Bygherrerådgivning - Udbygning af Kalundborg Central Renseanlæg (KCR)

Kort beskrivelse

Kalundborg Renseanlæg A/S (en del af Kalundborg Forsyning) udbyder som Ordregiver en bygherrerådgiverfunktion til udbygningen af Kalundborg Central Renseanlæg (KCR).
Udbygningen af KCR er en konsekvens af, at Industrien i Kalundborg udvider produktionen betydeligt i de kommende år. Renseanlægget skal udvides, så det kan modtage den ekstra mængde procesvand, som udvidelsen af Industrien i Kalundborgs produktion indebærer.
Der er udarbejdet VVM/MKV og der er givet en udledningstilladelse. Envidan, der er totalrådgiver, har udført et projektforslag og er i gang med detailprojektering ligesom de første dele af projektet er igangsat.
Projektet har en betydelig størrelsesorden med totalomkostninger på omkring 750 millioner kroner og forventes at være færdigt med udgangen af 2028.
Projektet har haft tilknyttet en bygherrerådgiver, som ikke længere er til rådighed for projektet. Den udbudte opgave vedrører således den fremtidige varetagelse af bygherrerådgiveropgaven på det igangværende projekt.

Yderligere oplysninger

Afgivelse af tilbud:
Tilbud skal afgives på dansk eller engelsk.
Alle bilag bør markeres med tilbudsgiverens navn.
Tilbud modtaget efter tilbudsfristen vil blive afvist. I tilfælde af tekniske vanskeligheder med at uploade eller benytte udbudsportalen, opfordres tilbudsgiver til at kontakte teknisk support på udbudsportalen.
De afgivne tilbud ligger i en lukket mappe på udbudsportalen, og kan ikke åbnes af Ordregiver før efter tilbudsfristens udløb.
Umiddelbart efter tidsfristens udløb åbner Ordregiver den mappe, som tilbuddene er uploadet til.

Udelukkelsesgrunde:
Dokumentation: Den tilbudsgiver, der står til at blive tildelt kontrakten, skal på anmodning (ikke som en del af tilbuddet) fremsende serviceattest (danske virksomheder) eller tilsvarende dokumentation (udenlandske virksomheder) som dokumentation for, at tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de ovenfor refererede udelukkelsesgrunde.
Serviceattest må ikke være udstedt tidligere end 6 måneder før tilbudsfristen.

Meddelelse om resultat og stand-still periode:
Ordregiver vil bestræbe sig på at give meddelelse om udbuddets resultat hvor også de enkelte tilbuds point vil blive angivet for de enkelte underkriterier hurtigst muligt efter udbudsfristens udløb.
Ordregiver iagttager 10 kalenderdages stand-still periode mellem det tidspunkt udbuddets resultat meddeles til tilbudsgiverne og det tidspunkt kontrakten underskrives af Ordregiver.
Når udbudsprocessen er afsluttet, kan alle tilbudsgivere få en samtale med Ordregiver, hvor det kan oplyses hvordan denne tilbudsgiver kunne forbedre sit tilbud. Ordregiver iagttager en betydelig tilbageholdenhed med at give yderligere oplysninger særligt omkring tekniske og kommercielle forhold hos en anden tilbudsgiver.

Krav til tilbuddets indhold:
Tilbud skal inden tilbudsfristens udløb uploades på udbudsportalen i overensstemmelse med eventuelle vejledninger, som er tilgængelige der. Følgende elementer skal være en del af tilbuddet, enten som selvstændige dokumenter, afsnit, eller lignende i et tilbud. De nævnte dele af et tilbud er afgørende for Ordregivers muligheder for at behandle alle tilbud på det samme grundlag.
Udfyldt ESPD for tilbudsgiver, se afsnit 10. Ordregiver gør en elektronisk version af ESPD'et tilgængelig på udbudsplatformen. Det er ikke et krav, at ESPD'et er underskrevet af tilbudsgiver.
Hvis tilbudsgiver er et konsortium: Udfyldt og underskrevet ESPD for hver konsortiedeltager.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (støttende enheder): Udfyldt og underskrevet ESPD for hver støttevirksomhed
En komplet udfyldt tilbudsliste, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 13.1
En beskrivelse af tilbudsgivers kompetencer og ressourcer, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 13.2.

Tildelingskriterier:
Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud (tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet) operationaliseret på følgende parametre/underkriterier (vægtning anført i parentes):
• Den beregnede pris for opgavens udførelse (40%)
• Tilbudsgivers kompetencer og ressourcer (60%)

Forbehold:
Tilbudsgiverne opfordres til ikke at tage forbehold. Opmærksomheden henledes på, at Ordregiver altid er berettiget til at afvise tilbud, som indeholder forbehold og i visse tilfælde vil være forpligtet dertil. Tilsvarende er Ordregiver forpligtet til at forkaste tilbud indeholdende forbehold over for grundlæggende elementer.
Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, så forbehold i videst muligt omfang undgås. Dette gælder også i relation til bemærkninger til kontraktudkastet. Hvis der ikke gives bemærkninger hertil, vil Ordregiver gå ud fra, at der med få redaktionelle ændringer kan skrives kontrakt på grundlag af det vedlagte kontraktudkast.

