Udbud af transportydelser til EU formandskabet 2025

Kort beskrivelse

Danmark skal i 2. halvår 2025 (1. juli – 31. december 2025) varetage EU-formandskabet med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Det forventes således, at der i denne periode skal afholdes to topmøder, ca. 15 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, en formandskonference for Europa-Parlamentet samt op mod 120 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på forventet ca. 17.000 personer, hvortil der skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl. Mødeaktiviteterne afholdes på flere lokationer, herunder i Storkøbenhavn og Jylland.

Til den individuelle transport af ministre, andre højniveaugæster og deres delegationer, har Udenrigsministeriet behov for en række forskellige køretøjer, herunder til kortegekørsel. De tekniske specifikationer for de efterspurgte køretøjstyper fremgår af udbudsmaterialet.

Udbuddet omhandler tre typer køretøjer (A, B og C). Køretøjstype A skal anvendes som VIP-biler og skal enten være i sedan/salon-kategorien eller SUV’er.
Køretøjstype B skal anvendes som følgebiler, og type C skal være armerede køretøjer. Se nærmere herom i kravspecifikationen, Bilag 1.

Leverandøren skal stille en basisflåde til rådighed for Udenrigsministeriet fra d. 23. juni – 1. december 2025. Dog skal visse af køretøjerne leveres tidligere, til brug for træning af Udenrigsministeriets chauffører. Dette er beskrevet i udbudsmaterialet.

Basisflåde skal bestå af følgende antal biler: 35 biler af type A, 35 til 70 af type B dog afhængig af, hvilken biltype leverandøren tilbyder, og 2 af type C. Det præcise antal køretøjer af type B afhænger af, hvilken køretøjstype som Leverandøren ønsker at stille til rådighed for Udenrigsministeriet. Dette er beskrevet detaljeret i kravspecifikationen, Bilag 1.

Kontrakten indeholder også mulighed for at foretage tilkøb af ekstra køretøjer (option).I perioden 23. juni – 31. december 2025 skal Udenrigsministeriet kunne rekvirere op til 35 tillægskøretøjer af hhv. type A og, B, samt op til 13 tillægskøretøjer af type C. Det rekvirerede antal tillægskøretøjer af type B kan ikke overstige 35, uanset om der leveres minivans eller SUV’er. Fristen for varsling af tilbudsgiver herom vil gennem hele perioden fra d. 23. juni – 31. december 2025 være minimum en måned før køretøjerne ønskes stillet til rådighed for Udenrigsministeriet.

Kontrakten indeholder desuden krav om visse serviceydelser, idet leverandøren skal kunne tilgå værkstedsfaciliteter og råde over en rullende serviceenhed med mekanikere. Serviceenheden skal være til rådighed 24 timer i døgnet i de tidsperioder, som oplyses efter kontraktindgåelse, og leverandøren skal, i tilfælde af behov for reparation af et køretøj, omgående kunne stille med et reservekøretøj på en lokation meddelt tilbudsgiver af Udenrigsministeriet.

Aktiviteterne forventes at få en betydelig eksponering, herunder stor medieopmærksomhed, hvilket også forventes at omfatte de køretøjer, der er omfattet af dette udbud. Udenrigsministeriet forventer på den baggrund, at dette forhold bliver afspejlet i vederlaget, særligt for så vidt angår ikke-armerede VIP- biler (biltype A) og følgebiler (biltype B) svarende til, at der er tale om et sponsorat. Leverandøren vil få sponsorrettigheder som beskrevet i udbudsmaterialet.

Beskrivelse af udbuddet

Danmark skal i 2. halvår 2025 (1. juli – 31. december 2025) varetage EU-formandskabet med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Det forventes således, at der i denne periode skal afholdes to topmøder, ca. 15 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, en formandskonference for Europa-Parlamentet samt op mod 120 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på forventet ca. 17.000 personer, hvortil der skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl. Mødeaktiviteterne afholdes på flere lokationer, herunder i Storkøbenhavn og Jylland.

Til den individuelle transport af ministre, andre højniveaugæster og deres delegationer, har Udenrigsministeriet behov for en række forskellige køretøjer, herunder til kortegekørsel. De tekniske specifikationer for de efterspurgte køretøjstyper fremgår af udbudsmaterialet.

Udbuddet omhandler tre typer køretøjer (A, B og C). Køretøjstype A skal anvendes som VIP-biler og skal enten være i sedan/salon-kategorien eller SUV’er.
Køretøjstype B skal anvendes som følgebiler, og type C skal være armerede køretøjer. Se nærmere herom i kravspecifikationen, Bilag 1.

Leverandøren skal stille en basisflåde til rådighed for Udenrigsministeriet fra d. 23. juni – 1. december 2025. Dog skal visse af køretøjerne leveres tidligere, til brug for træning af Udenrigsministeriets chauffører. Dette er beskrevet i udbudsmaterialet.

Basisflåde skal bestå af følgende antal biler: 35 biler af type A, 35 til 70 af type B dog afhængig af, hvilken biltype leverandøren tilbyder, og 2 af type C. Det præcise antal køretøjer af type B afhænger af, hvilken køretøjstype som Leverandøren ønsker at stille til rådighed for Udenrigsministeriet. Dette er beskrevet detaljeret i kravspecifikationen, Bilag 1.

Kontrakten indeholder også mulighed for at foretage tilkøb af ekstra køretøjer (option).I perioden 23. juni – 31. december 2025 skal Udenrigsministeriet kunne rekvirere op til 35 tillægskøretøjer af hhv. type A og, B, samt op til 13 tillægskøretøjer af type C. Det rekvirerede antal tillægskøretøjer af type B kan ikke overstige 35, uanset om der leveres minivans eller SUV’er. Fristen for varsling af tilbudsgiver herom vil gennem hele perioden fra d. 23. juni – 31. december 2025 være minimum en måned før køretøjerne ønskes stillet til rådighed for Udenrigsministeriet.

