Udbud af rammeaftale vedrøende rådgivning, Viborg Varme a.m.b.a og Viborg Produktion A/S

Kort beskrivelse

Udbuddet omfatter teknisk rådgivning og bygherrerådgivning i bred forstand for Viborg Varme a.m.b.a. og Viborg Varme Produktion A/S (hver for sig ”Ordregiver” og samlet ”Ordregiverne”), herunder vedrørende blandt andet drift og vedligeholdelse af eksisterende anlæg til produktion og distribution af fjernvarme, samt etablering af en række nye påtænkte anlæg med energihub, modtagelse og boost af overskudsvarme, pumpestationer samt spidslastcentraler.
Udbuddet afsluttes med indgåelse af rammeaftale med 3 rådgivere, hvor der sker direkte tildeling til rådgiverne, der er omfattet af rammeaftalen iht. de samme tildelingskriterier og evalueringsmetoder der anvendes for evaluering af tilbuddene.
Rammeaftalen er gældende for en 4-årig periode med option på en forlængelse på yderligere 2 – 4 år.
Der forventes en årlig omsætning på kr. 4-14 mio. ekskl. moms.

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet gennemførs som et offentligt udbud.
Bygherre har til hensigt at udvælge 5 tilbudsgivere på baggrund af oplysningerne i ESPD’en. Disse vil efterfølgende blive optaget til bedømmelse iht. tildelingskriterierne.
Der henivses yderligere til udbudsmateialet:
https://bookshelf.ibinder.com/etendering/f08aad74-d28b-43bb-cadb-08d7c6cbf4d6/tenders/0AT6GADLU/public