Særlige bestemmelser og bemærkninger:
Der ydes ikke vederlag for afgivelse af tilbud.
For god ordens skyld skal det nævnes, at Ordregiver er kvalitetscertificeret efter ISO 9001, miljøcertificeret efter ISO 14001 og arbejdsmiljøcertificeret efter ISO 45001.
Dette betyder særlige krav og forventninger til Ordregivers leverandører (f.eks audit som leverandør) samt konkret i dette tilfælde, at der skal arbejdes med planlægning og udførelse, så overensstemmelse med Ordregivers certificeringer sikres i alle aspekter af arbejdets gennemførelse.
Det er i øvrigt sådan, at Ordregiver i forbindelse med auditering, skal redegøre for hvordan man lever op til at være en virksomhed med certificering samt hvordan dette kommer til udtryk i de enkelte udbud.

Hovedpunkterne i proceduren

Udbuddet gennemføres som et offentligt EU-udbud efter Udbudslovens Afsnit II. Udbudsformen betyder, at processen – i hovedtræk – indeholder nedenstående aktiviteter.
1. Ordregiver offentliggør udbuddet på www.udbuddet.dk ("udbudsportalen")
2. Tilbudsgiverne uploader deres tilbud på udbudsportalen indenfor den angivne tidsfrist
3. Efter tilbudsfristens udløb vurderer Ordregiver, om de modtagne tilbud opfylder de krav der er stillet til at afgive tilbud. Kun konditionsmæssige tilbud antages til evaluering
4.
Efter en evaluering af tilbuddene tildeler Ordregiver kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som beskrevet i afsnit 11 og 12.
Udbudsmaterialet indeholder en række væsentlige informationer, som tilbuddet skal afgives på grundlag af. Det er op til tilbudsgiver at sikre, at alle dele af udbudsmaterialet, jf. afsnit 7, er modtaget. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for løbende at holde sig opdateret om udbuddets forløb på udbudsportalen.

Tilbud skal afgives via udbudsportalen og inden tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud efter fristens udløb.
Ordregiver er berettiget til at annullere udbuddet, medmindre en sådan annullation forfølger usaglige hensyn eller sker i strid med ligebehandlingsprincippet.
Det skal endvidere understreges, at der i overensstemmelse med Ordregivers prokuraregler ikke foreligger en aftale, førend en kontrakt er underskrevet af begge parter.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i minimum 40 kalenderdage fra tilbudsfristen.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal i ESPD'et give oplysninger om følgende:
1.
Sammenlignelige referencer, som tilbudsgiver har udført inden for de seneste tre år regnet fra tilbudsfristen.
Med "sammenlignede referencer" forstås bygherrerådgivning i forbindelse med udbygning og/elller etablering af rensningsanlæg eller lignende tekniske anlæg.
Med "udført" forstås opgaver, som enten er afsluttet eller igangværende. For igangværende opgaver gælder, at tilbudsgiver i sin referencebeskrivelse alene kan medtage de dele af opgaven, som er leveret på tilbudstidspunktet.
Referencerne bør indeholde:
o En beskrivelse af aftalen/leverancerne
o Aftaleforholdets start- og sluttidspunkt
o Den realiserede årlige omsætning på aftalen i kr. ekskl. moms
o Navn på kunden, samt eventuel kontaktperson, som ordregiver har mulighed for at kontakte.

Bemærk: Tilbudsgiver kan maksimalt angive fire referencer. Angives mere end fire referencer, vil ordregiver alene medtage de første fire angivne referencer i bedømmelsen af om mindstekravet er opfyldt.

Referencelisten kan også medsendes som et selvstændigt dokument i tilbuddet. I dette tilfælde må hver reference maksimalt fylde en A4-side. Hvis en reference fylder mere end en A4-side, vil ordregiver alene se på den første side i vurderingen af om mindstekravet er opfyldt.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav:
1. Tilbudsgiver skal have udført mindst tre sammenlignelige referencer inden for de seneste tre år regnet fra tilbudsfristen.

Dokumentation: Referencelisten i ESPD'et eller hvis vedlagt som selvstændigt dokument i tilbuddet, anses af ordregiver for at være den endelige dokumentation for vindende tilbudsgivers tekniske og faglige formåen. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte referenceopgavens modtager for at få verificeret indholdet af referenceopgaven. Såfremt vindende tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, vil vindende tilbudsgiver blive bedt om at fremlægge støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiver.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Bygherrerådgiveren må forvente at være personligt til stede i Kalundborg mindst 2 dage om ugen, og afhængig af opgavernes karakter, ofte 4-5 dage om ugen. Der stilles kontorplads til rådighed i Kalundborg Forsynings hovedkontor p.t. på Dokhavnsvej 15 i Kalundborg.
Det ideelle tilbud indeholder derfor, en og samme person der står til rådighed for at varetage bygherrerådgivningen i hele projektperioden op til 5 dage om ugen, og derudover bakkes op af et team på en eller to personer, der kan sikre bygherrerådgivningens kvalitet og kontiunuitet under ferie-, sygdoms-, og eventuelle orlovsperioder.

