Udbud af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025 | Udenrigsministeriet

Dato	Dokument
2025-03-19	Udbudsbekendtgørelse

Kort beskrivelse

Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse skal Danmark afholde et politisk højniveaumøde (topmøde). Topmødet skal afholdes den 1. oktober 2025 (”Afviklingsdagen”), på en endnu ikke offentliggjort lokation i København (Fortrolig Lokation). De eksisterende bygninger på lokationen vil danne rammen og huse selve mødet. De midlertidige faciliteter omfattet af denne kontrakt skal rumme et mediecenter, overdækket ankomstområde for VIP’er, akkrediteringsområde for presse, lokaler for mixed zone, pressekonferencer, pressebriefinger, lokale for fjerntolkning, garderobe, toiletfaciliteter, anretterkøkken samt overdækkede gangstier. Ydelsen omfatter derudover gulvbelægning i eksisterende bygninger. De midlertidige faciliteter skal skaleres efter et forventet deltagerantal på 1200 personer fordelt i de midlertidige faciliteter. Leverandøren skal samarbejde med Kundens øvrige leverandører, herunder leverandøren af catering, Host Broadcaster, AV-leverandør, PCO’en m.v. samt med politiet og øvrige relevante myndigheder. Kontrakten vil nærmere omfatte (1) forberedelse, opbygning, drift og nedtagning af midlertidige konferencefaciliteter, inklusiv aptering, herunder navnlig elkabling, funktionelt inventar, møblering og belysning af alle områder, (2) levering af serviceydelser forud for og under afvikling af topmødet (Afviklingsdagen) og (3) nedtagning af midlertidige faciliteter. Ydelserne er opdelt i syv faser: 0. Planlægningsfasen: Samarbejdsorganisationsmøder og Planlægningsmøder med Kundens site-manager og koordinator for Plan for Sikkerhed og Sundhed, herunder med henblik på at opnå nødvendige byggetilladelse(r). 1. Forberedelsesfasen: Site-prep og udlæggelse af jernkøreplader. 2. Opbygningsfasen: Konstruktion af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Kontrol af konstruktioner. Ved udgangen af fasen meldes konstruktionerne færdige til kommunen. 3. Driftsfasen: Etablering af faciliteternes indre rammer, herunder møblering mv. Opsætning af udstyr fra Kundens andre underleverandører bl.a. Host Broadcaster og AV-leverandører. 4. Ibrugtagningsfasen: Rengøringsopgaver og tilstedeværelse af teknisk personale. Tekniske prøver for Kundens AV- og Host Broadcast leverandører. 5. Afviklingsdag: Rengøring og teknisk personale dagen igennem. 6. Nedtagningsfasen: Rømning af de indre rammer for møblering mv. samt nedtagning af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Den samlede opgaves indhold er nærmere specificeret i udbudsmaterialet, herunder særligt kravspecifikationen i Bilag 1. Tidsplanen fremgår af Bilag 4.

Beskrivelse af udbuddet

Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse skal Danmark afholde et politisk højniveaumøde (topmøde). Topmødet skal afholdes den 1. oktober 2025 (”Afviklingsdagen”), på en endnu ikke offentliggjort lokation i København (Fortrolig Lokation). De eksisterende bygninger på lokationen vil danne rammen og huse selve mødet. De midlertidige faciliteter omfattet af denne kontrakt skal rumme et mediecenter, overdækket ankomstområde for VIP’er, akkrediteringsområde for presse, lokaler for mixed zone, pressekonferencer, pressebriefinger, lokale for fjerntolkning, garderobe, toiletfaciliteter, anretterkøkken samt overdækkede gangstier. Ydelsen omfatter derudover gulvbelægning i eksisterende bygninger. De midlertidige faciliteter skal skaleres efter et forventet deltagerantal på 1200 personer fordelt i de midlertidige faciliteter. Leverandøren skal samarbejde med Kundens øvrige leverandører, herunder leverandøren af catering, Host Broadcaster, AV-leverandør, PCO’en m.v. samt med politiet og øvrige relevante myndigheder. Kontrakten vil nærmere omfatte (1) forberedelse, opbygning, drift og nedtagning af midlertidige konferencefaciliteter, inklusiv aptering, herunder navnlig elkabling, funktionelt inventar, møblering og belysning af alle områder, (2) levering af serviceydelser forud for og under afvikling af topmødet (Afviklingsdagen) og (3) nedtagning af midlertidige faciliteter. Ydelserne er opdelt i syv faser: 0. Planlægningsfasen: Samarbejdsorganisationsmøder og Planlægningsmøder med Kundens site-manager og koordinator for Plan for Sikkerhed og Sundhed, herunder med henblik på at opnå nødvendige byggetilladelse(r). 1. Forberedelsesfasen: Site-prep og udlæggelse af jernkøreplader. 2. Opbygningsfasen: Konstruktion af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Kontrol af konstruktioner. Ved udgangen af fasen meldes konstruktionerne færdige til kommunen. 3. Driftsfasen: Etablering af faciliteternes indre rammer, herunder møblering mv. Opsætning af udstyr fra Kundens andre underleverandører bl.a. Host Broadcaster og AV-leverandører. 4. Ibrugtagningsfasen: Rengøringsopgaver og tilstedeværelse af teknisk personale. Tekniske prøver for Kundens AV- og Host Broadcast leverandører. 5. Afviklingsdag: Rengøring og teknisk personale dagen igennem. 6. Nedtagningsfasen: Rømning af de indre rammer for møblering mv. samt nedtagning af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Den samlede opgaves indhold er nærmere specificeret i udbudsmaterialet, herunder særligt kravspecifikationen i Bilag 1. Tidsplanen fremgår af Bilag 4.