Yderligere oplysninger

Spørgsmål vedrørende udbuddet skal fremsendes via udbudsportalen. Spørgefrist fremgår af udbudstidsplanen i udbudsbetingelserne.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tilbuddet som uploades på iBinder skal indeholde:
• Tilbudsliste
• CV
• Præsentation af tilbudsgiver
• Udfyldt ESPD
Der henvises til udbudsbetingelserne
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CV -
Tilbudsgiver skal aflevere maksimalt 7 CV'er for ansvarlige nøglepersoner, der medvirker ved opgavens løsning. CV'erne bør beskrive de involverede medarbejderes uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer.
Blandt de 7 CV’er skal mindst 2 være på seniorrådgivere (klasse 1) jf. nedstående pkt. 2.3.
CV'erne skal desuden indeholde angivelse af medarbejderkategori, jf. tilbudslistens kategorier, men der skal ikke nødvendigvis vedlægges CV'er for samtlige medarbejderkategorier omfattet af tilbudslisten.
Det forventes, at det via CV'erne sandsynliggøres hvem, der vil være Ordregivers kontaktperson.
Der vedlægges CV'er for ansvarlige nøglepersoner, som dækker følgende roller (der kan være flere roller hos ét CV):
• Projektering – byggeri
• Projektering – varmeproduktion
• Projektering – varmetransmission/Hydrauliske beregninger/kravspecifikation og opgavebeskrivelser ifm. udbud
• Udarbejdelse af styrings- og reguleringkoncepter samt funktionsbeskrivelser
• Projektleder
• Økonomi og byggeregnskab
• Granskning af konstruktioner
• Granskning af installationer
• Kvalitetsledelse og miljøledelse
• Tilsyn (byggeplads, sikkerhed), aflevering og mangelafhjælpning
• Indkøb
Ovennævnte punkter er ikke minimumskrav, men hvis dele af den ovenstående dokumentation ikke er vedlagt, kan dette blive tillagt negativ betydning ved evalueringen af tilbuddet.
I tilbudslisten er der en oversigt over CV’er, hvor det skal krydses af, hvilke medarbejdere der primært og evt. sekundært overtager hvilke af ovenstående roller.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Honorar
Der skal afgives et tilbud for timerate for de 3 nedenstående kategorier.
Klasse 1: Senior (bygherrerådgiver, overordnet projektleder). Mere end 10 års erfaring som færdiguddannet og fuldtidsansat.
Klasse 2: Standard (Diverse tekniske kompetencer indenfor diverse specialer, herunder byggeri, varmepumpeteknologi, fjernvarmedistribution, styrings- og reguleringsbeskrivelser, udbudsmaterialer etc.) Med end 3-10 års erfaring som færdiguddannet og fuldtidsansat.
Klasse 3: Junior (Støttefunktioner for klasse 1 og 2) Med mindre end 3 års erfaring som færdiguddannet og fuldtidsansat.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VIRKSOMHEDSPRÆSENTATION.
I tilbuddet skal der anføres oplysninger om tilbudsgiver/tilbudsgiversteamet, en begrundelse for teamsammensætningen (såfremt der er lavet en teamsammensætning).
Virksomhedspræsentationen skal være i PDF-format og må være på max. 2 sider.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ESPD.
I overensstemmelse med udbudslovens § 148 jf. forsyningsvirksomhedsdirektivet art. 80 jf. udbudsdirektivet art. 59 skal tilbudgiveren udfylde og aflevere det fælleseuropæiske ESPD-dokument som et foreløbigt bevis for, at tilbudgiveren er egnet til at løse den udbudte opgave og ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde, der gælder for udbuddet.
Den til udbuddet knyttede elektroniske skabelon til udfyldelse af ESPD’en findes på Udbudsportalen iBinder. ESPD-skabelonen er en xml-fil som kun kan udfyldes, når tilbudgiveren har downloadet filen til egen PC, og herefter uploader og udfylder gennem fanen ”ESPD” på iBinder. ESPD’en skal uploades i pdf-format sammen med ansøgningen.
Følgende punkter skal udfyldes i ESPD’en:
• Del II, pkt. A-C (oplysninger om den økonomiske aktør)
• Del III, pkt. A-C (udelukkelsesgrunde)
• Del IV, pkt. B-C (udvælgelseskriterier)
• Del VI (afsluttende erklæringer)
Det er ikke et krav, at tilbudgiver underskriver ESPD-dokumentet.
Oplysninger om den økonomiske aktør (ESPD DEL II, pkt. A-C)
Her angives oplysninger om (A) den økonomiske aktør, (B) oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter og (C) oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
Udelukkelse (ESPD DEL III A-C)
Tilbudsgiver vil som udgangspunkt være udelukket fra deltagelse i udbuddet, hvis tilbudgiver er omfattet af én eller flere af de forhold, der er anført i ESPD-dokumentets del III. Tilbudsgiver skal herunder bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134 a, § 135 og § 136 jf. forsyningsvirksomhedsdirektivet art. 80 jf. udbudsdirektivet art. 57 .
Der stilles desuden krav om, at tilbudsgiver ikke er omfattet af én eller flere af de i udbudslovens §137, stk. 1, nr. 2 nævnte frivillige udelukkelsesgrunde.
En økonomisk aktør kan ikke udelukkes fra deltagelse, hvis den økonomiske aktør fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at den økonomiske aktør er pålidelig, selv om den økonomiske aktør er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135-137, jf. udbudslovens § 138, stk. 1.
Til vurdering af en økonomisk aktørs dokumentation af pålidelighed indhentes vejledende udtalelse hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen jf. udbudslovens § 138.
ESPD-dokumentets pkt. III.D er ikke relevant og skal derfor ikke udfyldes.
Egnethed (ESPD DEL IV)
Bygherre stiller de efterfølgende angivne krav til tilbudsgivers egnethed. Bygherres vurdering vil i første omgang ske på baggrund af de oplysninger, tilbudsgiver har anført i ESPD’en, men Bygherre er på ethvert tidspunkt berettiget til at anmode tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation for opfyldelse af de stillede mindstekrav til egnethed jf. udbudslovens § 151, stk. 2 jf. forsyningsvirksomhedsdirektivet art. 80 jf. udbudsdirektivet art. 59, når dette er nødvendigt for at sikre, at udbudsprocessen gennemføres korrekt. .
Økonomisk og finansiel formåen (ESPD DEL IV B)
(der henvises til afsnit vedr. udvælgelseskriterier)
Teknisk og faglig formåen (ESPD DEL IV C)
(der henvises til afsnit vedr. udvælgelseskriterier)
ESPD for eventuelle underrådgivere m.v.
Hvis tilbudsgiveren efter jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 79 støtter sit tilbud på den økonomiske/finansielle eller tekniske/faglige formåen hos en eller flere tredjemænd (eksempelvis underrådgivere), skal ansøgningen vedlægges følgende:
• Udfyldt ESPD for hver underrådgiver m.v. med oplysningerne i Del II, afsnit A og B, Del III og Del IV.
Hvis tilbudsgiver består af et konsortium af virksomheder, skal hver af konsortiets deltagere udfylde en særskilt ESPD.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Der henvises generelt til udbudsmaterialets udbudsbetingelser

