Udbud af vedligeholdelse og videreudvikling af ESDH-system | Folketingets Ombudsmand

Dato	Dokument
2025-03-10	Udbudsbekendtgørelse

Kort beskrivelse

Udbuddet omfatter en kontrakt om vedligeholdelse og videreudvikling af ordregivers eksisterende ESDH-system (Public 360), som ordregiver har fået tilpasset, og som ordregiver har en tidsubegrænset brugsret til. Leverandøren skal fra overtagelsesdagen vedligeholde og supportere alle dele af systemet, herunder levere sådanne ydelser, der er nødvendige for at holde systemet i god og driftssikker stand, samt sikre, at systemet i hele kontraktens løbetid opfylder alle kontraktens krav og i øvrigt understøtter ordregivers forretningsmæssige mål. Kontrakten skal således give ordregiver mulighed for at nyttiggøre licenserne i forhold til et udbud af vedligeholdelse og videreudvikling af ESDH-systemet. Ordregiver råder over ca. 120 brugerlicenser. Af rettighedsmæssige årsager er det alene Tietoevry som producent, der kan vedligeholde Public 360, hvorfor udbuddet i praksis forudsætter, at Tietoevry indtræder som underleverandør til samtlige de leverandører i markedet, der måtte være interesseret i udbuddet. Det påhviler i den forbindelse ordregiver at sikre, at der er en tilstrækkelig konkurrence mellem tilbudsgiverne. I forbindelse med udbuddet har ordregiver udarbejdet en skriftlig instruks til Tietoevry, der sikrer, at Tietoevry behandler alle hovedleverandører lige, ligesom ordregiver løbende udøver den nødvendige kontrol hermed på basis af de i instruksen fastsatte kontrolmekanismer. Ordregiver forestår selv driften af systemet. Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale. Kontrakten omfatter således både leverandørens pligt til at levere vedligeholdelse af det eksisterende ESDH-system, ligesom der vil indgå et element af rammeaftale i forbindelse med ordregivers mulighed for i kontraktperioden at bestille ændringer og videreudvikling af systemet, så systemet løbende kan tilpasses udviklingen i ordregivers forretningsmæssige behov. I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at anskaffelsen ikke kan opdeles, idet der er tale om udbud af en kontrakt om sammenhængende ydelser, som ikke kan opdeles i delaftaler henset til ordregivers behov for en samlet kontrakt med et samlet ansvar.

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet omfatter en kontrakt om vedligeholdelse og videreudvikling af ordregivers eksisterende ESDH-system (Public 360), som ordregiver har fået tilpasset, og som ordregiver har en tidsubegrænset brugsret til. Leverandøren skal fra overtagelsesdagen vedligeholde og supportere alle dele af systemet, herunder levere sådanne ydelser, der er nødvendige for at holde systemet i god og driftssikker stand, samt sikre, at systemet i hele kontraktens løbetid opfylder alle kontraktens krav og i øvrigt understøtter ordregivers forretningsmæssige mål. Kontrakten skal således give ordregiver mulighed for at nyttiggøre licenserne i forhold til et udbud af vedligeholdelse og videreudvikling af ESDH-systemet. Ordregiver råder over ca. 120 brugerlicenser. Af rettighedsmæssige årsager er det alene Tietoevry som producent, der kan vedligeholde Public 360, hvorfor udbuddet i praksis forudsætter, at Tietoevry indtræder som underleverandør til samtlige de leverandører i markedet, der måtte være interesseret i udbuddet. Det påhviler i den forbindelse ordregiver at sikre, at der er en tilstrækkelig konkurrence mellem tilbudsgiverne. I forbindelse med udbuddet har ordregiver udarbejdet en skriftlig instruks til Tietoevry, der sikrer, at Tietoevry behandler alle hovedleverandører lige, ligesom ordregiver løbende udøver den nødvendige kontrol hermed på basis af de i instruksen fastsatte kontrolmekanismer. Ordregiver forestår selv driften af systemet. Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale. Kontrakten omfatter således både leverandørens pligt til at levere vedligeholdelse af det eksisterende ESDH-system, ligesom der vil indgå et element af rammeaftale i forbindelse med ordregivers mulighed for i kontraktperioden at bestille ændringer og videreudvikling af systemet, så systemet løbende kan tilpasses udviklingen i ordregivers forretningsmæssige behov. I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at anskaffelsen ikke kan opdeles, idet der er tale om udbud af en kontrakt om sammenhængende ydelser, som ikke kan opdeles i delaftaler henset til ordregivers behov for en samlet kontrakt med et samlet ansvar.

