Logistical support for International Environmental events during the Danish Presidency of the Council of the European Union in second half of 2025

The Danish Ministry of Environment and Gender Equality

This contract covers the management, coordination and smooth running of a Danish Environmental Logistic Team, hereafter “Danish Environmental Logistic Team” (DELT) for the Danish Ministry of Environment and Gender Equality, hereafter “contracting authority”. DELT includes the 2 coordinators that are the subject of these specifications and do not include persons from the contracting authority. The purpose of the DELT team is to provide logistical support for the Danish delegations in their activities during international environmental events (abroad) as part of the Danish presidency of the Council of the EU (EU Presidency) in 2025. The services covered by these specifications involves provision of 2 coordinators specializing in the organization and logistical support of international events and meetings abroad.See further description in the tender documents.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2025-03-17. Indkøbet blev offentliggjort på 2025-02-13.

Hvem?

• The Danish Ministry of Environment and Gender Equality

Hvad?

Hvor?

• Extra-Regio NUTS 2 › Extra-Regio NUTS 3
• Hovedstaden › Byen København
• Midtjylland › Vestjylland
• Oslo og Viken › Oslo

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2025-02-13	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2025-02-13)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Logistical support for International Environmental events during the Danish Presidency of the Council of the European Union in second half of 2025
Referencenummer: 2025-137
Kort beskrivelse:
“This contract covers the management, coordination and smooth running of a Danish Environmental Logistic Team, hereafter “Danish Environmental Logistic Team”...”
Kontrakttype: Tjenesteydelser
Produkter/tjenester: Tjenester for den offentlige sektor 📦
Anslået værdi uden moms: 135 000 EUR 💰
Andre begrænsninger af opfyldelsesstedet: Hvor som helst i det pågældende land
Beskrivelse
Intern ID: 2025-137
Anslået værdi uden moms: 135 000 EUR 💰
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) ✅
Beskrivelse af udbuddet:
“This contract covers the management, coordination and smooth running of a Danish Environmental Logistic Team, hereafter “Danish Environmental Logistic Team”...”
Yderligere oplysninger:
“The ocerall task has been divided into lots, see section 49(2) of the Danish Public Procurement Act. This contract is thus part of the necessary meassures...”

Yderligere oplysninger

The ocerall task has been divided into lots, see section 49(2) of the Danish Public Procurement Act. This contract is thus part of the necessary meassures to organize the international events. The tasks in this specific contract on coordination and support need to stick together to ensure an efficient and consistent coordination of the complete event organization.

The contracting authority shall in accordance with section 134 a of the Danish Public Procurement Act exclude economic operators established in a country stated on the EU list of non-cooperative jurisdictions for tax purposes and which is not a party to the WTO Government Procurement Agreement or any other binding for Denmark free-trade agreement.

The tenderer must complete and submit the ESPD as preliminary proof of compliance with the requirements set out in section 148(1)(i)-(iii) of the Danish Public Procurement Act.
Prior to the decision on award of the contract, documentation of the information provided in the ESPD must be submitted, see sections 151 and 152 of the Danish Public Procurement Act.
By way of documentation that a tenderer does not fall within the scope of one of the grounds for exclusion set out in section 135(1) and (3) and section 137(1)(ii), the following must be provided in accordance with section 153 of the Danish Public Procurement Act:
- an extract from a relevant register or an equivalent document showing that the tenderer is not encompassed by section 135(1) and a certificate proving that the tenderer does not fall within section 135(3) and section 137(1)(ii);
- where the country in question does not issue such documentation, or where these do not cover all the cases specified in section 135(1) or (3) and section 137(1) (ii), they may be replaced by a declaration on oath or, in countries where there is no provision for declarations on oath, by a solemn declaration made before a competent judicial authority etc.
For Danish tenderers, documentation may be provided in the form of a service certificate. Where a tenderer, one or more members of a group or other entities are from another EU/EEA country, such entity must generally provide the types of documentation specified in e-Certis.
The contracting authority can however request a tenderer for further documentation and examine such obtained documentation, if the contracting authority considers this being necessary for the correct conduction of the procurement procedure.
The tenderer shall not provide documentation for not being subject to the mandatory ground for exclusion set out in section 134 a. For other grounds for exclusion in the Danish Public Procurement Act than stated above, the contracting authority must demonstrate or have sufficiently plausible indications to conclude that one of the grounds for exclusion applies to the tenderer.
A tenderer to whom a ground for exclusion applies is excluded from participating in the procurement process, unless the tenderer has provided sufficient documentation of its reliability in accordance with section 138 of the Danish Public Procurement Act, except for the ground for exclusion in section 134 a, where the tenderer does not have the possibility to document reliability.
The contracting authority may only exclude a tenderer, if the contracting authority has informed the concerned tenderer that it is subject to a ground for exclusion and if the tenderer has not within an appropriate time limit provided sufficient documentation of its reliability (self-cleaning), or if the provided documentation is not considered sufficient to document reliability. For information on what constitutes sufficient documentation, see section 138(3) of the Danish Public Procurement Act.

The contracting authority shall also exclude economic operators, which are subject to EU sanctions in accordance with EU regulation 833/2014 with later amendments, Article 5k.

Kontrakttype: Tjenesteydelser
Produkter/tjenester: Tjenester for den offentlige sektor 📦
Yderligere produkter/tjenester: Hotel — møde- og konferencetjenester 📦
Støttetjenester for den offentlige sektor 📦
Hovedsted eller sted for udførelsen:
“The events to be organised under this contract are outside of Denmark. See the specification of requirements for further information.”
Land: Danmark 🇩🇰
Varighed
Startdato: 2025-05-31 📅
Slutdato: 2026-01-15 📅
Kriterier for tildeling
Pris ✅
Pris (justeringskoefficient): 40
Kvalitetskriterium (navn): Offer description
Kvalitetskriterium (vægtning): 20
Kvalitetskriterium (navn): Experience and expertise
Kvalitetskriterium (vægtning): 40
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000
Omfanget af udbuddet
Yderligere produkter/tjenester: Hotel — møde- og konferencetjenester 📦
Støttetjenester for den offentlige sektor 📦

Procedure
Type af procedure
Åben procedure ✅
Retsgrundlag: Direktiv 2014/24/EU
Hovedpunkterne i proceduren:
“The tender procedure is an open procedure.”
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2025-03-17 22:59:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2025-03-18 05:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene (sted): Copenhagen
Betingelser for åbning af tilbud (Oplysninger om bemyndigede personer og åbningsprocedure):
“It will not be possible to attend the opening of offers.”
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: engelsk 🗣️
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 3
Udbudsbetingelser
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud
Avanceret eller kvalificeret elektronisk signatur eller segl (jf forordning (EU) nr 910/2014) er påkrævet
Åbningsdato: 2025-03-18 05:00:00 📅
Sted:
“Copenhagen”
Yderligere oplysninger:
“It will not be possible to attend the opening of offers.”
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: engelsk 🗣️
Elektronisk fakturering: Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk betaling ✅
Frist for anmodning om yderligere oplysninger: 2025-03-04 22:59:00 📅
Yderligere oplysninger:
“The contracting authority can request any missing documents or informations in the tenderers' offer to be provided if permittable under the Danish Public...”
Kriterier for tildeling
Vægtningstype: Vægtning (procentdel, præcis)
Udbudsbetingelser
Kontrakten indeholder gennemførelsesbetingelser ✅

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“Samlet årsomsætning: Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne...”

“Gennemsnitlig årsomsætning: Den økonomiske aktørs gennemsnitlige årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i...”

Vis mere (6)

“Specifik årsomsætning: Den økonomiske aktørs specifikke årsomsætning på det forretningsområde, som er omfattet af kontrakten, for det antal regnskabsår, der...”

“Specifik gennemsnitlig omsætning: Den økonomiske aktørs specifikke gennemsnitlige omsætning på det forretningsområde, som er omfattet af kontrakten, for det...”

“Etablering af virksomhed: Hvis oplysningerne vedrørende omsætning (samlet eller specifik) ikke er til rådighed for hele den periode, der anmodes om, angives...”

“Finansielle nøgletal: For så vidt angår de finansielle nøgletal (såsom forholdet mellem aktiver og passiver), der er anført i den relevante meddelelse, i...”

“Erhvervsansvarsforsikring: Det forsikrede beløb i den økonomiske aktørs erhvervsansvarsforsikring er følgende:”

“Øvrige økonomiske og finansielle krav: For så vidt angår eventuelle øvrige økonomiske og finansielle krav, som måtte være blevet anført i den relevante...”

Betingelser for deltagelse
Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier:
“Certifikater udstedt af uafhængige organer vedrørende kvalitetssikringsstandarder: Kan den økonomiske aktør fremlægge certifikater udstedt af uafhængige...”

“Certifikater udstedt af uafhængige organer vedrørende miljøledelsessystemer eller -standarder: Er den økonomiske aktør i stand til at fremlægge certifikater...”
Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne:
“Optagelse i et relevant fagligt register: Den økonomiske aktør er optaget i det relevante faglige register i den medlemsstat, hvor denne er etableret, jf....”

“Optagelse i et handelsregister: Den økonomiske aktør er optaget i handelsregistre i den medlemsstat, hvor denne er etableret, jf. bilag XI til direktiv...”

Vis mere (2)

“For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: særlig autorisation er nødvendig: Er det nødvendigt med en særlig autorisation for at kunne udføre den...”

“For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: medlemskab af en bestemt organisation nødvendigt: Er det nødvendigt med medlemskab af en bestemt organisation...”

Teknisk og faglig kompetence
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type: Kun for så vidt angår offentlige tjenesteydelseskontrakter: I...”

“Teknikere eller tekniske organer til kvalitetskontrol: Den økonomiske aktør kan disponere over følgende teknikere eller tekniske organer, navnlig dem, der...”

Vis mere (10)

“Tekniske faciliteter og foranstaltninger til kvalitetssikring: Den økonomiske aktør anvender følgende tekniske faciliteter og foranstaltninger til...”

“Undersøgelses- og forskningsfaciliteter: Den økonomiske aktør anvender følgende undersøgelses- og forskningsfaciliteter:”

“Forvaltning af forsyningskæden: Den økonomiske aktør vil være i stand til at anvende følgende forvaltning af forsyningskæden og eftersporingssystemer ved...”

“Tilladelse til kontrol: For komplekse produkter eller tjenesteydelser, der skal leveres, eller undtagelsesvis for produkter eller tjenesteydelser, som...”

“Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer: Følgende uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer indehaves af tjenesteyderen eller leverandøren selv,...”

“Miljøledelsesforanstaltninger: Den økonomiske aktør kan anvende følgende miljøledelsesforanstaltninger i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten:”

“Antal ledende medarbejdere:: Den økonomiske aktørs antal ledende medarbejdere gennem de sidste tre år var som følger:”

“Årlige gennemsnitlige antal beskæftigede: Den økonomiske aktørs årlige gennemsnitlige antal beskæftigede gennem de sidste tre år var som følger:”

“Værktøj, materiel og teknisk udstyr: Den økonomiske aktør vil kunne disponere over følgende værktøj, materiel og tekniske udstyr til gennemførelse af kontrakten:”

“Andel i underleverance: Den økonomiske aktør agter eventuelt at give følgende andel (i procent) af kontrakten i underleverance. Bemærk, at hvis den...”

Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:
“The tenderer is obliged to comply with the contracting authority’s labour clause in connection with its performance of the contract.”
Betingelser for deltagelse
Udelukkelsesgrund: bankruptcy
corruption
crime-org
finan-laund
fraud
human-traffic
misrepresent
nati-ground
partic-confl
prep-confl
prof-misconduct
socsec-pay
tax-pay
terr-offence
Beskrivelse af udelukkelsesgrunde:
“Er den økonomiske aktør gået konkurs?”

“Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at...”

Vis mere (12)

“Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at...”

“Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at...”

“Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at...”

“Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at...”

“Har den økonomiske aktør befundet sig i en af følgende situationer:a) Denne har afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der...”

“Andre udelukkelsesgrunde, der måtte være fastsat i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstats lovgivning. Finder de rent...”

“Er den økonomiske aktør opmærksom på en interessekonflikt, jf. national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne, som følge af sin deltagelse...”

“Har den økonomiske aktør eller en virksomhed, der er knyttet til den økonomiske aktør, rådgivet den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed...”

“Har den økonomiske aktør i forbindelse med udøvelsen af erhvervet gjort sig skyldig i alvorlige forsømmelser? Hvis det er relevant, se definitioner i...”

“Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger både i det land, hvor den økonomiske...”

“Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret,...”

“Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at...”

Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: The Danish Ministry of Environment and Gender Equality
Nationalt registreringsnummer: 12854358
Postadresse: Frederiksholms Kanal 26
Postnummer: 1220
Postby: København K
Region: Extra-Regio NUTS 3 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: Morten Jacobsen
E-mail: mojac@mst.dk 📧
Telefon: +45 38142142 📞
URL: https://mim.dk/ 🌏
Den ordregivende myndigheds type
Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Hovedaktivitet
Miljø
Kommunikation
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/249573076.aspx 🌏
URL for deltagelse: https://permalink.mercell.com/249573076.aspx 🌏
Skattelovgivningsdokumentets ID: FiscalDocID1
Sprog for udbudsdokumentet: engelsk 🗣️
Elektronisk indgivelse: Påkrævet

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger

“The ocerall task has been divided into lots, see section 49(2) of the Danish Public Procurement Act. This contract is thus part of the necessary meassures...”

Yderligere oplysninger

Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus
Nationalt registreringsnummer: 37795526
Postadresse: Toldboden 2
Postnummer: 8800
Postby: Viborg
Region: Vestjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Telefon: +45 72405600 📞
Fax: +45 33307799 📠
URL: http://www.naevneneshus.dk 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 10294819
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postnummer: 2500
Postby: Valby
Region: Byen København 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 41715000 📞
Fax: +45 41715100 📠
URL: http://www.kfst.dk 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“Pursuant to Consolidated Act no. 593 of 2 June 2016 on the Complaints Board for Public Procurement as amended, the following time limits apply to the filing...”

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Pursuant to Consolidated Act no. 593 of 2 June 2016 on the Complaints Board for Public Procurement as amended, the following time limits apply to the filing of requests for a review procedure:
Complaints about procurement procedures or decisions falling within Part II of the Danish Public Procurement Act which are not covered by subsection 1 of the Act, must, according to section 7(2) of the Act, be filed with the Danish Complaints Board for Public Procurement within:
(1) 45 calendar days of the contracting authority having published a notice in the Official Journal of the European Union to the effect that the contracting authority has entered into a contract. The time limit is calculated from the date after the date when the notice was published;
(2) 30 calendar days, calculated from the date after the date when the contracting authority notified the affected tenderers that a contract based on a framework agreement with reopening of competition or a dynamic purchasing system has been entered into, if the notification contained a statement of the reasons for the decision.
(3) six months of the contracting authority having entered into a framework agreement, counted from the date after the date when the contracting authority notified the affected candidates and tenderers, see section 2(2) of the Act, or section 171(4) of the Danish Public Procurement Act.
(4) 20 calendar days calculated from the date after the contracting authority has announced its decision, see section 185(2), second sentence, of the Danish Public Procurement Act.
If a contracting authority has complied with the procedure outlined in section 4 of the Act to ensure that a contract is not declared ineffective, see section 7(3) of the Act, an application for a review of whether the contracting authority has entered into a contract in contravention of the Public Procurement Directive without prior publication of a contract notice in the Official Journal of the European Union must be filed with the Danish Complaints Board for Public Procurement within 30 calendar days calculated from the date after the date when the contracting authority has published a notice in the Official Journal of the European Union stating that the contracting authority has entered into a contract, provided that the notice contains the reasons for the contracting authority’s decision to award the contract without prior publication of a contract notice in the Official Journal of the European Union.
Not later than on the date of the filing of an application for a review procedure with the Danish Complaints Board for Public Procurement, the applicant must notify the contracting authority in writing that an application for a review procedure has been filed with the Danish Complaints Board for Public Procurement, see section 6(4) of the Act. Furthermore, the contracting authority must be informed of whether the application for a review procedure has been filed in the stand-still period, see section 3(1) or (2) of the Act, or during the period of 10 calendar days laid down in section 4(1)(ii). In cases where the application for a review procedure has not been filed in the above-mentioned periods, the applicant must also state whether the applicant has applied for a stay pending the outcome of the review procedure, see section 12(1) of the Act.
The Danish Complaints Board for Public Procurement’s own review procedure guidelines are available on www.klfu.dk.

Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
Kilde: OJS 2025/S 032-100726 (2025-02-13)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Offentlig administration, forsvar og socialsikring

Virksomhed i forbindelse med administration

Støttetjenester for den offentlige sektor

Tjenester for den offentlige sektor

Generelle personaletjenester for den offentlige sektor