Kontrakt om implementering, vedligeholdelse og support samt videreudvikling af ny digital administrationsløsning

Kort beskrivelse

I. Baggrund og formål:

Ordregiverne udbyder en kontrakt vedrørende implementering, vedligeholdelse og support samt videreudvikling af en ny digital administrationsløsning (”Systemet”).

Kontrakten indgås med Domea.dk, som skal være systemejer for Systemet med henblik på at stille det til rådighed for anvendere, herunder de øvrige ordregivere samt Domea.dk’s andre kunder, som er almene boligorganisationer og -administrationer. Domea.dk’s kunder ejer og administrerer til sammen ca. 72.000 boliger over det meste af Danmark og i Grønland. Domea.dk ejer ikke selv nogen boliger, men fungerer som forretningsfører eller leverandør af ydelser til kunderne.

Systemet skal understøtte ordregivernes forretningsmæssige behov i forbindelse med håndtering af administrative opgaver inden for økonomi og udlejning. Systemet vil indgå i Domea.dk’s fælles digitale platform som en blandt flere forretningsapplikationer.

Det er afgørende for ordregiverne, at Systemet understøtter Domea.dk’s nye forretningsmodel og ambitioner om fleksibilitet og en effektiv daglig opgaveløsning.

Domea.dk ønsker en bedre digital understøttelse af forretningsmodellen for at kunne levere sine opgaver med høj kvalitet og være en professionel samarbejdspartner og rådgiver for Domea.dk’s kunder. Den bedre digitale understøttelse, og dermed Systemet, skal også være med til at sikre en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne både har mulighed for levere den høje kvalitet og samtidig have en høj arbejdsglæde.

Domea.dk’s forretningsmæssige behov i forhold til Systemet er navnlig at:
• Systemet og den fælles digitale platform understøtter ordregivernes og Domea.dk’s øvrige kunders forretning fleksibelt og effektivt.
• Domea.dk har mulighed for at kunne udvikle og optimere anvendelsen af Systemet og den samlede systemunderstøttelse, især med fokus på løbende effektivisering af de administrative opgaver og processer.
• Ordregiverne og Domea.dk’s øvrige kunder har et stabilt og sikkert System.

Systemet skal drives af Domea.dk i Domea.dk’s nuværende drift-setup, hvorfor Systemet skal leveres som en on-premise løsning. Kontrakten indeholder en option på, at driften kan overgå til tilbudsgiver.

II. Hovedydelser:
A) Implementering:
A.1) Etablering samt design og opsætning af Systemet, herunder udvikling af API’er, afprøvning og implementering af Systemet
A.2) Gennemførelse af PoC for en udvalgt kunde og efterfølgende trinvis idriftsættelse hos anvenderne i form af delleverancer til Domea.dk’s kunder.
A.3) Uddannelse af brugere i brug af Systemet.
A.4) Datakonvertering, herunder migrering og mapning af data fra Domea.dk’s eksisterende system.
B) Løbende ydelser:
B.1) Support, herunder etablering af service desk og håndtering af incidents.
B.2) Vedligeholdelse, herunder forebyggende vedligeholdelse af Systemet, levering af nye versioner og releases, fejlrettelser mv.
C) Bestillingsydelser, herunder videreudvikling, konsulentydelser og uddannelse af brugere.
D) Tværgående ydelser, herunder dokumentation, rapportering samt test og kvalitetssikring.
G) Ophørsydelser, herunder nedlukning af Systemet samt bistand til hjemtagelse eller overdragelse af kontraktens ydelser til en ny leverandør.

Beskrivelse af udbuddet

I. Baggrund og formål:

Ordregiverne udbyder en kontrakt vedrørende implementering, vedligeholdelse og support samt videreudvikling af en ny digital administrationsløsning (”Systemet”).

Kontrakten indgås med Domea.dk, som skal være systemejer for Systemet med henblik på at stille det til rådighed for anvendere, herunder de øvrige ordregivere samt Domea.dk’s andre kunder, som er almene boligorganisationer og -administrationer. Domea.dk’s kunder ejer og administrerer til sammen ca. 72.000 boliger over det meste af Danmark og i Grønland. Domea.dk ejer ikke selv nogen boliger, men fungerer som forretningsfører eller leverandør af ydelser til kunderne.

Systemet skal understøtte ordregivernes forretningsmæssige behov i forbindelse med håndtering af administrative opgaver inden for økonomi og udlejning. Systemet vil indgå i Domea.dk’s fælles digitale platform som en blandt flere forretningsapplikationer.

Det er afgørende for ordregiverne, at Systemet understøtter Domea.dk’s nye forretningsmodel og ambitioner om fleksibilitet og en effektiv daglig opgaveløsning.

Domea.dk ønsker en bedre digital understøttelse af forretningsmodellen for at kunne levere sine opgaver med høj kvalitet og være en professionel samarbejdspartner og rådgiver for Domea.dk’s kunder. Den bedre digitale understøttelse, og dermed Systemet, skal også være med til at sikre en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne både har mulighed for levere den høje kvalitet og samtidig have en høj arbejdsglæde.

