Udbud af institutionssystem til Roskilde Kommune

Roskilde Kommune

Udbuddet omhandler levering af standard software (Software as a Service) vedr. et institutionssystem (herefter løsningen). Kontraktens indhold omfatter følgende hovedelementer: • Implementering af løsningen, • Uddannelse, • Drift og vedligehold samt • Helpdesk og support. For nærmere beskrivelse af det udbudte, herunder de krav der skal opfyldes, henvises til bilag 2 - kravspecifikationen og bilag 3 - tilbudslisten, samt eventuelle ændringer til udbudsmaterialet, herunder besvarelse af spørgsmål.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2025-05-06. Indkøbet blev offentliggjort på 2025-03-31.

Hvem?

• Roskilde Kommune

Hvad?

• It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Hvor?

• Hovedstaden › Københavns omegn
• Midtjylland › Vestjylland
• Oslo og Viken › Oslo

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2025-03-31	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2025-03-31)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Udbud af institutionssystem til Roskilde Kommune
Referencenummer: 25-175
Kort beskrivelse:

Kontrakttype: Tjenesteydelser
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Beskrivelse
Intern ID: 25-175
Postadresse: rådhusbuen 1-3
Postnummer: 4000
By: Roskilde
Land: Danmark 🇩🇰
Sted for udførelsen: Københavns omegn 🏙️
Varighed
Startdato: 2026-01-01 📅
Slutdato: 2034-12-31 📅
Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger ✅
Beskrivelse af mulighederne:

Kontrakten er gældende fra den 01-01-2026 til den 31-12-2030. Ordregiver har option på at forlænge kontrakten med 4 x 12 måneder på uændrede vilkår. Aftalen forlænges automatisk, medmindre Roskilde Kommune skriftligt – senest 6 måneder inden kontraktens udløb – meddeler leverandørerne, at Roskilde Kommune ikke vil forlænge aftalen.

Kriterier for tildeling
Pris ✅
Pris (justeringskoefficient): 20
Kvalitetskriterium (navn): Funktionalitet og brugervenlighed
Kvalitetskriterium (vægtning): 80
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000

Procedure
Type af procedure
Åben procedure ✅
Retsgrundlag: Direktiv 2014/24/EU
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2025-05-06 08:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2025-05-06 08:00:00 📅
Betingelser for åbning af tilbud (Oplysninger om bemyndigede personer og åbningsprocedure): Der vil ikke være nogen offentlig åbning af tilbuddene.
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 2025 år
Udbudsbetingelser
Avanceret eller kvalificeret elektronisk signatur eller segl (jf forordning (EU) nr 910/2014) er påkrævet
Åbningsdato: 2025-05-06 08:00:00 📅
Yderligere oplysninger: Der vil ikke være nogen offentlig åbning af tilbuddene.
Elektronisk fakturering: Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk betaling ✅
Yderligere oplysninger: Ingen yderligere oplysninger
Kriterier for tildeling
Vægtningstype: Vægtning (procentdel, præcis)

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Samlet årsomsætning: Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142: • Tilbudsgivers skal have en samlet omsætning på mindst DKK 1.000.000 pr. år i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence

For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type: Tilbudsgiver skal angive mindst tre (3) referencer, som tilbudsgiver finder mest sammenlignelige med nærværende udbud. Se nedenfor, hvad ordregiver forstår ved ”sammenlignelig” reference. • Referencerne skal være udført, inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristen. Ordregiver accepterer ikke referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før tilbudsfristen. • Ved sammenlignelig reference forstås referencer, der angår leverance, drift og vedligehold af et institutionssystem til understøttelse af forvaltning af de dele af dagtilbudsloven, som beskæftiger sig med retten til pasning af barn samt at yde service til borgerne i forbindelse med dette, til kunder svarende til ordregiver. • Referencerne skal indeholde følgende: o Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven med fokus på de elementer, som gør opgaven sammenlignelig i forhold til bilag 2 – Kravspecifikation. o Kontraktens værdi: Opgavens realiserede omsætning i DKK ekskl. Moms og evt. konsulenttimer. o Kontraktperiode Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”beskrivelse”. For igangværende opgaver anføres den forventede slutdato. Datoen må ligge i fremtiden. o Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Betingelser for deltagelse
Udelukkelsesgrund:

Aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning

Aktiver, der administreres af en kurator

Betaling af skatter og afgifter

+ 20 mere

Betaling af socialsikringsbidrag

Børnearbejde og andre former for menneskehandel

Deltagelse i en kriminel organisation

Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure

En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret

Erhvervsvirksomheden er indstillet

Har afgivet urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger, som ikke var i stand til at fremlægge de krævede dokumenter og indhentet fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure

Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme

Insolvens

Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren

Konkurs

Korruption

Ophævelse eller en lignende sanktion

Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet

Svig

Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet

Tilsidesættelse af forpligtelser på det arbejdsretlige område

Tilsidesættelse af forpligtelser på miljølovgivningsområdet

Tilsidesættelse af forpligtelser på sociallovgivningsområdet

Tvangsakkord uden for konkurs

Beskrivelse af udelukkelsesgrunde:

Er den økonomiske aktør i en situation, som svarer til konkurs i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national ret?

Er den økonomiske aktør gået konkurs?

Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør.

Er den økonomiske aktør under tvangsakkord uden for konkurs?

Har den økonomiske aktør indgået aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning?

Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på miljølovgivningsområdet? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

… hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15).

… svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48).

… børnearbejde og andre former for menneskehandel ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EUT L 101 af 15.4.2011, s. 1).

Er den økonomiske aktør under insolvens- eller likvidationsbehandling?

Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på det arbejdsretlige område? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

Administreres den økonomiske aktørs aktiver af en kurator eller af retten?

Har den økonomiske aktør befundet sig i en af følgende situationer:a) Denne har afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt,b) Denne har tilbageholdt sådanne oplysninger,c) Denne har været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, ogd) Denne har uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling?

Er den økonomiske aktør opmærksom på en interessekonflikt, jf. national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne, som følge af sin deltagelse i udbudsproceduren?

Har den økonomiske aktør eller en virksomhed, der er knyttet til den økonomiske aktør, rådgivet den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren?

Har den økonomiske aktør i forbindelse med udøvelsen af erhvervet gjort sig skyldig i alvorlige forsømmelser? Hvis det er relevant, se definitioner i national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne.

Har den økonomiske aktør væsentligt misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, en tidligere kontrakt med en ordregivende enhed eller en tidligere koncessionskontrakt, hvor misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion?

Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på sociallovgivningsområdet? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet?

Er den økonomiske aktørs erhvervsvirksomhed blevet indstillet?

Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet?

Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4.

Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Roskilde Kommune
Nationalt registreringsnummer: 29189404
Postadresse: Rådhusbuen 1
Postnummer: 4000
Postby: Roskilde
Region: Københavns omegn 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: Mathias Brogreen
E-mail: mathiasbro@roskilde.dk 📧
Telefon: +45 46313059 📞
URL: https://www.roskilde.dk/da-dk/ 🌏
Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway): https://www.roskilde.dk/da-dk/ 🌏
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/company/companyinformation/index/193885 🌏
Den ordregivende myndigheds type
Regional eller lokal myndighed
Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenesteydelser
Kommunikation
URL til dokumenter: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=426341&B= 🌏
URL for deltagelse: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=426341&B= 🌏
Elektronisk indgivelse: Påkrævet

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Nationalt registreringsnummer: 37795526
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postnummer: 8800
Postby: Viborg
Region: Vestjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
URL: http://www.klfu.dk 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:

Organ med ansvar for klageprocedurerne er: Klagenævnet for Udbud Nævnenes Hus Toldboden 2 8800 Viborg Tlf. +45 3529 1095 E-mail: nh@naevneneshus.dk Se klagevejledning på: https://klfu.naevneneshus.dk Hvis Ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og én af disse: • Annullerer Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten • Erklærer kontrakt n for ”uden virkning” • Anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet et nyt udbud • I øvrigt pålægger Ordregiver at bringe kontrakten til ophør kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af Ordregiver med 30 dages varsel til den første i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse er Leverandøren ikke berettiget til at modtage nogen form for kompensation, erstatning eller godtgørelse.

Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Kilde: OJS 2025/S 064-206768 (2025-03-31)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)