Yderligere oplysninger

Der er tale om et offentligt udbud. Tilbud skal uploades og afsendes via udbudssystemet inden udløb af den angivne frist. Som en del af tilbuddet skal tilbudsgiver udfylde ESPD (”fælleseuropæisk udbudsdokument”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om: - Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 og de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 2 og 5 - De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet, og - De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet. En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgivere (jf. herunder lovens § 138). Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælles europæiske udbudsdokument. Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsprocedure. Den dokumentation, der kan kræves, fremgår af udbudsbetingelserne. Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet). EU har indført forbud mod deltagelse i EU-udbud af virksomheder med russisk involvering, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) no. 833/2014 af 31. juli 2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved Rådets Forordning (EU) nr. 2022/578 af 8. april 2022. Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet aflevere en tro og love erklæring om, at virksomheden og tilbuddet ikke har russisk involvering, der overskrider grænserne i forordningen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge en tro og love erklæring. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon, som kan benyttes. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode tilbudsgiverne om at fremlægge dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i tro og love erklæring(er) om sanktioner mod Rusland og russiske interesser. Tilsvarende kan ordregiver anmode tilbudsgiverne om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Egenkapital: Tilbudsgiver skal aflevere et ESPD, hvori tilbudsgiver skal afgive erklæring om tilbudsgivers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for tilbudsgiver (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen). Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en positiv egenkapital. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af minimumskrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Egenkapital beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital i seneste disponible regnskabsår, dvs. virksomhedernes egenkapital lægges sammen. Hver enkelt af disse enheder skal endvidere påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6. Tilbudsgiver skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder det tal, som kræves oplyst i ESPD. En tilbudsgiver, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor tilbudsgiveren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiver et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4. Tilbudsgiver kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiver af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Samlede aktiver: Tilbudsgiver skal aflevere et ESPD, hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om tilbudsgivers samlede aktiver (også kaldet ”balancesum”) i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for tilbudsgiver (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen). Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en soliditetsgrad på mindst 20 %. Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver (balancesummen). Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af minimumskrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Soliditetsgrad beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital for seneste disponible regnskabsår, divideret med virksomhedernes samlede aktiver for regnskabsåret, udregnet i procent. Hver enkelt af disse enheder skal endvidere påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6. Tilbudsgiver skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder det tal, som kræves oplyst i ESPD. En tilbudsgiver, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor tilbudsgiveren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiver et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4. Tilbudsgiver kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiver af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.

Der er tale om et offentligt udbud. Tilbud skal uploades og afsendes via udbudssystemet inden udløb af den angivne frist. Som en del af tilbuddet skal tilbudsgiver udfylde ESPD (”fælleseuropæisk udbudsdokument”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om: - Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 og de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 2 og 5 - De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet, og - De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet. En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgivere (jf. herunder lovens § 138). Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælles europæiske udbudsdokument. Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsprocedure. Den dokumentation, der kan kræves, fremgår af udbudsbetingelserne. Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet). EU har indført forbud mod deltagelse i EU-udbud af virksomheder med russisk involvering, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) no. 833/2014 af 31. juli 2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved Rådets Forordning (EU) nr. 2022/578 af 8. april 2022. Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet aflevere en tro og love erklæring om, at virksomheden og tilbuddet ikke har russisk involvering, der overskrider grænserne i forordningen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge en tro og love erklæring. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon, som kan benyttes. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode tilbudsgiverne om at fremlægge dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i tro og love erklæring(er) om sanktioner mod Rusland og russiske interesser. Tilsvarende kan ordregiver anmode tilbudsgiverne om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation.