Ernærings- og Forplejningssystem (EFS)

Region Syddanmark

Udbud af Ernærings- og forplejningssystem (EFS) til Region Syddanmark. Kontrakten vedrører Levering af implementering, support, vedligeholdelse, drift, licens (enterpriselicens) af Løsningen som nævnt i Kontrakten. Ordregiver har et eksisterende Ernærings- og Forplejningssystem (EFS), som anvendes af Ordregivers sygehuses køkkener til køkkenproduktionen. Udbuddet vedrører indkøb af et nyt EFS til Ordregiver. Den udbudte løsning skal erstatte Ordregivers eksisterende Ernærings- og Forplejningssystem. Som en del af et nyt system ønsker Ordregiver bl.a. særlig fokus på tilføjelse af en ernæringsintegration, så der skabes overblik over patientens aktuelle ernæringsstatus i EPJ SYD. Denne integration vil give betydelige arbejdsgangbesparelser i klinikken. Det er ligeledes bestemt hos Ordregiver, at der skal være ét fælles system for varestamdata, som EFS skal integreres til. Anskaffelsen skal sikre et EFS, der kan anvendes af alle relevante køkkener hos Ordregiver, hvilket omfatter sygehuskøkkener og køkkener i private sygehuse herunder gigthospital, hospices og socialområdet tilknyttet Ordregiver. Leverandøren skal planlægge og gennemføre leverance af et EFS, der opfylder Ordregivers krav. Systemet skal have relevante integrationer til udvalgte it-systemer hos Ordregivers systemlandskab. Leverandøren skal endvidere levere vedligholdelse, drift og support af Systemet. Ordregiver tilvejebringer selv Driftsmiljøet. Den udbudte genstand beskrives nærmere i Kontrakten og tilhørende bilag, herunder Bilag 3 Leverancebeskrivelse, der indeholder en uddybende beskrivelse af kravene til den udbudte løsning. Leverancen gennemføres i henhold til Ordregivers krav, hvilket bl.a. fremgår af Bilag 1 Tidsplan, Bilag 4 Dokumentation og Bilag 14 Prøver. Krav om leverance af tilknyttede Ydelser fremgår bl.a. af Bilag 5 Vedligeholdelse og Support. Region Syddanmark har ca. 25.000 ansatte og der er ca. 1,2 mio. indbyggere, hvoraf en stor andel hvert år er i kontakt med regionens sygehuse, og dermed potentielle brugere af løsningen. Kontrakten er betinget af, at Regionsrådet for Region Syddanmark godkender Kontrakten. Såfremt Regionsrådet ikke godkender Kontrakten, bortfalder Kontrakten jf. Kontraktens punkt 33 Bevillingsmæssige forbehold, og Leverandøren kan fakturere den andel af arbejdet som er udført, jf. Bilag 12 Vederlag og betalingsplan. Udkast til Kontrakten og tilhørende bilag beskriver de udbudte ydelser, herunder mindstekrav (MK) og konkurrencekrav (KK). Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Tilbudsgiver skal opfylde samtlige krav kategoriseret som mindstekrav (MK). Mindstekravene (MK) er ikke en del af tilbudsevalueringem og skal ikke besvares. Mindstekrav (MK) skal opfyldes seneste ved Overtagelsesdagen, medmindre andet er forudsat eller angivet som en del af det enkelte MK. Konkurrencekrav (KK) kan besvares af Tilbudsgiver. Behov formuleret som et konkurrencekrav er ikke mindstekrav, men er Ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Konkurrencekrav angiver krav, hvor Tilbudsgiver på en nærmere angivet måde har beskrevet, hvordan kravet opfyldes. Option (O) skal besvares af Tilbudsgiver. Behov formuleret som en Option er ikke mindstekrav, men er Ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Optioner skal opfyldes. Prissætning skal afgives i Bilag 12.1 Beregning af tilbudspris under Fane 3 ”Bilag 12”. Ved manglende besvarelse har ordregiver pligt til at forkaste tilbuddet. En oversigt over det samlede udbudsmateriale er vist i Udbudsbetingelsernes punkt 3 – Udbudsmateriale. I Udbudsbetingelsernes punkt 17 Tjekliste for Tilbudsgiver er der desuden en tjekliste, som viser hvilke dokumenter Tilbudsgiver skal besvare.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2025-12-02. Indkøbet blev offentliggjort på 2025-10-07.

Hvem?

Hvad?

Hvor?