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Årsomsætning og egenkapital: I ESPD del IV, B, skal tilbudsgiver angive følgende økonomiske oplysninger:
• Årsomsætning i de seneste 3 år.
• Egenkapital i det seneste år.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Der stilles følgende minimumskrav til tilbudsgiverens økonomiske og finansielle formåen:
• Tilbudsgiver skal præstere en årsomsætning på minimum 50 mio. kr. ex. moms i det seneste afsluttede regnskabsår eller som gennemsnit i de 3 seneste afsluttede regnskabsår.
• Tilbudsgiver skal præstere en positiv egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hvis tilbudsgiveren baserer sin egnethed på en eller flere enheders økonomiske formåen, skal de ovenstående minimumskrav opfyldes af den eller de enheder, som tilbudsgiveren baserer sin egnethed på.
Hvis tilbudsgiver består af en gruppe af økonomiske aktører, herunder konsortier og midlertidige sammenslutninger, der deltager i udbuddet sammen, skal de ovenstående krav opfyldes af gruppen som helhed.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Referencer: Teknisk og faglig formåen (ESPD DEL IV C)
I ESPD del IV, C, skal tilbudsgiveren angive følgende oplysninger vedr. teknisk og faglig kapacitet:
Referencer
Der må maks. oplyses 5 referencer som pt. er under udførelse eller hvor udførelsesperioden ligger max. 5 år tilbage i tiden, regnet fra afleveringstidspunktet.
Uafsluttede referencer kan også tillægges betydning, idet tilbudsgiver skal oplyse status for opgavens udførelse på ansøgningstidspunktet. Alene de aktiviteter, som er udført på ansøgningstidspunktet, bliver tillagt betydning ved vurdering af referencen.
For hver reference skal tilbudsgiveren angive en kort beskrivelse af opgaven. Herunder:
• projektnavn
• opgavens art og omfang
• kunde og kontaktperson
• rådgiverens ydelse og omfang
• oplysninger om anlægssum
• udførelsesperiode (status), herunder om opgaven er igangværende og i så fald, hvor langt opgaven er (status på projektet).
• referencens relevans i forhold til nærværende udbud
Hvis en reference mangler en/flere af de ovenfor nævnte oplysningstyper, vil dette ikke nødvendigvis føre til u-konditionsmæssighed, men kan have indflydelse på vurderingen af den enkelte references relevans.
Referencebilag
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Grundet ESPD’ens tekniske opbygning og deraf følgende begrænsende rammer for beskrivelse af referencer, kan tilbudsgiver supplere beskrivelsen af referencerne angivet i ESPD’en i selvstændigt bilag (referenceblade). Det accepters henset hertil, at der alene indsættes en meget kort beskrivelse af referencerne i ESPD’en. Der gøres opmærksom på, at der skal være en tydelig identifikation mellem referencen angivet i ESPD’en og den supplerende beskrivelse i selvstændigt bilag.
Tilbudsgiver må max aflevere 5 referencer. Vedlægger tilbudsgiver samlet flere end 5 referencer, vil det være de første 5 referencer, angivet i ESPD, Del IV, pkt. C, eller på særskilte referenceblade, der indgår i bedømmelsen af ansøgningen. Såfremt tilbudsgiver har angivet referencer i både ESPD og på særskilte referenceblade – og der ikke er identitet imellem disse – så vil de "første 5" referencer blive identificeret på baggrund af referencer angivet i ESPD'et først.
Der henstilles til, at den enkelte reference ikke overskrider 1 A4-side.
Hvis tilbudsgiver består af en gruppe af økonomiske aktører, herunder konsortier og midlertidige sammenslutninger, der deltager i udbuddet sammen, skal de nævnte krav opfyldes af gruppen som helhed.
Hvis tilbudsgiver baserer sin egnethed på en eller flere enheders teknisk kapacitet, skal de nævnte krav opfyldes af tilbudsgiveren og den / de enheder, som tilbudsgiveren baserer sin egnethed på, i fællesskab.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Udvælgelse (ESPD DEL V)
Bygherre har til hensigt at udvælge 5 tilbudsgivere på baggrund af oplysningerne i ESPD’en. Disse vil efterfølgende blive optaget til bedømmelse iht. tildelingskriterierne.
Udvælgelsen af de 5 vil ske efter følgende:
• At minimumskrav er er opfyldt.
• At tilbudsgiver via referencer kan dokumentere kompetencer og tilstrækkelig erfaring med lignende opgaver. ”Lignende opgaver/projekter” forstås af Bygherre som værende referencer, der er sammenlignelige med den udbudte opgave i art og omfang.
Referencerne vil blive bedømt ud fra en helhedsvurdering.