Yderligere oplysninger

Udbudslovens § 134 a finder anvendelse på nærværende udbudsprocedure. Generelt om deltagelse i udbudsproceduren: Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 16. april 2025. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Interesserede bedes holde sig løbende orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14. ESPD samt dokumentation: Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, samt § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet via udbudssystemet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Se udbudsbetingelsernes pkt. 9.1, der indeholder yderligere oplysninger om dokumentation. Ordregiver afholder orienteringsmøde om udbuddet tirsdag, den 10. april 2025 kl. 09.30. Mødet vil blive afholdt online via Teams. Link til mødet vil blive udsendt via det elektroniske udbudssystem. Varighed af aftalen: Det bemærkes, at kontrakten træder i kraft ved underskrift af Kontrakten og udløber når leveringsforpligtelserne er opfyldt. Den anførte varighed af kontrakten udgør et skøn for datoerne for underskrivelse af kontrakten og for opfyldelse af leveringsforpligtelserne efter kontrakten. Briefing og Site visit: Der vil være mulighed for at deltage i briefing afholdt af Kunden og besigtige lokationen forud for tilbudsafgivelse. Briefing og site visit finder sted i København både den 2. april kl. 12.00-15.00 og den 3. april 2025 fra kl. 12.00-15.00, se nærmere udbudsbetingelsernes pkt. 5. Lokationen for afholdelse af topmødet og øvrig information om lokationen er fortrolig af sikkerhedsmæssige årsager. Udlevering af fortrolig information om lokation samt deltagelse i site visit forudsætter, at interesserede tilbudsgiver underskriver en fortrolighedserklæring (vedlagt udbudsmaterialet som Bilag F). Se også beskrivelse i udbudsbetingelserne pkt. 5. Interesserede, der ønsker at deltage i besigtigelsen, bedes senest den 31. marts 2025 tilmelde sig med angivelse af firmatilknytning og antal deltagere og navne på deltagere samt underskrevet fortrolighedserklæring via beskedmodulet det elektroniske udbudssystem. Ordregiver forbeholder sig retten til at begrænse antallet af deltagere pr. firma. Besigtigelsen er arrangeret for, at tilbudsgiver får mulighed for at få et nøjere kendskab til lokationen samt særlige forhold på lokationen af relevans for udfærdigelsen af tilbuddet. I forbindelse med tilbudsafgivelse skal tilbudsgiver dog lægge de i udbudsmaterialet anførte skriftlige oplysninger til grund, herunder også for så vidt angår udleveret fortroligt materiale, jf. Bilag F. Tilbudsgiverne kan under besigtigelsen stille spørgsmål, der har umiddelbar tilknytning til det besete, og som ikke er af væsentlig betydning for udbuddet. Andre spørgsmål vil skulle stilles skriftligt via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra besigtigelsen, som vil blive offentliggjort via det elektroniske udbudssystem. I tilfælde af, at referatet indeholder fortrolig information, vil referatet alene stilles til rådighed for interesserede tilbudsgivere, der har underskrevet en fortrolighedserklæring. Ordregiver forbeholder sig retten til at modsætte sig udlevering af fortrolig information og fortrolige dokumenter samt afvise deltagelsen i site visit, jf. Bilag F, hvis Ordregiver ud fra en sikkerhedsmæssig vurdering, konkluderer at der foreligger en interessekonflikt mellem Ordregiver og den interesserede tilbudsgiver, der kan føre til tilbudsgivers udelukkelse fra udbudsprocessen, jf. udbudslovens § 136, nr. 1. Interessekonflikter kan også opstå, hvor tilbudsgiveren og Ordregiver har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning, jf. udbudslovens § 24, nr. 18. Øvrige oplysninger: Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens løbetid. Skønnet er baseret på et sagligt overslag på de forskellige elementer af opgaven. Det bemærkes, at overslaget over kontraktsummen indebærer et spænd på 15 mio. kr. til 20. mio. kr. grundet opgavens kompleksitet. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets krav. Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer (http://data.europa.eu/eli/reg/2014/833/oj). Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår: Oplysningskrav: Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger: Tilbudsgivers samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår. Tilbudsgiver kan basere sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen til støtteerklæring fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. ovenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel formåen. