Offentligt udbud vedr. Indkøb af varebiler til Aarhus Letbane

Kort beskrivelse

Nærværende udbud omfatter en kontrakt om operationel leasing af fem (5) varebiler til Ordregiver. Varebilerne skal specialopbygges og anvendes af Ordregivers sporteknikere i forbindelse med udførelse af tekniske opgaver, herunder transport af værktøj, udstyr og materialer i forbindelse med drift, vedligeholdelse og service. Det forventes, at varebilerne vil have et blandet kørselsmønster, idet varebilerne skal anvendes i både by- og landområder.

Hver varebil vil som udgangspunkt blive anvendt af én medarbejder. Da førerne imidlertid har varierende højde og kropsbygning, lægger Ordregiver vægt på, at varebilerne har gode og ergonomisk hensigtsmæssige indstillingsmuligheder samt tilfredsstillende udsigtsforhold i alle relevante indstillingspositioner. Endvidere kan brugerne have mange ind- og udstigninger i løbet af en arbejdsdag, hvorfor varebilerne skal have gode ind- og udstigningsforhold, der tilgodeser alle brugere uanset størrelse.

Ordregiver har desuden fokus på, at varebilerne skal være økonomiske i drift, herunder med hensyn til energiforbrug, serviceomkostninger og rækkevidde, så de understøtter en effektiv og bæredygtig transportløsning.

Den udbudte kontrakt inkluderer en månedlig leasingydelse inkl. udstyr og serviceaftale, som løber over en periode på fem (5) år. Ordregiver må ikke have afledte omkostninger i forbindelse med leasingaftalen. Leasingydelsen skal angives med en fast ydelse i hele leasingperioden og må ikke være genstand for ændring udover som nævnt i Udkast til Kontrakt, pkt. 2.6.

Ordregiver henviser til Kontraktbilag 1 – Kravspecifikation og Underbilag 1.1 – Oplæg til indretning af varebil for en yderligere beskrivelse af indkøbet.

Yderligere oplysninger

Ordregiver har nedsat en arbejdsgruppe bestående af fire (4) medarbejdere, der skal foretage en saglig vurdering af den tilbudte varebil på baggrund af de angivne parametre i Kontraktbilag 6 – Tilbudsbesvarelse, punkt 3.1. Tilbudsgiver skal i den forbindelse aflevere en varebil til afprøvning den 26.01.2026 kl. 07.30.
Varebilen skal leveres til: Thomas Koppels Gade, 311, 8000 Aarhus C. Varebilen skal stemme overens med og svare til det tilbudte og være mærket/angivet med Tilbudsgivers navn. Ordregiver gør dog opmærksom på, at varebilen der afleveres til afprøvning ikke forventes at være specialopbygget. Varebilen, som leveres til afprøvning, skal være forsikret af Tilbudsgiver, med en maksimal selvrisiko på 5.000 DKK. Dette gælder både for biler med prøveplader og biler med nummerplader.
-
Ordregiver er ansvarlig for ansvar/kaskoforsikring af de leasede biler, jf. Udkast til Kontrakt pkt. 8.3
-
Der kan ikke tildeles kontrakt til virksomheder, som er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO´s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land, jf. udbudslovens § 134 a.
-
Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Udbudsbilag C - Tro og loveerklæring Rusland vedrørende forordning om Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, jf. RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
-
Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – øget mulighed for at afgive tilbud.
-
Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål løbende og hurtigst muligt, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i kontrakten eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Spørgsmål stilles i Udbudssystemet ved at klikke ”Send spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
-
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152.
Inden beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et, fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Ordregiver forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en Tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.
Som dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:
- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at Tilbudsgiver ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 4.
- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 4, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.
For danske Tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Såfremt den vindende Tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i den vindende Tilbudsgivers hjemland. En filial af en udenlandsk virksomhed betragtes som en udenlandsk virksomhed.
Ordregiver er dog berettiget til at kræve yderligere dokumentation og foretage effektiv kontrol af den fremlagte dokumentation, såfremt Ordregiveren skønner, at det er nødvendigt for, at udbudsproceduren gennemføres korrekt.
Tilbudsgiver skal ikke fremlægge dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af den obligatoriske udelukkelsesgrund i udbudslovens § 134 a. For de øvrige udelukkelsesgrunde i udbudsloven er det Ordregiver, der skal kunne påvise eller have tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at Tilbudsgiveren er omfattet af en af de disse udelukkelsesgrunde.
En Tilbudsgiver, der er omfattet af en udelukkelsesgrund, er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre Tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138, med undtagelse af udelukkelsesgrunden i udbudslovens § 134 a, hvor Tilbudsgiver ikke har mulighed for at dokumentere pålidelighed. Ordregiver kan alene udelukke en Tilbudsgiver, hvis Ordregiver har meddelt Tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning), eller hvis den fremlagte dokumentation ikke vurderes tilstrækkelig til at dokumentere pålidelighed. I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
-
Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet, vedlægges støtteerklæring underskrevet af støttende enheder.
-
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå kontrakter med Ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives i ESPD’et.
-
Tilbudsgiver, andre enheder og konsortier skal på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudsloven § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med tilbuddet.
-
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne Tilbudsgivere.

