Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner

Digitaliseringsstyrelsen

Opgavens titel er ”Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner”. Digitaliseringsstyrelsen nuværende kaffemaskiner er forældede og serviceaftalen med den eksisterende leverandør står til at udløbe. Antallet af medarbejdere i styrelsen er desuden vokset, hvorfor der er behov for flere kaffemaskiner end hidtil. Formålet med indkøbet er at anskaffe en samlet aftale, der dækker digitaliseringsstyrelsens behov for anskaffelse af nye kaffemaskiner samt løfter kvaliteten på kaffeløsningen. Leverandøren skal levere og installere syv kaffemaskiner. Hver kaffemaskine skal dagligt betjene op til 75 medarbejdere i tidsrummet 08:00-17:00. Kundens nuværende forbrug af kaffebønner er i alt 1500 kg/årligt, men forbruget forventes at variere naturligt for hvert år. Der skal indgås en kontrakt på følgende hovedydelse: • Levering af 7 kaffemaskiner, inkl. levering og installation Derudover omfatter kontrakten: • Serviceaftale på fem år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år) • Kaffeaftale på tre år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år) Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2025-10-30. Indkøbet blev offentliggjort på 2025-10-08.

Hvem?

• Digitaliseringsstyrelsen

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København
• Midtjylland › Vestjylland
• Oslo og Viken › Oslo

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2025-10-08	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2025-10-08)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner
Referencenummer: 3b8f6509-41bd-4be8-a205-d0db7a09a212
Kort beskrivelse:

Kontrakttype: Varer
Produkter/tjenester: Inventar (inkl. kontorinventar), boligudstyr, husholdningsapparater (ekskl. belysning) og rengøringsmidler 📦
Anslået værdi uden moms: 2 200 000 DKK 💰
Supplerende kontrakttype: Tjenesteydelser
Beskrivelse
Intern ID: 966b19f7-fb50-4613-92ec-feadcb919fef
Mængde: 7 styk
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) ✅
Yderligere oplysninger:

Det kommende EU-udbud omfatter én samlet kontrakt, hvorfor årsagen til, at opgaven ikke udbydes i særskilte delkontrakter af hensyn til SMV’er det såkaldte ”opdel eller forklar”-princip, jf. udbudsloven § 49, stk. 2. Aftalen omfatter levering af: - 7 kaffemaskiner - Serviceaftale på 5 m. mulighed for forlængelse med 2x1år - Kaffeaftale på 3 år m. mulighed for forlængelse med 2x1år I forbindelse med udarbejdelsen af udbuddet er der kigget på forskellige opdelingsscenarier: 1. Opdeling ud fra antal kaffemaskiner 2. Opdeling ud fra leveringsaftale Ad 1.) Såfremt udbuddets opdeles i delkontrakter på baggrund af antal kaffemaskiner, går stordriftsfordelen for indkøbet tabt. Dertil vil Digitaliseringsstyrelsen få uforholdsmæssigt høje transaktionsomkostninger i forbindelse med kontraktstyringen i ved levering af maskiner, service og kaffe på >1 leverandører. Derfor opdeles kontrakten ikke på baggrund af antal kaffemaskiner. Ad 2.) Digitaliseringsstyrelsen har erfaringer med de uhensigtsmæssigheder er opstår i praksis, når det ikke er kaffemaskinens producent, som faktisk yder den nødvendige service på maskinen. Dertil risikerer man at tabe eventuelle garantier, som producenten tilbyder, hvis tredjemand åbner maskinerne og udfører service. Derfor er der et ønske om, at service foretages kaffemaskinernes egen leverandør indtil de er afskrevet (eller tilnærmelsesvist afskrevet). I forbindelse med forberedelserne til tidligere proces for tilbudsindhentning havde foretog Digitaliseringsstyrelsen dialog med markedet, som entydigt viste at det er en del af leverandørernes forretningsmodel at levere både service og kaffe, idet det er mest attraktivt for leverandørerne at levere kaffemaskiner og kaffebønner som en samlet løsning. På baggrund heraf blev det besluttet at gøre aftalen så attraktiv for markedet som muligt. Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