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: Uddrag af virksomhedens seneste disponible årsrapport/årsregnskab, der dokumenterer virksomhedens bruttofortjeneste, eller erklæring om virksomhedens bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Minimumskrav: Som minimumskrav kræves en bruttofortjeneste på DKK 5.000.000 i seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, beregnes bruttofortjenesten som tilbudsgiver og disse andre enheders samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes bruttofortjenesten som virksomhedernes samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Soliditetsgraden i det seneste disponible regnskabsår.: Oplysningskrav: Tilbudsgiver skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger: Tilbudsgivers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår/årsrapport. Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør (er), der stiller sin økonomiske og finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen til denne støtteerklæring fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Minimumskrav: Som minimumskrav kræves en soliditetsgrad på mindst 25% i det seneste disponible årsrapport /årsregnskab. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, beregnes soliditetsgraden som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Referencer: Oplysningskrav: Tilbudsgiver skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger: En referenceliste med de mest sammenlignelige leverancer af midlertidige faciliteter, som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 10 år inden tilbudsfristen. Ordregiver har valgt at tillade referencer for de seneste 10 år under hensyntagen til, at der i perioden fra 2020 og nogle år frem var forbud mod store arrangementer pga. covid-19 epidemien. Referencerne skal således være udført fra 30. april 2015 og frem til tidspunktet for tilbudsfristens udløb. Kun referencer, der vedrører leveringer af midlertidige faciliteter, som er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, om kravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af leverancen, der allerede er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse, som vil indgå i vurderingen af referencen. Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af a) karakteren af de midlertidige konstruktioner (f.eks. teltløsninger) samt konstruktionens kapacitet (i antallet af personer) og, hvad leverancen omfattede ift., b) temperaturregulering (opvarmning og/eller nedkøling), c) toiletfaciliteter, d) køkkenfaciliteter, e) elinstallationer og belysning. Derudover bedes tilbudsgivers rolle(r) i udførelsen af leverancen beskrives. Endvidere bedes referencen indeholde dato for leverancen samt navn på kunden (modtager). Ved angivelse af dato for leverancen bedes tilbudsgiver angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi leverancerne er leveret løbende over længere tid, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet. Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om tilbudsgiver er en enkelt virksomhed, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 nyeste referencer. Referencer herudover vil blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de nyeste 5 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning. Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske og/eller faglige formåen for at opfylde egnethedskravene, herunder til brug for udvælgelsen. Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller faglige formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kravene til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte tilbudsgiver eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter. Minimumskrav: Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiveren har erfaring med lignede leverancer, som nærværende opgave omfatter (pkt. a-e nedenfor). Det vil sige, at tilbudsgiveren skal have erfaring med følgende opgaver leveret inden for de sidste 10 år før tilbudsfristens udløb: a) Levering af midlertidige konstruktioner (f.eks. teltløsninger) med en samlet kapacitet svarende til, at 1000 personer kan opholde sig inde i konstruktionen på samme tid. b) Levering af temperaturregulering (opvarmning og/eller nedkøling) til midlertidige konstruktioner. c) Levering af toiletfaciliteter. d) Levering af køkkenfaciliteter (f.eks. anretter-køkken) til midlertidige konstruktioner. e) Levering af elinstallationer og belysning til midlertidige konstruktioner. Minimumskravet kan opfyldes ved én reference, der dækker levering alle ovennævnte punkter a-e, eller flere referencer (dog maks. fem), der tilsammen dækker samtlige punkter a-e og derved opfylder minimumskravet. Eksempelvis kan minimumskravet opfyldes med følgende to referencer, udført inden for den ovenfor anførte periode: Reference 1, der dækker levering af teltløsning til 1000 pers. (a) inkl. temperaturregulering (b) og toiletfaciliteter (c). Reference 2, der dækker levering af midlertidige konstruktioner til 200 pers. inkl. køkken (d) og elinstallationer og belysning (e).

