Udbud af rammeaftale vedr. levering af revisionsydelser, andre erklæringsydelser og anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision

Kort beskrivelse

Udbuddet vedrører en rammeaftale vedrørende indkøb af revisionsydelser, andre erklæringsydelser, anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision (Rammeaftalen) til Københavns Universitet (benævnt som Kunden og ordregiver).

Rammeaftalen omfatter følgende ydelser:
- Årlig, lovpligtig revision (institutionsrevision) af Kundens årsregnskaber for regnskabsårene 2025, 2026, 2027 og 2028.
- Revision af eksternt finansierede projekter (projektrevision).
- Anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision.

For så vidt angår opgaven med udførelse af lovpligtig revision (institutionsrevision) er rammeaftalen forpligtende for Kunden, og opgaven forudsætter ikke yderligere bestilling fra Kunden. Kunden kan efter bestilling under rammeaftalen købe levering af revision af eksternt finansierede projekter (projektrevision) og anden økonomisk rådgivning, og rammeaftalen er således ikke i øvrigt forpligtende for Kunden med hensyn til disse ydelser.

Leverandøren skal udføre den årlige, lovpligtige revision af Kundens årsregnskaber i henhold til ”Aftale i henhold til rigsrevisorloven § 9 om interne revisorer ved universiteterne mellem rigs-revisor og uddannelsesministeren”. Den lovpligtige revision omfatter finansiel revision, juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision, som skal udøves i overensstemmelse med rigsrevisorlovens § 3 samt God Offentlig Revisionsskik og de i øvrigt til enhver tid gældende regler, revisionsstandarder samt revisionsinstrukser, uanset om disse er gældende på tidspunktet for indgåelsen af Rammeaftalen.

Revision af ekstern finansierede projekter omfatter primært Leverandørens revision af EU’s rammeprogramprojekter (Horizon 2020, og Horizon Europe), projekter vedrørende Danida Fellowship (DFC), AMU og ÅU-erklæringer, samt i enkelte tilfælde revisioner af projekter gennemført efter øvrige danske eller udenlandske standarder, aftaler og regelsæt mv.

Anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision omfatter andre erklæringsydelser, al anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision, som er nærmere eksemplificeret i Rammeaftalens Bilag 1 afsnit 5.

Udbudsmaterialet fastsætter de nærmere krav til ydelserne, herunder til Leverandørens bemanding og samarbejdet mellem Kunden og Leverandøren.

Leverandøren vederlægges for nogle af ydelserne med faste honorarer og for andre af ydelserne baseret på timepriser, jf. Bilag 5.

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssy-stem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. For information vedrørende spørgsmål og svar henvises til udbudsbetingelserne og Bilag B.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

De i udbudsbekendtgørelsen angivne frister/tidspunkter kan være angivet i tidszonen UTC. Det skal derfor for god ordens skyld understreges, at tilbudsfristen er den 30. august 2024, kl. 16:00 dansk tid (tidszonen CET), som det også er angivet i udbudsbetingelsernes pkt. 2.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Udbudslovens § 134 a finder anvendelse på nærværende udbudsprocedure.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste. Tilbudsgiveren skal ligeledes indlevere en støtteerklæring fra den/de aktør(er), der stiller sin formåen til rådighed for tilbudsgiveren. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede sum af rammeaftalen for rammeaftalens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner og forlængelser. Skønnet er baseret på erfaringer med tidligere lignende aftaler inkl. en formodning om den forventede pristalsindeksering.

Forskellen på den anslåede værdi og den maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om rammeaftalens endelige værdi. Den anslåede værdi er således udtryk for ordregivers skøn over det forventede træk på rammeaftalen, mens den maksimale værdi udtrykker den højeste anslåede værdi af samtlige kontrakter, der skal leveres inden for rammeaftalens løbetid. Der er herved taget højde dels for ordregivers forventninger baseret på et mest sandsynligt træk på rammeaftalen, dels for den forventede usikkerhed, der er forbundet med dette skøn. I forhold til den anslåede værdi gøres der særligt opmærksom på, at tilbudsgiver – bortset fra for den lovpligtige revision for Kunden – ikke er garanteret noget mindstetræk på rammeaftalen, og det anførte skøn indebærer ikke et tilsagn fra ordregiver om et mindstetræk på rammeaftalen. Afgørende for den skønnede værdi af rammeaftalen vil være, hvor mange opgaver, ordregiver vil få behov for at få udført.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver er bundet af de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra den anslåede værdi i såvel opad- som nedadgående retning.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Det bemærkes, at den anførte varighed er fra regnet fra den 1. januar 2025, hvor rammeaftalen træder i kraft.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Registrering i Erhvervsstyrelsens register.: Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- At tilbudsgiver er registeret i Erhvervsstyrelsens Register over godkendte revisorer og revisionsvirksomheder (statsautoriseret revisionsvirksomhed).