Yderligere oplysninger

Det kommende EU-udbud omfatter én samlet kontrakt, hvorfor årsagen til, at opgaven ikke udbydes i særskilte delkontrakter af hensyn til SMV’er det såkaldte ”opdel eller forklar”-princip, jf. udbudsloven § 49, stk. 2.
Aftalen omfatter levering af:
- 7 kaffemaskiner
- Serviceaftale på 5 m. mulighed for forlængelse med 2x1år
- Kaffeaftale på 3 år m. mulighed for forlængelse med 2x1år
I forbindelse med udarbejdelsen af udbuddet er der kigget på forskellige opdelingsscenarier:
1. Opdeling ud fra antal kaffemaskiner
2. Opdeling ud fra leveringsaftale
Ad 1.) Såfremt udbuddets opdeles i delkontrakter på baggrund af antal kaffemaskiner, går stordriftsfordelen for indkøbet tabt. Dertil vil Digitaliseringsstyrelsen få uforholdsmæssigt høje transaktionsomkostninger i forbindelse med kontraktstyringen i ved levering af maskiner, service og kaffe på >1 leverandører.
Derfor opdeles kontrakten ikke på baggrund af antal kaffemaskiner.
Ad 2.) Digitaliseringsstyrelsen har erfaringer med de uhensigtsmæssigheder er opstår i praksis, når det ikke er kaffemaskinens producent, som faktisk yder den nødvendige service på maskinen. Dertil risikerer man at tabe eventuelle garantier, som producenten tilbyder, hvis tredjemand åbner maskinerne og udfører service. Derfor er der et ønske om, at service foretages kaffemaskinernes egen leverandør indtil de er afskrevet (eller tilnærmelsesvist afskrevet).
I forbindelse med forberedelserne til tidligere proces for tilbudsindhentning havde foretog Digitaliseringsstyrelsen dialog med markedet, som entydigt viste at det er en del af leverandørernes forretningsmodel at levere både service og kaffe, idet det er mest attraktivt for leverandørerne at levere kaffemaskiner og kaffebønner som en samlet løsning. På baggrund heraf blev det besluttet at gøre aftalen så attraktiv for markedet som muligt.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

Yderligere produkter/tjenester: Kaffebønner 📦
Postadresse: Landgreven 4
Postnummer: 1301
By: København
Land: Danmark 🇩🇰
Sted for udførelsen: Byen København 🏙️
Varighed: 7 år
Højeste antal fornyelser: 2
Yderligere oplysninger om fornyelser:

• Serviceaftale på fem år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år) • Kaffeaftale på tre år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år)

Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger ✅
Beskrivelse af mulighederne:

Option på forlængelse af serviceaftale: 2 optioner á 1 år pr. option Option på forlængelse af kaffeaftale: 2 optioner á 1 år pr. option

Oplysninger om elektroniske kataloger
Tilbuddene skal være udformet som elektroniske kataloger eller indeholde et elektronisk katalog
Kriterier for tildeling
Pris ✅
Pris (justeringskoefficient): 40
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitetstest
Kvalitetskriterium (vægtning): 50
Kvalitetskriterium (navn): Leveringstid
Kvalitetskriterium (vægtning): 10
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000

Procedure
Type af procedure
Åben procedure ✅
Retsgrundlag: Direktiv 2014/24/EU
Hovedpunkterne i proceduren:

Mandag den 20. oktober kl. 13.00 har tilbudsgiver mulighed for at deltage i besigtigelse af de lokationer (caféer), hvor kaffemaskinerne skal installeres. Tilmeldingsfristen for besigtigelsen er: Fredag den 17. oktober. Tilbudsgivers spørgefrist er 21. oktober. Udbudsproceduren omfatter kvalitetstest af de tilbudte kaffemaskiner som beskrevet under "aftalens genstand" ovenfor. Mandag den 3. november - onsdag den 5. november er afsat til testdage. Invitation til test forventes sendt den 30. eller 31. oktober.

Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2025-10-30 11:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2025-10-30 11:10:00 📅
Betingelser for åbning af tilbud (Oplysninger om bemyndigede personer og åbningsprocedure):

Ved tilbudsfristen vil der ikke være mulighed for at overvære åbningen af tilbud.

Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 6 måneder
Udbudsbetingelser
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud
Avanceret eller kvalificeret elektronisk signatur eller segl (jf forordning (EU) nr 910/2014) er påkrævet
Åbningsdato: 2025-10-30 11:10:00 📅
Yderligere oplysninger:

Ved tilbudsfristen vil der ikke være mulighed for at overvære åbningen af tilbud.

Elektronisk katalog: Tilladt
Elektronisk fakturering: Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling ✅
Der vil blive anvendt elektronisk betaling ✅
Frist for anmodning om yderligere oplysninger: 2025-10-30 11:00:00 📅
Kriterier for tildeling
Vægtningstype: Vægtning (procentdel, præcis)
Udbudsbetingelser
Kontrakten indeholder gennemførelsesbetingelser ✅

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Udvælgelseskriterium: Andre økonomiske eller finansielle krav
Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier:

• Gældende produktansvarsforsikring, erhvervsansvarsforsikring eller produkt- og erhvervsansvarsforsikring på minimum DKK 1000000. Tilbudsgiver angiver i ESPD DEL IV ”Udvælgelseskriterier”, ved de enkelte kriterier, hvorledes tilbudsgiver opfylder minimumskravene til opfyldelse af kriterierne. I forhold til dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, skal tilbudsgiver fremlægge følgende dokumentation: Som dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal tilbudsgiver på Kundens anmodning herom fremlægge: Forsikringspolicen eller lignende aftaledokument som påviser det gældende forsikringsforhold.