Kontrakten indeholder desuden krav om visse serviceydelser, idet leverandøren skal kunne tilgå værkstedsfaciliteter og råde over en rullende serviceenhed med mekanikere. Serviceenheden skal være til rådighed 24 timer i døgnet i de tidsperioder, som oplyses efter kontraktindgåelse, og leverandøren skal, i tilfælde af behov for reparation af et køretøj, omgående kunne stille med et reservekøretøj på en lokation meddelt tilbudsgiver af Udenrigsministeriet.

Aktiviteterne forventes at få en betydelig eksponering, herunder stor medieopmærksomhed, hvilket også forventes at omfatte de køretøjer, der er omfattet af dette udbud. Udenrigsministeriet forventer på den baggrund, at dette forhold bliver afspejlet i vederlaget, særligt for så vidt angår ikke-armerede VIP- biler (biltype A) og følgebiler (biltype B) svarende til, at der er tale om et sponsorat. Leverandøren vil få sponsorrettigheder som beskrevet i udbudsmaterialet.

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. For information vedrørende spørgsmål og svar henvises til udbudsbetingelserne og bilag B.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller te-lefon, (+45) 70 20 80 14.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Ad afsnit 2.1.1 Primær klassifikation (cpv): Nærværende kontrakt vedrører tilrådighedsstillelse af biler i perioden 23. juni 2025 til 31. december 2025.

Beskrivelse af mulighederne

Kontrakten indeholder også mulighed for at foretage tilkøb af ekstra køretøjer (option).I perioden 23. juni – 31. december 2025 skal Udenrigsministeriet kunne rekvirere op til 35 tillægskøretøjer af hhv. type A og, B, samt op til 13 tillægskøretøjer af type C. Det rekvirerede antal tillægskøretøjer af type B kan ikke overstige 35, uanset om der leveres minivans eller SUV’er. Fristen for varsling af tilbudsgiver herom vil gennem hele perioden fra d. 23. juni – 31. december 2025 være minimum en måned før køretøjerne ønskes stillet til rådighed for Udenrigsministeriet.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinatio-nale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal delta-gerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. For information vedrørende spørgsmål og svar henvises til udbudsbetingelserne og bilag B.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller te-lefon, (+45) 70 20 80 14.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Ad afsnit 2.1.1 Primær klassifikation (cpv): Nærværende kontrakt vedrører tilrådighedsstillelse af biler i perioden 23. juni 2025 til 31. december 2025.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalen-derdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og ud-budslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbuds-lovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt under-rette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgi-vet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.

Tekst

Udenrigsministeriet har fået oplysninger om, at den internationale økonomiske situation fortsat er præget af ustabilitet og tiltagende usikkerhed med store konsekvenser for den europæiske økonomi, herunder bilindustrien. 

Den fornyede usikkerhed i den globale udvikling, økonomisk såvel som sikkerhedspolitisk, har resulteret i volatile internationale samhandelsmønstre og usikkerhed om investeringssikkerheden i den europæiske bilindustri. 

Sektoren er afhængig af samhandel med internationale markeder og regulatorisk stabilitet. Interdependensen til markeder, der pt. er præget af uforudsigelighed, både fsva. toldsatser og rammevilkår, har medført lavere risikovillighed. 

Dette billede har samlet set givet store udfordringer for europæiske bilfabrikanter, og ifølge nylige oplysninger i international presse har situationen ledt til varslinger af fabrikslukninger i en række europæiske lande, hvilket har ført til arbejdsnedlæggelser og stor uro på arbejdstagersiden. 

Det er Udenrigsministeriets vurdering, at disse forhold kan være af betydning for tilbudsafgivelsen i dette udbud. 

Udenrigsministeriet vil på baggrund heraf for en god ordens skyld og per kulance forlænge fristen til torsdag d. 19 december kl. 12. 

Udenrigsministeriet har uploadet en ny version af udbudsbetingelserne med den nye tilbudsfrist. Ændringer fremgår med ændringsmarkering.

Udenrigsministeriet har fået oplysninger om, at den internationale økonomiske situation fortsat er præget af ustabilitet og tiltagende usikkerhed med store konsekvenser for den europæiske økonomi, herunder bilindustrien. 

Den fornyede usikkerhed i den globale udvikling, økonomisk såvel som sikkerhedspolitisk, har resulteret i volatile internationale samhandelsmønstre og usikkerhed om investeringssikkerheden i den europæiske bilindustri. 

Sektoren er afhængig af samhandel med internationale markeder og regulatorisk stabilitet. Interdependensen til markeder, der pt. er præget af uforudsigelighed, både fsva. toldsatser og rammevilkår, har medført lavere risikovillighed. 

Dette billede har samlet set givet store udfordringer for europæiske bilfabrikanter, og ifølge nylige oplysninger i international presse har situationen ledt til varslinger af fabrikslukninger i en række europæiske lande, hvilket har ført til arbejdsnedlæggelser og stor uro på arbejdstagersiden. 

Det er Udenrigsministeriets vurdering, at disse forhold kan være af betydning for tilbudsafgivelsen i dette udbud. 

Udenrigsministeriet vil på baggrund heraf for en god ordens skyld og per kulance forlænge fristen til torsdag d. 19 december kl. 12. 

Udenrigsministeriet har uploadet en ny version af udbudsbetingelserne med den nye tilbudsfrist. Ændringer fremgår med ændringsmarkering.