Udbud af energimærkning af Region Syddanmarks bygninger

Beskrivelse af udbuddet

Den udbudte opgave omhandler energimærkning af dele af Region Syddanmarks bygningsportefølje.
Region Syddanmarks bygningsportefølje er inddelt i fire overordnede funktionsområder omfattende hospitaler/sygehuse, psykiatri, samt sundhedscentre og andre mindre bygninger.
De fire overordnede funktionsområder er som følger:
• Odense Universitetshospital (OUH), der dækker over byerne Odense, Svendborg, Nyborg og Ærøskøbing.
• Sygehus Lillebælt (SLB), der dækker over byerne Middelfart, Vejle og Kolding.
• Sygehus Sønderjylland (SHS), der dækker over byerne Sønderborg, Aabenraa og Tønder.
• Esbjerg-Grindsted (EGS), der dækker over byerne Esbjerg og Grindsted.
Derudover omfatter opgaven energimærkning af en række sundhedshuse.
På nuværende tidspunkt er energimærkerne for de fleste af Region Syddanmarks bygninger udløbet, og der skal således udarbejdes ca. 150 energimærker for et areal svarende til ca. 730.000 m² i perioden 2025- 2026. Region Syddanmark har dog et ønske om at Rådgiveren energimærker mest muligt bygningsareal (m²) inden udgangen af 2025. Der henvises til Kravsspecifikationen (Bilag 1) og Bygningslisten (Bilag 2) for nærmere oplysninger herom.
Formålet med at udbyde og indgå Rådgiveraftalen er at sikre, at Region Syddanmark lever op til sine forpligtelser i henhold til bekendtgørelse nr. 549 af 15. maj 2023 om energimærkning af bygninger. Region Syddanmark er i henhold til bekendtgørelsen forpligtet til at være i besiddelse af gyldige energimærker, der ikke er mere end 10 år gamle, og som tillige skal være udarbejdet af uafhængige og certificerede energikonsulenter.
Kontraktperioden forventes at løbe fra ultimo november 2025 til ultimo juni 2026.

