Indkøb af specialinventar - Aarhus Universitet

Kort beskrivelse

1.5 Delaftaler – ”Opdel eller forklar princippet”
Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af Aftalen i delaftaler ikke vil give den kommercielt bedste løsning, er nærværende Aftale ikke opdelt i delaftaler.

1.6 "Køb grønt eller forklar"- princip
I nærværende udbud har Ordregiver vurderet, at der stilles krav til grønne/bæredygtige løsninger.

1.7 Beskrivelse af udbuddet
Beskrivelse af udbuddet
Baggrund
Universitetsbyen er Aarhus Universitets nye by-integrerede campus, hvor store dele af Aarhus BSS får en central placering i den nærmeste fremtid.
Aarhus BSS er det erhvervs- og samfundsvidenskabelige fakultet på Aarhus Universitet (AU), som i løbet af efteråret/vinteren 2025/2026 flytter ind i Universitetsbyen.
Universitetsbyen husede Århus Kommunehospital frem til 2019, hvor Forskningsfondens Ejendomsselskab (FEAS) overtog bygningerne og nu sammen med AU er i gang med at ombygge og renovere hospitalsbygningerne, så de bliver en integreret del af AU.

Nem adgang via passage
Universitetsbyen er forbundet med de øvrige institutter i Universitetsparken via passagen under Nørrebrogade, så det er nemt at komme fra det ene sted til det andet.


Samarbejde på tværs
Når fem ud af seks institutter fra Aarhus BSS samles på samme sted, skaber det et miljø, hvor studerende og medarbejdere kan trives og udvikle sig sammen.
Det giver også mulighed for et bedre samarbejde på tværs af fagområder, og forhåbentlig kan det også inspirere og tiltrække nye, dygtige og engagerede studerende og medarbejdere.

Et samlet Aarhus BSS
Samlet set giver Universitetsbyen og Universitetsparken Aarhus BSS én fælles, samlende campus i Aarhus, der kan styrke både de studerendes og forskernes samspil med det øvrige fakultet og universitetet samt eksterne samarbejdspartnere.

Design- og inventarmanual
I forbindelse med forberedelserne til indflytningen i Universitetsbyen, har Aarhus BSS i samarbejde med arkitektfirmaet TRANSFORM udarbejdet en design- og inventarmanual, der har til sigte at skabe design- og kvalitetsmæssig retning, når der farvesættes og indkøbes inventar til Universitetsbyen. Det er både rettet mod indflytningen ved færdiggørelsen af bygningerne og ved senere indkøb, når ressourcer og behov opstår. Design- og inventarmanualen er en guideline, der sikrer et stærkt fokus på hel-hedsoplevelsen og kvaliteten i interiøret, i god sammenhæng med det stringente udtryk i bygnings-massen i Universitetsbyen.

Der er arbejdet med en klar plan for brug af genbrugt- og upcyklet inventar, samt køb af nyt inventar i et højt design- og materialemæssigt kvalitetsinventar. Designmanualen bidrager samtidigt med et godt grundlag for bæredygtige, æstetiske og funktionelle løsninger, der har lang levetid og er enkle at drifte. Gennem designmanualens samlede strategi for indretning, inventar, farver og materialer er det samtidig et ønske, at inventaret kan bruges på tværs af rum, bygninger og institutter, for derved at sikre bedst mulig sammenhæng og fleksibilitet i projektet.

Formålet med udbuddet

Formålet med nærværende udbud er at få en Rammeaftale der sikrer aftaledækning af Ordregivers behov for fast inventar i forbindelse med indflytningen i Universitetsbyen samt den videre Campus-udvikling i universitetsparken. Det forventes at udbuddet sikrer fast inventar til gode priser og kvalitet.

Initialanskaffelse

Aarhus BSS fraflytter ultimo 2025 helt Campus Fuglesangs Alle og flytter størstedelen af aktiviteten til nye lokaler i Universitetsbyen cirka 3 km væk. Indflytningen sker i to etaper i november 2025 og januar 2026. Det er derfor et krav at Leverandøren kan afsætte de nødvendige ressourcer til at varetage denne opgave og levere det angivne inventar til tiden. Se detaljeret opgavebeskrivelse i Bilag 5 - Initialanskaffelse af specialinventar

Yderligere oplysninger

Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbuddet udfylde et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) vedrørende egnethedskrav, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder.

Tilbudsgiver skal udfylde ESPD’et i Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i disse Udbudsbetingelsers afsnit 2.3. Samt den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse.


A. Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver skal anvende ESPD’et til at bekræfte, at denne ikke er omfattet af:
• De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§135-136.
• Nedenstående frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137.


Den frivillige udelukkelsesgrunde er:


• Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 – Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangs-akkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiveren er hjemhørende,

Dokumentation: Før tildeling af Aftalen skal Ordregiver kræve, at Tilbudsgiveren som Ordregiver har til hensigt at tildele Aftalen fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148.

Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiveren fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.

Ordregiveren kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158.

Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når
1) Ordregiveren kan skaffe certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller
2) Ordregiveren allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.


Tilbudsgiver skal fremsende følgende dokumentation i forbindelse med evt. aftaleindgåelse: Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen (hvis relevant)
o Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen

• Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant)
o Formular – Konsortieerklæring

Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom:
• Tilbudsgivers personlige forhold
o Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere

• Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen

o Fremlæggelse af årsregnskaber eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret.
Årsregnskab for de 3 seneste disponible regnskabsår

o Fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgiverens samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed.


• Teknisk eller faglig formåen
o Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

• Tro og love-erklæring ang. Rusland
o Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel 1, nr. 23), og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter.

Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.

Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må Serviceattesten maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen.

Indhentning af Serviceattesten vil normalt tage mellem 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen.

Indhentning af denne dokumentation er ikke besked om tildeling, men udelukkende for at berigtige de oplysninger der er afgivet i ESPDét.

Konsortieerklæring: I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring.

Støtteerklæring: I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende støtteerklæring, jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”.

Anvendelse af underleverandører:
Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, øn-skes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel Aftale.

Ordregivers anslåede/forventede samlede forbrug, der er omfattet af udbuddet, udgør 10.000.000 DDK.

Ordregivers samlede forventede maksimal forbrug, der er omfattet af udbuddet, udgør 15.000.000 DKK.

Yderligere oplysninger

Når tilbudsfristen er udløbet, vil der først foretages en gennemgang af de indkomne tilbud. Dette foregår efter følgende fremgangsmåde:

1) Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at de lever op til de formelle krav. Manglende overholdelse af de formelle krav vil som udgangspunkt føre til at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, jf. dog Udbudslovens § 159, stk. 5, der giver Ordregiver ret til i visse tilfælde at bede Tilbudsgiver supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår vareindkøbskontrakter: levering af leverancer af den anførte type: Kun for så vidt angår offentlige vareindkøbskontrakter: I referenceperioden har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige leverancer af den anførte type. Ordregivende myndigheder kan kræve op til tre års erfaring og tillade, at der tages hensyn til erfaring, som ikke er indhøstet inden for de seneste tre år.

• Tilbudsgiver skal beskrive 3 tilsvarende referencer inden for levering af special inventar inden for de seneste 3 år.

Med tilsvarende referencer forstår Ordregiver opgaver der omfatter levering af specialfremstillet møbelinventar både til det offentlige og private. Hver reference skal minimum på tidspunktet for tilbudsfristen have en opnået omsætning på DKK 2 mio., inden for de seneste 3 år

De 3 år beregnes fra datoen for tilbudsfristen.

Hver reference bedes indeholde:
• Startdato og slutdato (er referencen ikke afsluttet, slutdatoen ikke er kendt, anføres ”igangværende” under Beskrivelse).
• Navn på modtager og kontaktoplysninger.
• Omsætning opnået frem til tilbudsfristen på referencen

Referencerne skal beskrives i ESPD’et, og kan ikke vedlægges som bilag.

Ang. referencer vedr. rammeaftaler eller løbende kontraktforhold
I forhold til rammeaftaler skal en leverance forstås som faktisk gennemførte leverancer, dvs. en reference er en leverance af opgaver udført under samme Rammeaftale. Det kan være løbende leverancer leveret over tid, for samme kunde som hidrører fra samme rammeaftale. Eksempelvis på en rammeaftale med en kunde over de sidste 3 år. Denne løbende leverance udgør en reference. Værdien er således værdien af de faktiske leverancer og ikke den forventelige værdi af rammeaftalen. Leverancer på baggrund af miniudbud eller separate delaftaler kan ikke sammenlægges og udgør hver især en reference.

Ang. dokumentation af teknisk og faglig formåen
Ordregiver forbeholder sig ret til at verificere, at referencerne er udført.

Ordregiver anser referencelisten fra Tilbudsgiver som udgørende endelig dokumentation.

Yderligere oplysninger

Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbuddet udfylde et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) vedrørende egnethedskrav, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder.

Tilbudsgiver skal udfylde ESPD’et i Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i disse Udbudsbetingelsers afsnit 2.3. Samt den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse.


A. Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver skal anvende ESPD’et til at bekræfte, at denne ikke er omfattet af:
• De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§135-136.
• Nedenstående frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137.


Den frivillige udelukkelsesgrunde er:


• Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 – Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangs-akkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiveren er hjemhørende,

Dokumentation: Før tildeling af Aftalen skal Ordregiver kræve, at Tilbudsgiveren som Ordregiver har til hensigt at tildele Aftalen fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148.

Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiveren fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.

Ordregiveren kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158.

Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når
1) Ordregiveren kan skaffe certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller
2) Ordregiveren allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.


Tilbudsgiver skal fremsende følgende dokumentation i forbindelse med evt. aftaleindgåelse: Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen (hvis relevant)
o Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen

• Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant)
o Formular – Konsortieerklæring

Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom:
• Tilbudsgivers personlige forhold
o Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere

• Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen

o Fremlæggelse af årsregnskaber eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret.
Årsregnskab for de 3 seneste disponible regnskabsår

o Fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgiverens samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed.


• Teknisk eller faglig formåen
o Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

• Tro og love-erklæring ang. Rusland
o Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel 1, nr. 23), og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter.

Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.

Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må Serviceattesten maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen.

Indhentning af Serviceattesten vil normalt tage mellem 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen.

Indhentning af denne dokumentation er ikke besked om tildeling, men udelukkende for at berigtige de oplysninger der er afgivet i ESPDét.

Konsortieerklæring: I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring.

Støtteerklæring: I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende støtteerklæring, jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”.

Anvendelse af underleverandører:
Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, øn-skes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel Aftale.

Ordregivers anslåede/forventede samlede forbrug, der er omfattet af udbuddet, udgør 10.000.000 DDK.

Ordregivers samlede forventede maksimal forbrug, der er omfattet af udbuddet, udgør 15.000.000 DKK.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Reglerne om klagefrister findes i § 7 i lov om Klagenævnet for Udbud.

• Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, ved forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden for 20 kalenderdage. Dette er regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af underretning om prækvalifikation.

• Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal indgives 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

• Hvis klagen handler om overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, er klagefristen på 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrence eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.).

• Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.