Domea.dk’s forretningsmæssige behov i forhold til Systemet er navnlig at:
• Systemet og den fælles digitale platform understøtter ordregivernes og Domea.dk’s øvrige kunders forretning fleksibelt og effektivt.
• Domea.dk har mulighed for at kunne udvikle og optimere anvendelsen af Systemet og den samlede systemunderstøttelse, især med fokus på løbende effektivisering af de administrative opgaver og processer.
• Ordregiverne og Domea.dk’s øvrige kunder har et stabilt og sikkert System.

Systemet skal drives af Domea.dk i Domea.dk’s nuværende drift-setup, hvorfor Systemet skal leveres som en on-premise løsning. Kontrakten indeholder en option på, at driften kan overgå til tilbudsgiver.

II. Hovedydelser:
A) Implementering:
A.1) Etablering samt design og opsætning af Systemet, herunder udvikling af API’er, afprøvning og implementering af Systemet
A.2) Gennemførelse af PoC for en udvalgt kunde og efterfølgende trinvis idriftsættelse hos anvenderne i form af delleverancer til Domea.dk’s kunder.
A.3) Uddannelse af brugere i brug af Systemet.
A.4) Datakonvertering, herunder migrering og mapning af data fra Domea.dk’s eksisterende system.
B) Løbende ydelser:
B.1) Support, herunder etablering af service desk og håndtering af incidents.
B.2) Vedligeholdelse, herunder forebyggende vedligeholdelse af Systemet, levering af nye versioner og releases, fejlrettelser mv.
C) Bestillingsydelser, herunder videreudvikling, konsulentydelser og uddannelse af brugere.
D) Tværgående ydelser, herunder dokumentation, rapportering samt test og kvalitetssikring.
G) Ophørsydelser, herunder nedlukning af Systemet samt bistand til hjemtagelse eller overdragelse af kontraktens ydelser til en ny leverandør.

Yderligere oplysninger

Generelt om deltagelse i udbudsproceduren:

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest 10. februar 2025, kl. 12:00. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på Ethics Kundeservice Danmark eller på telefon (+45) 7022 7007.

Tilbuddet skal være på dansk. Licensbetingelser kan dog være på engelsk. Derudover kan figurer, der gengiver eksisterende materiale, herunder skærmbilleder fra Standardprogrammel, være på engelsk, hvis det fremgår klart af sammenhængen, at der er tale om en gengivelse af eksisterende materiale.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Der ydes ikke deltagelsesvederlag.

Det bemærkes, at den anslåede kontraktværdi udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner og forlængelser. Skønnet er baseret på historisk forbrug og forventet økonomisk scenarie.

Angående den anførte varighed skal det bemærkes, at der i forbindelse med kontraktens ophør vil være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret funktion af Systemet i forbindelse med evt. genudbud.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Beskrivelse af mulighederne

Option 1: Løsning til byggesagsstyring

Formålet med denne option er at etablere en løsning til byggesagsstyring, som understøtter ordregivernes forretningsmæssige krav ifm. den økonomiske styring af byggesager.

Domea.dk's aktuelle portefølje rummer ca. 200 byggesager, som bliver betjent af ca. 40 medarbejdere i Domea.dk's afdeling for Byggeri og byudvikling. Den samlede estimerede anlægssum udgør ca. DKK 11,6 mia., heraf omsættes der ca. for DKK 1 mia. årligt.

Option 2: Drift hos Leverandøren

Formålet med denne option er at give Domea.dk mulighed, for at drift af Systemet overgår fra Domea.dk's egen driftsløsning til drift af Systemet hos leverandøren.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Den samlede omsætning i det seneste regnskabsår.: Oplysningskrav:

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår.

Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelsernes Bilag D.

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

- ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Minimumskrav:

Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 10 mio. i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiver og disse andre enheders samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Egenkapitalen ved udgangen af det seneste disponible regnskabsår.: Tilbudsgiver/ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- Tilbudsgivers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelsernes Bilag E.

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Virksomhedens balance eller uddrag heraf i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Minimumskrav:

Som minimumskrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Generelt om deltagelse i udbudsproceduren:

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest 10. februar 2025, kl. 12:00. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på Ethics Kundeservice Danmark eller på telefon (+45) 7022 7007.

Tilbuddet skal være på dansk. Licensbetingelser kan dog være på engelsk. Derudover kan figurer, der gengiver eksisterende materiale, herunder skærmbilleder fra Standardprogrammel, være på engelsk, hvis det fremgår klart af sammenhængen, at der er tale om en gengivelse af eksisterende materiale.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Der ydes ikke deltagelsesvederlag.

Det bemærkes, at den anslåede kontraktværdi udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner og forlængelser. Skønnet er baseret på historisk forbrug og forventet økonomisk scenarie.

Angående den anførte varighed skal det bemærkes, at der i forbindelse med kontraktens ophør vil være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret funktion af Systemet i forbindelse med evt. genudbud.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og ud-budslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.