Yderligere oplysninger

Region Syddanmark benytter udbudsportalen Byggeweb, hvor det samlede udbudsmateriale kan tilgås og downloades uden login. I tilbudsfasen ligger udbudsmaterialet således offentligt tilgængeligt på følgende link: https://www.ribsoftware.dk/udbudsportal Byggewebnummer TN506377. Eventuelle spørgsmål og svar samt rettelsesblade til udbudsmaterialet vil blive offentliggjort via samme udbudsportal. Det er muligt at videregive udbudsmaterialet på Byggeweb til aktuelle samarbejdspartnere. For yderligere informationer henvises til brugervejledning til Byggeweb på følgende link: https://byggeweb.zendesk.com/hc/da/categories/200581002ByggewebUdbud?mobile_site=true samt RIB Support.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal oplyse den samlede årsomsætning for de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV, afsnit B, nr. 1a).
Herudover skal tilbudsgiver oplyse egenkapitalens størrelse og soliditetsgrad (egenkapital/totale aktiver) for de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV, afsnit B, nr. 4.
Følgende dokumentation for økonomisk kapacitet behøver ikke indgå i tilbuddet, men skal fremlægges, når Region Syddanmark anmoder herom, jf. udbudslovens § 151:
Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf for de seneste 3 disponible regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, eller anden dokumentation for samlet årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapitalens størrelse.
Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne angives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Region Syddanmark vurderer passende, hvis tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Region Syddanmark forlanger.
Tilbudsgiver har også adgang til at henvise Region Syddanmark til selv at indhente dokumenter fra offentlige nationale databaser, fx www.cvr.dk, jf. udbudslovens § 151, stk. 5.
Minimumskrav
Som minimumskrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer, at:
• tilbudsgiver har haft en samlet årlig omsætning på mindst DKK 7 mio. i 2 ud af de seneste 3 disponible regnskabsår.
• tilbudsgivers soliditetsgrad har været mindst 15 % i 2 ud af de seneste 3 disponible regnskabsår.
• tilbudsgivers egenkapital har været mindst DKK 2 mio. i 2 ud af de seneste 3 disponible regnskabsår.
I medfør af udbudslovens § 144 kan tilbudsgiver basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, tager Region Syddanmark forbehold om at kræve solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse, jf. udbudslovens § 144, stk. 6.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal i ESPD del IV, afsnit C, oplyse referencer fra relevante sammenlignelige opgaver, som tilbudsgiver har afleveret inden for de seneste 5 år. En reference anses for afleveret, når det/de for referencen(-erne) omfattede energimærker er indberettet til Energistyrelsen.
Tilbudsgiver skal udfylde ESPD’et med:
a. Beskrivelse af kunden/ordregiver, inkl. kontaktdata
b. Angivelse af opgavens omfang, herunder oplysning om antallet af m2, antal bygninger (og anvendelse)
c. Angivelse af kontraktens værdi
d. Angivelse af kontraktperiode (start og slut)
e. Beskrivelse af tilbudsgivers ydelser i forbindelse med referencen (rolle og funktion)
I det omfang en tilbudsgiver måtte have behov for at angive flere oplysninger, end hvad rubrikkerne i ESPD’et tillader, opfordrer Region Syddanmark tilbudsgiver til at anvende separate bilag til ESPD’et samt i den relevante rubrik i ESPD’et at angive bilagsnummeret for det pågældende dokument. På den måde står det Region Syddanmark klart, hvis der findes oplysninger (referencer) til ESPD’et i et separat dokument. Tilbudsgiver er også velkommen til i ESPD’et blot at henvise til referencelisten og vedlægge denne som bilag.
Der ønskes i den forbindelse oplysninger om maksimalt 5 referencer. Såfremt tilbudsgiver har vedlagt flere end det maksimale antal referencer, lægges der i vurderingen alene vægt på de 5 først angivne referencer i anmodningen. Er referencerne ikke vedlagt i rækkefølge, vil det være de 5 nyeste (i tid), som Region Syddanmark vil lade indgå i bedømmelsen.
Minimumskrav
Det er et minimumskrav, at
• tilbudsgiver har gennemført mindst én referenceopgave i form af energimærkning af en bygning på over 3.000 m2, og at
• tilbudsgiver har gennemført mindst én referenceopgave, som omfatter udarbejdelse af minimum 10 energimærker af en lignende bygningsportefølje af tilsvarende karakter og kompleksitet for samme kunde/ordregiver.
Med lignende bygningsportefølje af tilsvarende karakter og kompleksitet skal forstås hospitaler/sygehuse, psykiatribygninger, sundhedshuse, forskningshuse, laboratorier eller lignende.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Aftalen skal indgås på baggrund af det kontraktudkast, der er en del af udbudsmaterialet. Den udbudte Rådgiveraftale indeholder en social klausul i form af en arbejdsklausul.

