Udbud af armerede køretøjer til EU formandskabet 2025 | Udenrigsministeriet

Dato	Dokument
2025-01-30	Udbudsbekendtgørelse

Kort beskrivelse

Udenrigsministeriet udbyder herved aftale om tilrådighedstillelse af armerede køretøjer til brug for højniveaumøderne i forbindelse med det danske EU-formandskab i 2025.

Danmark skal i 2. halvår 2025 (1. juli – 31. december 2025) varetage EU-formandskabet med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Det forventes således, at der i denne periode skal afholdes to topmøder, ca. 15 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, en for-mandskonference for Europa-Parlamentet samt op mod 120 embedsmandsmøder- og konferencer. Del-tagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på forventet ca. 17.000 personer, hvortil der skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl. Mødeaktiviteterne afholdes på flere lokationer, herunder i Storkøbenhavn og Jylland.

Udenrigsministeriet ønsker derfor at indgå en aftale om tilrådighedstillelse af armerede limousiner med en VPAM-klassificering på minimum 9 eller tilsvarende i formandskabsperioden 1. juli – 31. december 2025. Leverandøren skal stille 15 armerede limousiner til rådighed i perioden 27. september 2025 til 5. oktober 2025, som nærmere beskrevet i Bilag 1 og Bilag 2. De tekniske specifikationer for køretøjerne fremgår af Bilag 1.

Udenrigsministeriet vil udover nærværende aftale udbyde særskilte aftaler om tilrådighedstillelse af øvrige køretøjer.

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. For information vedrørende spørgsmål og svar henvises til udbudsbetingelserne og bilag B.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ordregiver forbeholder sig endvidere ret til at kræve dokumentation for, at vindende tilbudsgiver har de nødvendige køretøjer til rådighed i perioden jf. afsnit 2.1.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Ad afsnit 2.1.1 Primær klassifikation (cpv): Nærværende kontrakt vedrører tilrådighedsstillelse af køretøjer.

Ordregiver afholder orienteringsmøde om udbuddet torsdag, den 6. februar 2025. Det konkrete tidspunkt udmeldes via det elektroniske udbudssystem. Mødet vil blive afholdt via Teams. Link til mødet vil blive udsendt via det elektroniske udbudssystem.

Startdato for kontraktperioden er angivet, som datoen for forventet kontraktindgåelse.

Fremskyndet procedure

Udenrigsministeriet har været nødsaget til den 20. december 2024 at annullere et tidligere annonceret samlet udbud af transportydelser til EU-formandskabet, da der ikke indkom tilbud i udbuddet. Udenrigsministeriet forstår, at bilindustrien i 4. kvartal har været under markedsmæssige og økonomiske udfordringer, som har medført, at forudsætningerne for at kunne indgå en samlet aftale om tilrådighedstillelse af køretøjer, herunder armerede køretøjer, har ændret sig siden Udenrigsministeriet offentliggjorde dette første udbud den 11. oktober 2024.

Udenrigsministeriet har ved markedsdialog i januar 2025 fået input fra markedet om markedsaktørernes forudsætninger for at kunne deltage i et genudbud, herunder om nødvendigheden af et mere konkret kendskab til datoer og det antal køretøjer, som skal leveres i kontraktperioden. Sikkerhedsmæssige hensyn har medført, at Udenrigsministeriet først på nuværende tidspunkt kan oplyse om de konkrete datoer og tidspunkter, som er relevante for udbuddet af transportydelser. Udenrigsministeriets tilvejebringelse af armerede køretøjer er en sikkerhedsmæssig forudsætning for, at de planlagte højniveauaktiviteter kan gennemføres under formandskabet, hvorfor Udenrigsministeriet har et akut behov for at få indgået aftale om tilrådighedstillelse af armerede køretøjer for at sikre adgangen til køretøjerne til opfyldelse af Udenrigsministeriets behov i forbindelse med tilvejebringelse af de nødvendige ydelser med henblik på varetagelse af det danske EU-formandskab. Armerede køretøjer er en begrænset ressource, og det er den samme flåde af køretøjer i Europa, som det europæiske købermarked efterspørger – både private kunder og offentlige kunder. Med henblik på at sikre opfyldelse af ydelsen vurderer Udenrigsministeriet, at behovet ikke kan opfyldes ved at overholde de almindelige frister for et offentligt udbud, hvorfor Udenrigsministeriet anvender hasteproceduren i udbudslovens § 57, stk. 5.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. For information vedrørende spørgsmål og svar henvises til udbudsbetingelserne og bilag B.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ordregiver forbeholder sig endvidere ret til at kræve dokumentation for, at vindende tilbudsgiver har de nødvendige køretøjer til rådighed i perioden jf. afsnit 2.1.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Ad afsnit 2.1.1 Primær klassifikation (cpv): Nærværende kontrakt vedrører tilrådighedsstillelse af køretøjer.

Ordregiver afholder orienteringsmøde om udbuddet torsdag, den 6. februar 2025. Det konkrete tidspunkt udmeldes via det elektroniske udbudssystem. Mødet vil blive afholdt via Teams. Link til mødet vil blive udsendt via det elektroniske udbudssystem.

Startdato for kontraktperioden er angivet, som datoen for forventet kontraktindgåelse.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og ud-budslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbuds-lovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt under-rette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgi-vet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.