Indkøbshistorik
Dato Dokument
2025-10-07 Udbudsbekendtgørelse
2025-11-05 Udbudsbekendtgørelse
2025-12-18 Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbekendtgørelse (2025-10-07)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Ernærings- og Forplejningssystem (EFS)
Referencenummer: 23/42397
Kort beskrivelse:
“Udbud af Ernærings- og forplejningssystem (EFS) til Region Syddanmark. Kontrakten vedrører Levering af implementering, support, vedligeholdelse, drift,...”    Vis mere
Kontrakttype: Tjenesteydelser
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Anslået værdi uden moms: 9 000 000 DKK 💰
Beskrivelse
Beskrivelse af udbuddet:
“Udbud af Ernærings- og forplejningssystem (EFS) til Region Syddanmark. Kontrakten vedrører Levering af implementering, support, vedligeholdelse, drift,...”    Vis mere
Yderligere produkter/tjenester: Programmeringsservice i forbindelse med systemer og brugerprogrammel 📦
Yderligere produkter/tjenester: Branchespecifik programmeludvikling 📦
Yderligere produkter/tjenester: Udvikling af forskelligt programmel og computersystemer 📦
Yderligere produkter/tjenester: Udvikling af kundespecificeret programmel 📦
Yderligere produkter/tjenester: Programmelsupport 📦
Yderligere produkter/tjenester: Programmeludvikling 📦
Yderligere produkter/tjenester: Levering af programmel 📦
Sted for udførelsen: Sydjylland 🏙️
Varighed: 4 (YEAR)
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal år.
Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger
Beskrivelse af mulighederne:
“Option 1: Service Request Management på fast pris En eventuel udnyttelse af Optionen ”Option 1: Vedlige-holdelse og support på fast pris” medfører, at...”    Vis mere
Kriterier for tildeling
Pris
Pris (justeringskoefficient): 35
Kvalitetskriterium (navn): Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 65
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000

Procedure
Type af procedure
Åben procedure
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2025-12-02 11:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2025-12-02 11:00:00 📅
Betingelser for åbning af tilbud (Oplysninger om bemyndigede personer og åbningsprocedure):
“Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af tilbud”
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 6

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier:
“Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som...”    Vis mere
Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier:
“Kun for så vidt angår offentlige tjenesteydelseskontrakter: I referenceperioden har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige tjenesteydelser af den...”    Vis mere
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:
“Der henvises til kontraktbilag 12 om Vederlag og betalingsplan.”
Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:
“Kunden stiller krav til Leverandøren om, at denne som en del af Kontrakten påtager sig et socialt ansvar. Bilag 19 indeholder således de nærmere...”    Vis mere

Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Region Syddanmark
Nationalt registreringsnummer: 29190909
Postadresse: Damhaven 12
Postnummer: 7100
Postby: Vejle
Region: Sydjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: soan@rsyd.dk 📧
Telefon: +45 21999283 📞
URL: https://www.regionsyddanmark.dk 🌏
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/company/companyinformation/index/181055 🌏
Den ordregivende myndigheds type
Regional eller lokal myndighed
Hovedaktivitet
Sundhed
Kommunikation
URL til dokumenter: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=442584&B= 🌏
URL for deltagelse: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=442584&B= 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for udbud
Nationalt registreringsnummer: 37795526
Postadresse: Toldboden 2:
Postnummer: 8800
Postby: Viborg
Region: Østjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Telefon: +45 72405708 📞
URL: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 10294819
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postnummer: 2500
Postby: Valby
Region: Byen København 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 41715000 📞
URL: https://www.kfst.dk/ 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“Følgende klagefrister gælder ved klage til Klagenævnet for Udbud Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, ved forsyningsvirksomhedsdirektivet...”    Vis mere
Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
Kilde: OJS 2025/S 194-663922 (2025-10-07)
Udbudsbekendtgørelse (2025-11-05)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 9 000 000 DKK 💰

Procedure
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2026-01-30 11:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2026-01-30 11:00:00 📅

Ændringer
Ny værdi
Tekst:
“Rettelser pr. 5.11.2025 Rettelse 1, Udbudsbetingelserne Punkt 3, Udbudsmateriale 1. Bilag 24 Tilbudsgivers informationer til NDA er blevet tilføjet til...”    Vis mere
Andre supplerende oplysninger

“Rettelser pr. 5.11.2025 Rettelse 1, Udbudsbetingelserne Punkt 3, Udbudsmateriale 1. Bilag 24 Tilbudsgivers informationer til NDA er blevet tilføjet til...”    Vis mere
Kilde: OJS 2025/S 214-737699 (2025-11-05)
Udbudsbekendtgørelse (2025-12-18)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 9 000 000 DKK 💰

Procedure
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2026-03-20 11:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2026-03-20 11:00:00 📅

Ændringer
Ny værdi
Tekst:
“1. Udbudsbetingelserne er blevet opdateret med ny tidsplan, Udbudsbetingelserne, punkt 4 Tidsplan. 2. Bilag 15 Licensbetingelser er blevet præciseret med et afsnit.”    Vis mere
Andre supplerende oplysninger

“1. Udbudsbetingelserne er blevet opdateret med ny tidsplan, Udbudsbetingelserne, punkt 4 Tidsplan. 2. Bilag 15 Licensbetingelser er blevet præciseret med et afsnit.”    Vis mere
Kilde: OJS 2025/S 246-851631 (2025-12-18)