Tilbudsgiver skal som en del af tilbudsafgivelsen udfylde Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD).
Tilbudsgiver skal anvende det elektroniske ESPD, som skal udfyldes og indsendes direkte via Byggeweb sammen med det øvrige tilbudsmateriale.
Tilbudsgiver skal udfylde ESPD del II­-VI.
Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD’et) er en egen­erklæring fra tilbudsgiver som foreløbigt bevis i stedet for certifikater, der er udstedt af offentlige myndigheder eller tredjemand.
Dokumentet udgør en formel erklæring fra tilbudsgiver om, at denne ikke befinder sig i en af de situationer, hvor økonomiske aktører efter udbudsloven vil eller kan blive udelukket (§§ 135­-137), at denne opfylder de relevante egnethedskriterier (§§ 140-­143), og at denne efter anmodning vil afgive de relevante oplysninger, som er krævet af Region Syddanmark.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde egnethedskriterier, skal kun udfylde ét ESPD.
En tilbudsgiver, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders kapacitet (underentreprenører/underleverandører), skal sikre, at Region Syddanmark modtager tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD med de relevante oplysninger for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
Hvis tilbudsgiver er en gruppe af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger (et konsortium), som deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESPD med de oplysninger, der kræves i ESPD del II­-VI.
Tilbudsgiver skal udfylde ESPD del II og del III. I ESPD del II angiver tilbudsgiver(ne) alle relevante oplysninger om sig selv.
Konsortium: Hvis tilbudsgiver(ne) er et konsortium, udfyldes i ESPD del II, A, feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre” med et ”ja” samt en angivelse af, hvem der indgår i konsortiet, og samtidig skal der medsendes et særskilt udfyldt ESPD for hver enkelt deltager i konsortiet efter anvisninger i dette udbudsdokument.
Underleverandører: Hvis tilbudsgiver agter at basere sig på underleverandørs/underleverandørers kapacitet for opfyldelse af krav til egnethed, skal dette angives i ESPD del II, afsnit C. Der skal medsendes et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, som Region Syddanmark anmoder om i ESPD del II og III, for hver af de pågældende underleverandører angivet i ESPD del II, afsnit C, for at Region Syddanmark kan og vil tage underleverandørens finansielle, økonomiske, tekniske og/eller faglige formåen i betragtning.
Region Syddanmark kræver ikke udfyldelse af ESPD del II, afsnit D.
Deltagelse i udbudsprocessen er udelukket, hvis et af forholdene i udbudslovens § 135, stk. 1 – stk. 3 samt § 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C), er til stede.
Tilsvarende gælder, hvis tilbudsgiver er etableret i skattely i medfør af udbudslovens § 134 a, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 3.4.
For at godtgøre, at en eller flere af udelukkelsesgrundene nævnt i ESPD del III ikke er til stede, skal tilbudsgiver udfylde ESPD’et, og tilbudsgiver skal aflevere tro­ og loveerklæringer, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 3.3 og 3.4.
Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C).
Herudover er deltagelse i udbudsprocessen udelukket, hvis tilbudsgiver befinder sig i en af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, nr. 2, nr. 3, nr. 5, som omfatter følgende situationer:
• Region Syddanmark kan påvise, at tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø­ social­ eller arbejdsretlige område i henhold til EU­-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-­, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventioner mv. (nr. 1)
• Tilbudsgiveren er erklæret konkurs, eller er under insolvens­ eller likvidationsbehandling, tvangsakkord,
hvis tilbudsgivers aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis tilbudsgivers erhvervsvirksomhed er blevet indstillet, eller hvis tilbudsgiver befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiveren er hjemmehørende. (nr. 2)
• Region Syddanmark har tilstrækkeligt plausible indikationer til at konkludere, at tilbudsgiveren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning. (nr. 3)
• Region Syddanmark kan påvise, at tilbudsgiveren uretmæssigt har forsøgt at påvirke regionens beslutningsproces, hvis tilbudsgiveren har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt tilbudsgiveren groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt (nr. 5)
Tilbudsgiver skal derfor erklære, at tilbudsgiver ikke befinder sig i disse frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, nr. 2, nr. 3, og nr. 5. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit C, jf. den relevante rubrik.
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at ESPD del III, afsnit D, ikke kræver udfyldelse.
Følgende dokumentation for personlige forhold behøver ikke indgå i tilbuddet, men skal kunne fremlægges, når Region Syddanmark anmoder herom, jf. udbudslovens § 151: Serviceattest, erklæring under ed eller erklæring på tro og love.
Som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135 samt § 137, stk. 1, nr. 2, fremlægges: Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i § 135, eller den frivillige udelukkelsesgrund i § 137, stk. 1, nr. 2.
Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld på DKK 100.000 eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, jf. udbudslovens § 135, stk. 3.
For så vidt angår danske tilbudsgivere, kan beviset bestå i en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen.
Er tilbudsgiver ikke fra Danmark, og udsteder tilbudsgivers hjemland ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de i § 135 samt § 137, stk. 1, nr. 2, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2.
Tilbudsgiver skal ikke fremlægge dokumentation for opfyldelsen af udbudslovens § 134 a, de obligatoriske udelukkelsesgrunde i § 136 eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, nr. 3 og nr. 5.
De af tilbudsgiver afgivne erklæringer i Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD’et) og de afgivne tro­ og loveerklæringer betragtes i denne henseende som udgangspunkt som værende tilstrækkelige.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill­-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på DKK 20.000. Se mere om indgivelse af klager på Klagenævnet for Udbuds hjemmeside: www.klfu.dk.