Udvælgelseskriterium: Referencer på specificerede leverancer
Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier:

• Minimum 2 referencer på lignende opgaver, defineret som opgaver om levering af mere end 3 kaffemaskiner til offentlige myndigheder (såsom ministerier, styrelser, kommuner eller regioner) eller større private virksomheder. Referencerne mål ikke være ældre end 3 år. Som dokumentation for teknisk og faglig formåen skal tilbudsgiver på Kundens anmodning herom fremsende kontaktoplysninger til kunden, leveringsbekræftelse eller lignende forhold, som dokumenterer referencen.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:

Fakturaer skal sendes elektronisk via EAN, øvrige betalingsvilkår fremgår af kontrakten (bilag 2)

Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Senest leveringsfrist: 12. januar 2026 Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Digitaliseringsstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 34 05 11 78
Postadresse: Landgreven 4
Postnummer: 1301
Postby: København K
Region: Byen København 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: Johanne Lam Rasmussen
E-mail: johras@digst.dk 📧
Telefon: 21165323 📞
Den ordregivende myndigheds type
Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenesteydelser
Kommunikation
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/b9467ea8-621b-408e-b761-9978cf2b1bbc/publicMaterial 🌏
URL for deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/b9467ea8-621b-408e-b761-9978cf2b1bbc/homepage 🌏
ID for den foregående bekendtgørelse: 447626-2025
Webadresse for skattelovgivning: https://naevneneshus.dk/naevnsoversigt/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Skattelovgivningsdokumentets ID: FiscalDocID1
Webadresse for miljølovgivning: https://naevneneshus.dk/naevnsoversigt/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Miljølovgivningsdokumentets ID: EnvDocID1
Webadresse for beskæftigelseslovgivning: https://naevneneshus.dk/naevnsoversigt/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Beskæftigelseslovgivningsdokumentets ID: EmplDocID1
Elektronisk indgivelse: Påkrævet

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger

Yderligere oplysninger

Det kommende EU-udbud omfatter én samlet kontrakt, hvorfor årsagen til, at opgaven ikke udbydes i særskilte delkontrakter af hensyn til SMV’er det såkaldte ”opdel eller forklar”-princip, jf. udbudsloven § 49, stk. 2.
Aftalen omfatter levering af:
- 7 kaffemaskiner
- Serviceaftale på 5 m. mulighed for forlængelse med 2x1år
- Kaffeaftale på 3 år m. mulighed for forlængelse med 2x1år
I forbindelse med udarbejdelsen af udbuddet er der kigget på forskellige opdelingsscenarier:
1. Opdeling ud fra antal kaffemaskiner
2. Opdeling ud fra leveringsaftale
Ad 1.) Såfremt udbuddets opdeles i delkontrakter på baggrund af antal kaffemaskiner, går stordriftsfordelen for indkøbet tabt. Dertil vil Digitaliseringsstyrelsen få uforholdsmæssigt høje transaktionsomkostninger i forbindelse med kontraktstyringen i ved levering af maskiner, service og kaffe på >1 leverandører.
Derfor opdeles kontrakten ikke på baggrund af antal kaffemaskiner.
Ad 2.) Digitaliseringsstyrelsen har erfaringer med de uhensigtsmæssigheder er opstår i praksis, når det ikke er kaffemaskinens producent, som faktisk yder den nødvendige service på maskinen. Dertil risikerer man at tabe eventuelle garantier, som producenten tilbyder, hvis tredjemand åbner maskinerne og udfører service. Derfor er der et ønske om, at service foretages kaffemaskinernes egen leverandør indtil de er afskrevet (eller tilnærmelsesvist afskrevet).
I forbindelse med forberedelserne til tidligere proces for tilbudsindhentning havde foretog Digitaliseringsstyrelsen dialog med markedet, som entydigt viste at det er en del af leverandørernes forretningsmodel at levere både service og kaffe, idet det er mest attraktivt for leverandørerne at levere kaffemaskiner og kaffebønner som en samlet løsning. På baggrund heraf blev det besluttet at gøre aftalen så attraktiv for markedet som muligt.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Navn: Klagenævnet for Udbud
Nationalt registreringsnummer: 37795526
Postadresse: Toldboden 2
Postnummer: 8800
Postby: Viborg
Region: Vestjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: Klagenævnet for Udbud
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Telefon: +45 72405600 📞
Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway): https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Gennemgå organ
Samme som: Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 10294819
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postnummer: 2500
Postby: Valby
Region: Byen København 🏙️
Enhed: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 41715000 📞
Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway): https://www.kfst.dk 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort; 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen; 3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4; 4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.

Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Kilde: OJS 2025/S 195-666494 (2025-10-08)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Inventar (inkl. kontorinventar), boligudstyr, husholdningsapparater (ekskl. belysning) og rengøringsmidler (3 nye indkøb)