Offentligt EU-udbud af rammeaftaler vedrørende indkøb og levering af kaffe, te og relaterede produkter, samt indkøb, leje, service og levering af kaffemaskiner/-automater.

Kort beskrivelse

Indkøbscirkel Øst og Indkøbsfællesskab Nordsjælland udbyder rammeaftaler vedrørende indkøb og levering af kaffe, te og relaterede produkter, samt indkøb, leje, service og levering af kaffemaskiner/-automater.

Udbuddet er opdelt i følgende to delaftaler:

Delaftale 1: Vedrørende indkøb og levering af kaffe, te og relaterede produkter, samt indkøb, leje, service og levering af kaffemaskiner/-automater
Delaftale 2: Vedrørende indkøb og levering af flydende kaffe og relaterede produkter, samt leje, service og levering af kaffemaskiner/-automater

Delaftalerne, og disses indhold, beskrives nærmere i det samlede udbudsmateriale.

Hver kommune vil i forbindelse med aftaleindgåelse anvende udkastet til rammeaftale for hhv. delaftale 1 og/eller delaftale 2, med tilhørende bilag. Der indgås særskilte rammeaftaler mellem hver kommune og de vindende tilbudsgivere.

Beskrivelse af udbuddet

Rammeaftalen vedrører indkøb og levering af kaffe, te og relaterede produkter, samt indkøb, leje, service og levering af kaffemaskiner/-automater.

For en nærmere beskrivelse af delaftale 1 henvises til Udbudsmaterialets dokumenter:

•Udbudsbekendtgørelse

•Nærværende udbudsbetingelser, inklusiv følgende skemaer:
Udbudssystemets online version af ESPD
Skema A – Tro- og loveerklæring vedr. udelukkelse af russiske bydende

•Rammeaftale for delaftale 1, inklusiv følgende bilag:
Bilag 1A – Kravspecifikation
Bilag 2A – Tilbudsliste
Bilag 3 – Krav vedrørende e-handel
Bilag 4 – Arbejds- og socialklausul (kommunespecifik)
Bilag 5 – Udkast til service- og vedligeholdelsesaftale
Bilag 6 – Udkast til lejeaftale
Bilag 7 – Underleverandøroversigt
Bilag 8 - Støtteerklæring
Bilag 9 – Konsortieerklæring

Hver kommune vil, i forbindelse med aftaleindgåelse, anvende Rammeaftale for delaftale 1 med tilhørende bilag. Der indgås særskilte rammeaftaler mellem hver kommune og den vindende tilbudsgiver.

Skemaer og bilag, der skal udfyldes og uploades af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud, udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst og instrukserne i disse udbudsbetingelser, skemaerne og bilagene.

Følgende kommuner er gået sammen om at udbyde særskilte rammeaftaler på delaftale 1:

• Allerød Kommune

• Ballerup Kommune

• Bornholms Regionskommune

• Egedal Kommune

• Frederiksberg Kommune

• Frederikssund Kommune

• Furesø Kommune

• Gentofte Kommune

• Halsnæs Kommune

• Helsingør Kommune

• Herlev Kommune

• Hillerød Kommune

• Hørsholm Kommune

• Rudersdal Kommune.

De ovenfor nævnte deltagende kommuner optræder, i relation til delaftale 1, samlet som Ordregiver i dette udbud.

Det er dermed udelukkende muligt for tilbudsgiver at afgive ét samlet tilbud på delaftale 1, for samtlige af de deltagende kommuner på delaftalen.

Ved udbuddets afslutning vil hver kommune indgå selvstændige rammeaftaler med den vindende tilbudsgiver.

Den maksimale kontraktværdi pr. kommune, angivet i kr. ekskl. moms, er som følgende:

• Allerød Kommune - 1.849.690

• Ballerup Kommune - 5.790.653

• Bornholms Regionskommune - 4.431.427

• Egedal Kommune - 2.955.581

• Frederiksberg Kommune - 7.980.456

• Frederikssund Kommune - 2.722.358

• Furesø Kommune - 3.264.523

• Gentofte Kommune - 6.754.301

• Halsnæs Kommune - 3.280.13

• Helsingør Kommune - 4.630.555

• Herlev Kommune - 1.066.608

• Hillerød Kommune - 2.642.870

• Hørsholm Kommune - 3.170.789

• Rudersdal Kommune - 6.066.576

Ordregiver har til brug for opgørelsen af de maksimale kontraktværdier pr. kommune tillagt det estimerede årlige forbrug pr. kommune 20 %, idet der er usikkerhed i forhold til de faktorer der påvirker priserne på kaffe.

Beskrivelse af udbuddet

Rammeaftalen vedrører indkøb og levering af flydende kaffe og relaterede produkter, samt leje, service og levering af kaffemaskiner/-automater.

For en nærmere beskrivelse henvises til Udbudsmaterialets dokumenter:

•Udbudsbekendtgørelse

•Nærværende udbudsbetingelser, inklusiv følgende skemaer:
Udbudssystemets online version af ESPD
Skema A – Tro- og loveerklæring vedr. udelukkelse af russiske bydende

•Rammeaftale for delaftale 2, inklusiv følgende bilag:
Bilag 1B – Kravspecifikation
Bilag 2B – Tilbudsliste
Bilag 3 – Krav vedrørende e-handel
Bilag 4 – Arbejds- og socialklausul (kommunespecifik)
Bilag 5 – Udkast til service- og vedligeholdelsesaftale
Bilag 6 – Udkast til lejeaftale
Bilag 7 – Underleverandøroversigt
Bilag 8 - Støtteerklæring
Bilag 9 – Konsortieerklæring.

Hver kommune vil i forbindelse med aftaleindgåelse anvende rammeaftale for delaftale 2 med tilhørende bilag. Der indgås særskilte rammeaftaler mellem hver kommune og den vindende tilbudsgiver.

Skemaer og bilag, der skal udfyldes og uploades af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud, udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst og instrukserne i disse udbudsbetingelser, skemaerne og bilagene.

Følgende kommuner er gået sammen om at udbyde særskilte rammeaftaler på delaftale 2:

•Allerød Kommune

•Ballerup Kommune

•Egedal Kommune

•Frederiksberg Kommune

•Frederikssund Kommune

•Furesø Kommune

•Gentofte Kommune

•Halsnæs Kommune

•Helsingør Kommune

•Herlev Kommune

•Hillerød Kommune

•Rudersdal Kommune.

De ovenfor nævnte deltagende kommuner optræder, i relation til delaftale 2, samlet som Ordregiver i dette udbud.

Det er dermed udelukkende muligt for tilbudsgiver at afgive ét samlet tilbud på delaftale 2, for samtlige af de deltagende kommuner på delaftalen.

Ved udbuddets afslutning vil hver kommune indgå selvstændige rammeaftaler med den vindende tilbudsgiver.

Den maksimale kontraktværdi pr. kommune, angivet i kr. ekskl. moms, er som følgende:

• Allerød Kommune - 592.474

• Ballerup Kommune - 3.178.123

• Egedal Kommune - 612.974

• Frederiksberg Kommune - 802.934

• Frederikssund Kommune - 2.800.862

• Furesø Kommune - 1.327.075

• Gentofte Kommune - 89.472

• Halsnæs Kommune - 1.282.162

• Helsingør Kommune - 4.757.616

• Herlev Kommune - 1.636.008

• Hillerød Kommune - 4.580.078

• Rudersdal Kommune - 289.051

Ordregiver har til brug for opgørelsen af de maksimale kontraktværdier pr. kommune tillagt det estimerede årlige forbrug pr. kommune 20 %, idet der er usikkerhed i forhold til de faktorer der påvirker priserne på kaffe.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Samlet årsomsætning samt finansielle nøgletal: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver i henhold til dennes godkendte årsregnskaber for de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår har haft:
• En samlet årsomsætning på minimum 10 mio. kr. for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår
• En soliditetsgrad på minimum 20 % for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

I udbudssystemets version af ESPD angives dermed, for delaftale 1, den samlede årsomsætning samt soliditetsgrad for de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders/virksomheders økonomiske og finansielle formåen, eller såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller en sammenslutning af virksomheder, skal mindstekravene samlet set være opfyldt for delaftale 1.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter tilbudsgiveren og de pågældende enheder solidarisk for rammeaftalernes gennemførelse.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere minimum tre (3) relevante og egnede referencer udført eller igangsat inden for de seneste tre (3) år (regnet fra tilbudsfristen).
For at illustrere tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte opgave er det et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere minimum tre (3) referencer, hvor:
• Mindst en (1) af referencerne skal være en offentlig kunde
• Alle referencerne skal hver især omfatte levering af kaffe, te og relaterede produkter samt kaffemaskiner/-automater og service heraf
• Alle referencerne skal hver især have en omsætning på minimum 1.000.000 kr. pr. år
• Alle referencerne skal være udført eller igangsat inden for de seneste tre (3) år (regnet fra tilbudsfristen)

I udbudssystemet angives følgende oplysninger for hver reference:
• En beskrivelse af opgaven og erfaringen med det efterspurgte, som gør Ordregiver i stand til at vurdere, om det er en relevant og egnet reference
• Beløb/opgavens værdi i danske kroner ekskl. moms
• Aftalens start- og eventuelle slutdato
• Modtager (reference), inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne
Ordregiver forbeholder sig ret til at tage kontakt til tilbudsgivers angivne modtager (reference).
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, eller faglige erfaringer vedrørende udførslen af konkrete dele af rammeaftalen, da skal de konkrete dele af rammeaftalen udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sig på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Som følge af Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, Artikel 5k, skal tilbudsgiver pr. delaftale, vedlægge en underskrevet tro- og loveerklæring i Skema A. Erklæringen skal underskrives af en person, der er tegningsberettiget på tilbudsgivers vegne.
_______________________
Udover de obligatoriske udelukkelsesgrunde som fremgår af udbudslovens bestemmelser, vil tilbudsgiver desuden blive udelukket såfremt denne er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiver er hjemmehørende, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 - se nærmere under Udelukkelsesgrunde.
_______________________
Deltagere i et konsortium eller sammenslutning hæfter solidarisk, direkte og ubetinget for tilbuddet og eventuelle rammeaftaler.
_______________________
Ordregiver vil anmode de tilbudsgivere, som Ordregiver agter at tildele rammeaftalerne til, om at fremlægge en Serviceattest, eller anden tilsvarende dokumentation fra en relevant myndighed. Serviceattest, eller anden tilsvarende dokumentation fra en relevant myndighed, skal endvidere fremsendes af alle eventuelle støttende enheder og/eller konsortiedeltagere, der måtte være tilknyttet tilbudsgiver i forbindelse med udbuddet. Omkostningen hertil er Ordregiver uvedkommende. Serviceattesten, eller anden tilsvarende dokumentation fra en relevant myndighed, må maksimalt være 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen.
_______________________
Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud er Ordregiver uvedkommende.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.