Tilbudsgiver skal opfylde den obligatoriske udelukkelsesgrund i udbudslovens § 134 a. Der henvises yderligere til udbudsmaterialets udbudsbetingelser.
Spørgsmål vedrørende udbuddet skal fremsendes via udbudsportalen.
Spørgefrist fremgår af udbudstidsplanen i udbudsbetingelserne.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Dokumentation for de forhold, der er beskrevet i ESPD'en, skal afleveres fra de vindende tilbudsgivere.
Dokumentationen skal tillige indleveres for den/de enhed(-er), som Tilbudsgiver har støttet sin ansøgning på og/eller de øvrige deltagere i en eventuel sammenslutning (dvs. alle enheder, som har skullet afgive ESPD i ansøgningen).
Dokumentationen omfatter følgende:
• Udelukkelsesgrundene: De vindende Tilbudsgiver skal fremsende serviceattest (danske virksomheder) eller tilsvarende dokumentation (udenlandske virksomheder) som dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de ovenfor refererede udelukkelsesgrunde.
• Økonomisk kapacitet: Såfremt Ordregiver ikke kan tilgå de økonomiske nøgletal via en offentlig tilgængelig kilde (virk.dk eller lignende), skal Tilbudsgiver fremsende godkendte årsregnskaber for de seneste tre år eller revisorpåtegnet erklæring om de relevante nøgletal.
• Teknisk kapacitet: Ordregiver anser referencebeskrivelsen i ESPD'en og/eller i det selvstændige bilag som den endelige dokumentation.
• Støttende enheder: Støttende enheder skal, foruden ovenstående tre bullets, fremsende en underskrevet støtteerklæring om juridisk at have forpligtet sig over for Tilbudsgiveren til at stille den nødvendige økonomiske og finansielle og/eller tekniske samt faglige formåen til rådighed for Tilbudsgiveren.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Som en konsekvens af EU's godkendelse af en femte sanktionspakke over for Rusland, er den virksomhed, der står til at skulle vinde udbuddet, forpligtet til at underskrive en tro- og loveerklæring om fraværet af russisk etablering og/eller ejerskab. Bilaget ”Erklæring om fravær af russisk etablering og/eller ejerskab” skal anvendes, underskrives og afleveres sammen med anden dokumentation.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Se mere om indgivelse af klager på Klagenævnet for Udbuds hjemmeside: www.klfu.