Udbudslovens § 134 a finder anvendelse på nærværende udbudsprocedure. Generelt om deltagelse i udbudsproceduren: Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 16. april 2025. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Interesserede bedes holde sig løbende orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14. ESPD samt dokumentation: Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, samt § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet via udbudssystemet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Se udbudsbetingelsernes pkt. 9.1, der indeholder yderligere oplysninger om dokumentation. Ordregiver afholder orienteringsmøde om udbuddet tirsdag, den 10. april 2025 kl. 09.30. Mødet vil blive afholdt online via Teams. Link til mødet vil blive udsendt via det elektroniske udbudssystem. Varighed af aftalen: Det bemærkes, at kontrakten træder i kraft ved underskrift af Kontrakten og udløber når leveringsforpligtelserne er opfyldt. Den anførte varighed af kontrakten udgør et skøn for datoerne for underskrivelse af kontrakten og for opfyldelse af leveringsforpligtelserne efter kontrakten. Briefing og Site visit: Der vil være mulighed for at deltage i briefing afholdt af Kunden og besigtige lokationen forud for tilbudsafgivelse. Briefing og site visit finder sted i København både den 2. april kl. 12.00-15.00 og den 3. april 2025 fra kl. 12.00-15.00, se nærmere udbudsbetingelsernes pkt. 5. Lokationen for afholdelse af topmødet og øvrig information om lokationen er fortrolig af sikkerhedsmæssige årsager. Udlevering af fortrolig information om lokation samt deltagelse i site visit forudsætter, at interesserede tilbudsgiver underskriver en fortrolighedserklæring (vedlagt udbudsmaterialet som Bilag F). Se også beskrivelse i udbudsbetingelserne pkt. 5. Interesserede, der ønsker at deltage i besigtigelsen, bedes senest den 31. marts 2025 tilmelde sig med angivelse af firmatilknytning og antal deltagere og navne på deltagere samt underskrevet fortrolighedserklæring via beskedmodulet det elektroniske udbudssystem. Ordregiver forbeholder sig retten til at begrænse antallet af deltagere pr. firma. Besigtigelsen er arrangeret for, at tilbudsgiver får mulighed for at få et nøjere kendskab til lokationen samt særlige forhold på lokationen af relevans for udfærdigelsen af tilbuddet. I forbindelse med tilbudsafgivelse skal tilbudsgiver dog lægge de i udbudsmaterialet anførte skriftlige oplysninger til grund, herunder også for så vidt angår udleveret fortroligt materiale, jf. Bilag F. Tilbudsgiverne kan under besigtigelsen stille spørgsmål, der har umiddelbar tilknytning til det besete, og som ikke er af væsentlig betydning for udbuddet. Andre spørgsmål vil skulle stilles skriftligt via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra besigtigelsen, som vil blive offentliggjort via det elektroniske udbudssystem. I tilfælde af, at referatet indeholder fortrolig information, vil referatet alene stilles til rådighed for interesserede tilbudsgivere, der har underskrevet en fortrolighedserklæring. Ordregiver forbeholder sig retten til at modsætte sig udlevering af fortrolig information og fortrolige dokumenter samt afvise deltagelsen i site visit, jf. Bilag F, hvis Ordregiver ud fra en sikkerhedsmæssig vurdering, konkluderer at der foreligger en interessekonflikt mellem Ordregiver og den interesserede tilbudsgiver, der kan føre til tilbudsgivers udelukkelse fra udbudsprocessen, jf. udbudslovens § 136, nr. 1. Interessekonflikter kan også opstå, hvor tilbudsgiveren og Ordregiver har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning, jf. udbudslovens § 24, nr. 18. Øvrige oplysninger: Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens løbetid. Skønnet er baseret på et sagligt overslag på de forskellige elementer af opgaven. Det bemærkes, at overslaget over kontraktsummen indebærer et spænd på 15 mio. kr. til 20. mio. kr. grundet opgavens kompleksitet. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets krav. Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer (http://data.europa.eu/eli/reg/2014/833/oj). Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.