Yderligere oplysninger

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver anfører de op til tre (3) referencer, som alene eller sammen opfylder minimumskravene jf. nedenfor.

• Tilbudsgiver oplyser den/de periode(r), hvor ydelsen har været udført (start- og slutdatoer)

• Der kan desuden i beskrivelsen oplyses referencens værdi (kontraktværdien i DKK) samt referenceperson (Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne).
• Hvis der oplyses flere end de tre (3) referencer, vurderer Ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer, eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen.
Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato.
• For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser, som Tilbudsgiver har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristen. Det er Tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser det drejer sig om.

Minimumskrav til egnethed:
• Det er et minimumskrav, at:

Tilbudsgiver kan dokumentere minimum én (1) reference, udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb, som omfatter levering af minimum én (1) varebil på en operationel leasingaftale, hvor leasingaftalen inkluderer en serviceaftale i hele leasingperioden.

Det bemærkes, at ovenstående egnethedskriterier kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.

Krav om deponering og sikkerhedsstillelse

Biler omfattet af kontrakten skal ved levering være omfattet af en produktgaranti eller tilsvarende funktionssikrende aftale, der dækker hele leasingperioden. Garantien skal som minimum have et dækningsomfang svarende til producentens fabriksgaranti, herunder dække alle mangler, inklusive fabrikations- og funktionsfejl. Eventuelle længere eller mere omfattende garantier fra producenten, herunder rust-, batteri- og motorgarantier, skal gælde tilsvarende i hele perioden, jf. Udkast til Kontrakt pkt. 2.5.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

Betalingsbetingelser på 30 dage regnet fra det tidspunkt, hvor der er afsendt eller fremsat korrekt anmodning om elektronisk betaling.
Leasingydelsen inklusive service er aftalt iht. de i Leverandørens tilbud angivne priser i Kontraktbilag 5 – Tilbudsliste. Der kan ikke opkræves engangsbeløb, gebyrer, stiftelsesomkostninger eller andet ud over den månedlige leasingydelse jf. Kontraktbilag 3 - Leasingaftale.

Yderligere oplysninger

Ordregiver har nedsat en arbejdsgruppe bestående af fire (4) medarbejdere, der skal foretage en saglig vurdering af den tilbudte varebil på baggrund af de angivne parametre i Kontraktbilag 6 – Tilbudsbesvarelse, punkt 3.1. Tilbudsgiver skal i den forbindelse aflevere en varebil til afprøvning den 26.01.2026 kl. 07.30.
Varebilen skal leveres til: Thomas Koppels Gade, 311, 8000 Aarhus C. Varebilen skal stemme overens med og svare til det tilbudte og være mærket/angivet med Tilbudsgivers navn. Ordregiver gør dog opmærksom på, at varebilen der afleveres til afprøvning ikke forventes at være specialopbygget. Varebilen, som leveres til afprøvning, skal være forsikret af Tilbudsgiver, med en maksimal selvrisiko på 5.000 DKK. Dette gælder både for biler med prøveplader og biler med nummerplader.
-
Ordregiver er ansvarlig for ansvar/kaskoforsikring af de leasede biler, jf. Udkast til Kontrakt pkt. 8.3
-
Der kan ikke tildeles kontrakt til virksomheder, som er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO´s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land, jf. udbudslovens § 134 a.
-
Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Udbudsbilag C - Tro og loveerklæring Rusland vedrørende forordning om Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, jf. RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
-
Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – øget mulighed for at afgive tilbud.
-
Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål løbende og hurtigst muligt, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i kontrakten eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Spørgsmål stilles i Udbudssystemet ved at klikke ”Send spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
-
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152.
Inden beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et, fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Ordregiver forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en Tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.
Som dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:
- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at Tilbudsgiver ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 4.
- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 4, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.
For danske Tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Såfremt den vindende Tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i den vindende Tilbudsgivers hjemland. En filial af en udenlandsk virksomhed betragtes som en udenlandsk virksomhed.
Ordregiver er dog berettiget til at kræve yderligere dokumentation og foretage effektiv kontrol af den fremlagte dokumentation, såfremt Ordregiveren skønner, at det er nødvendigt for, at udbudsproceduren gennemføres korrekt.
Tilbudsgiver skal ikke fremlægge dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af den obligatoriske udelukkelsesgrund i udbudslovens § 134 a. For de øvrige udelukkelsesgrunde i udbudsloven er det Ordregiver, der skal kunne påvise eller have tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at Tilbudsgiveren er omfattet af en af de disse udelukkelsesgrunde.
En Tilbudsgiver, der er omfattet af en udelukkelsesgrund, er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre Tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138, med undtagelse af udelukkelsesgrunden i udbudslovens § 134 a, hvor Tilbudsgiver ikke har mulighed for at dokumentere pålidelighed. Ordregiver kan alene udelukke en Tilbudsgiver, hvis Ordregiver har meddelt Tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning), eller hvis den fremlagte dokumentation ikke vurderes tilstrækkelig til at dokumentere pålidelighed. I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
-
Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet, vedlægges støtteerklæring underskrevet af støttende enheder.
-
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå kontrakter med Ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives i ESPD’et.
-
Tilbudsgiver, andre enheder og konsortier skal på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudsloven § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med tilbuddet.
-
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne Tilbudsgivere.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.