dag (man - fre) og 12 rehabiliteringspladser samt Humlehusene med cirka 50 beboere.
Beboerne på Albertshøj er hovedsageligt ældre borgere og borgere med et handicap.
Beboerne på Humlehusene er hovedsageligt borgere med demens.

Begge plejecentre har modtagerkøkkener og begrænsede opbevaringsfaciliteter til fødevarer jf. Kontraktbilag 7 – Leveringsstedsbeskrivelse. Der kan derfor ikke produceres forplejning til beboerne på plejecentrene lokalt på det enkelte plejecenter. Ordregiver har derfor behov for at få leveret maden udefra, med korte mellemrum, som på nuværende tidspunkt er to (2) gange ugentligt.
Aftalen vedrører som udgangspunkt alle hovedmåltider og biretter til plejecentrene, dog ikke morgenmad.

Ordregivers øvrige enheder kan anvende aftalen under samme vilkår, som plejecentrene Albertshøj og Humlehusene.

Yderligere oplysninger

Udelukkelsesgrunde efter udbudslovens § 134 a:
Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. Tilbudsblankettens pkt. 4
Hvis Ordregiver anmoder om dokumentation, fremlægger Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder fra Danmark, anmodet dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.dk

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist ved fremsættelse af anmodning om dokumentation.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen, jf. Tilbudsblankettens pkt. 2 og 3
I det tilfælde, at Ordregiver anmoder om verifikation af de afgivne oplysninger i Tilbudsblankettens pkt. 2 og 3, sker det på følgende måde:

• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede økonomi, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

• Der skal ikke afleveres yderligere dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos de i referencerne anførte kunder.

Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument, jf. Kontraktbilag 4.

I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.

Vareprøver:
Som en del af processen skal tilbudsgiver indlevere smagsprøver, til brug for underkriteriet Kulinarisk kvalitet (Smagsafprøvning)

Hovedpunkterne i proceduren

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud med forhandling efter udbudslovens afsnit III (Light-regiment) og består både af en indledende tilbudsfase (jf. Udbudsbetingelsernes afsnit 3) og en forhandlingsfase med efterfølgende afgivelse af endeligt tilbud, (jf. Udbudsbetingelsernes afsnit 4).

Yderligere oplysninger

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Referencer: Der skal afgives minimum én (1) og maksimalt tre (3) referencer, leveret indenfor de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristen.

Det er et minimumskrav, at referencerne enten individuelt eller tilsammen dokumenterer at Tilbudsgiver har erfaring med levering af madservice til enten hjemmeboende borgere eller borgere på et plejecenter. Referencen skal vedrøre levering til minimum 25 borgere, eller minimum 100 retter på ugentlig basis.

Beskrivelse af udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøger eller tilbudsgiver er hjemhørende.
Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger”.

Yderligere oplysninger

Udelukkelsesgrunde efter udbudslovens § 134 a:
Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. Tilbudsblankettens pkt. 4
Hvis Ordregiver anmoder om dokumentation, fremlægger Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder fra Danmark, anmodet dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.dk

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist ved fremsættelse af anmodning om dokumentation.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen, jf. Tilbudsblankettens pkt. 2 og 3
I det tilfælde, at Ordregiver anmoder om verifikation af de afgivne oplysninger i Tilbudsblankettens pkt. 2 og 3, sker det på følgende måde:

• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede økonomi, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

• Der skal ikke afleveres yderligere dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos de i referencerne anførte kunder.

Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument, jf. Kontraktbilag 4.

I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.

Vareprøver:
Som en del af processen skal tilbudsgiver indlevere smagsprøver, til brug for underkriteriet Kulinarisk kvalitet (Smagsafprøvning)

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.