Yderligere oplysninger

Afgivelse af tilbud:
Tilbud skal afgives på dansk eller engelsk.
Alle bilag bør markeres med tilbudsgiverens navn.
Tilbud modtaget efter tilbudsfristen vil blive afvist. I tilfælde af tekniske vanskeligheder med at uploade eller benytte udbudsportalen, opfordres tilbudsgiver til at kontakte teknisk support på udbudsportalen.
De afgivne tilbud ligger i en lukket mappe på udbudsportalen, og kan ikke åbnes af Ordregiver før efter tilbudsfristens udløb.
Umiddelbart efter tidsfristens udløb åbner Ordregiver den mappe, som tilbuddene er uploadet til.

Udelukkelsesgrunde:
Dokumentation: Den tilbudsgiver, der står til at blive tildelt kontrakten, skal på anmodning (ikke som en del af tilbuddet) fremsende serviceattest (danske virksomheder) eller tilsvarende dokumentation (udenlandske virksomheder) som dokumentation for, at tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de ovenfor refererede udelukkelsesgrunde.
Serviceattest må ikke være udstedt tidligere end 6 måneder før tilbudsfristen.

Meddelelse om resultat og stand-still periode:
Ordregiver vil bestræbe sig på at give meddelelse om udbuddets resultat hvor også de enkelte tilbuds point vil blive angivet for de enkelte underkriterier hurtigst muligt efter udbudsfristens udløb.
Ordregiver iagttager 10 kalenderdages stand-still periode mellem det tidspunkt udbuddets resultat meddeles til tilbudsgiverne og det tidspunkt kontrakten underskrives af Ordregiver.
Når udbudsprocessen er afsluttet, kan alle tilbudsgivere få en samtale med Ordregiver, hvor det kan oplyses hvordan denne tilbudsgiver kunne forbedre sit tilbud. Ordregiver iagttager en betydelig tilbageholdenhed med at give yderligere oplysninger særligt omkring tekniske og kommercielle forhold hos en anden tilbudsgiver.

Krav til tilbuddets indhold:
Tilbud skal inden tilbudsfristens udløb uploades på udbudsportalen i overensstemmelse med eventuelle vejledninger, som er tilgængelige der. Følgende elementer skal være en del af tilbuddet, enten som selvstændige dokumenter, afsnit, eller lignende i et tilbud. De nævnte dele af et tilbud er afgørende for Ordregivers muligheder for at behandle alle tilbud på det samme grundlag.
Udfyldt ESPD for tilbudsgiver, se afsnit 10. Ordregiver gør en elektronisk version af ESPD'et tilgængelig på udbudsplatformen. Det er ikke et krav, at ESPD'et er underskrevet af tilbudsgiver.
Hvis tilbudsgiver er et konsortium: Udfyldt og underskrevet ESPD for hver konsortiedeltager.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (støttende enheder): Udfyldt og underskrevet ESPD for hver støttevirksomhed
En komplet udfyldt tilbudsliste, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 13.1
En beskrivelse af tilbudsgivers kompetencer og ressourcer, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 13.2.

Tildelingskriterier:
Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud (tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet) operationaliseret på følgende parametre/underkriterier (vægtning anført i parentes):
• Den beregnede pris for opgavens udførelse (40%)
• Tilbudsgivers kompetencer og ressourcer (60%)

Forbehold:
Tilbudsgiverne opfordres til ikke at tage forbehold. Opmærksomheden henledes på, at Ordregiver altid er berettiget til at afvise tilbud, som indeholder forbehold og i visse tilfælde vil være forpligtet dertil. Tilsvarende er Ordregiver forpligtet til at forkaste tilbud indeholdende forbehold over for grundlæggende elementer.
Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, så forbehold i videst muligt omfang undgås. Dette gælder også i relation til bemærkninger til kontraktudkastet. Hvis der ikke gives bemærkninger hertil, vil Ordregiver gå ud fra, at der med få redaktionelle ændringer kan skrives kontrakt på grundlag af det vedlagte kontraktudkast.

Særlige bestemmelser og bemærkninger:
Der ydes ikke vederlag for afgivelse af tilbud.
For god ordens skyld skal det nævnes, at Ordregiver er kvalitetscertificeret efter ISO 9001, miljøcertificeret efter ISO 14001 og arbejdsmiljøcertificeret efter ISO 45001.
Dette betyder særlige krav og forventninger til Ordregivers leverandører (f.eks audit som leverandør) samt konkret i dette tilfælde, at der skal arbejdes med planlægning og udførelse, så overensstemmelse med Ordregivers certificeringer sikres i alle aspekter af arbejdets gennemførelse.
Det er i øvrigt sådan, at Ordregiver i forbindelse med auditering, skal redegøre for hvordan man lever op til at være en virksomhed med certificering samt hvordan dette kommer til udtryk i de enkelte udbud.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klageprocedure (dansk)I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på 20.000 kr. til Klagenævnet for Udbud.