Kravet skal opfyldes af den/de virksomheder, der skal udføre de ydelser, der er omfattet af § 1, stk. 2, i lovbekendtgørelse nr. 1219 af 31. august 2022 om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i forhold til udøvelse af det pågældende erhverv.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Der skal i den forbindelse fremlægges følgende dokumentation for egnethed i forhold til udøvelse af pågældende erhverv:

Udskrift fra Erhvervsstyrelsens Register over godkendte revisorer og revisionsvirksomheder for tilbudsgiveren hvoraf fremgår, at tilbudsgiver er registreret i registeret.

Minimumskrav:
- Tilbudsgiveren (virksomheden) skal være registeret i Erhvervsstyrelsens Register over godkendte revisorer og revisionsvirksomheder som en statsautoriseret revisionsvirksomhed, jf. lovbekendtgørelse nr. 1219 af 31. august 2022 om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder, jf. § 6, stk. 2, nr. 1 i bekendtgørelse nr. 523 af 24. maj 2024 om register over godkendte revisorer og revisionsvirksomheder.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

I rammeaftalen er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang.

Rammeaftalen stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen.

Den overordnede styring/koordinering af revisionen, samt påtegningen af årsregnskaberne skal udføres af en statsautoriseret revisor, jf. Bilag 1 punkt 3.2.

Revisionen og påtegningerne af projektregnskaberne skal udføres af en godkendt revisor i hen-hold til kravene i de enkelte bevillingsbetingelser, jf Bilag 1 punkt 4.2.

Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssy-stem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. For information vedrørende spørgsmål og svar henvises til udbudsbetingelserne og Bilag B.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

De i udbudsbekendtgørelsen angivne frister/tidspunkter kan være angivet i tidszonen UTC. Det skal derfor for god ordens skyld understreges, at tilbudsfristen er den 30. august 2024, kl. 16:00 dansk tid (tidszonen CET), som det også er angivet i udbudsbetingelsernes pkt. 2.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Udbudslovens § 134 a finder anvendelse på nærværende udbudsprocedure.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste. Tilbudsgiveren skal ligeledes indlevere en støtteerklæring fra den/de aktør(er), der stiller sin formåen til rådighed for tilbudsgiveren. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede sum af rammeaftalen for rammeaftalens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner og forlængelser. Skønnet er baseret på erfaringer med tidligere lignende aftaler inkl. en formodning om den forventede pristalsindeksering.

Forskellen på den anslåede værdi og den maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om rammeaftalens endelige værdi. Den anslåede værdi er således udtryk for ordregivers skøn over det forventede træk på rammeaftalen, mens den maksimale værdi udtrykker den højeste anslåede værdi af samtlige kontrakter, der skal leveres inden for rammeaftalens løbetid. Der er herved taget højde dels for ordregivers forventninger baseret på et mest sandsynligt træk på rammeaftalen, dels for den forventede usikkerhed, der er forbundet med dette skøn. I forhold til den anslåede værdi gøres der særligt opmærksom på, at tilbudsgiver – bortset fra for den lovpligtige revision for Kunden – ikke er garanteret noget mindstetræk på rammeaftalen, og det anførte skøn indebærer ikke et tilsagn fra ordregiver om et mindstetræk på rammeaftalen. Afgørende for den skønnede værdi af rammeaftalen vil være, hvor mange opgaver, ordregiver vil få behov for at få udført.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver er bundet af de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra den anslåede værdi i såvel opad- som nedadgående retning.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Det bemærkes, at den anførte varighed er fra regnet fra den 1. januar 2025, hvor rammeaftalen træder i kraft.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.

Kort beskrivelse

Udbuddet vedrørte en rammeaftale vedrørende indkøb af revisionsydelser, andre erklæringsydelser, anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision (Rammeaftalen) til Københavns Universitet (benævnt som Kunden og ordregiver).

Rammeaftalen omfatter følgende ydelser:
- Årlig, lovpligtig revision (institutionsrevision) af Kundens årsregnskaber for regnskabsårene 2025, 2026, 2027 og 2028.
- Revision af eksternt finansierede projekter (projektrevision).
- Anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision.

For så vidt angår opgaven med udførelse af lovpligtig revision (institutionsrevision) er rammeaftalen forpligtende for Kunden, og opgaven forudsætter ikke yderligere bestilling fra Kunden. Kunden kan efter bestilling under rammeaftalen købe levering af revision af eksternt finansierede projekter (projektrevision) og anden økonomisk rådgivning, og rammeaftalen er således ikke i øvrigt forpligtende for Kunden med hensyn til disse ydelser.

Leverandøren skal udføre den årlige, lovpligtige revision af Kundens årsregnskaber i henhold til ”Aftale i henhold til rigsrevisorloven § 9 om interne revisorer ved universiteterne mellem rigs-revisor og uddannelsesministeren”. Den lovpligtige revision omfatter finansiel revision, juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision, som skal udøves i overensstemmelse med rigsrevisorlovens § 3 samt God Offentlig Revisionsskik og de i øvrigt til enhver tid gældende regler, revisionsstandarder samt revisionsinstrukser, uanset om disse er gældende på tidspunktet for indgåelsen af Rammeaftalen.

Revision af ekstern finansierede projekter omfatter primært Leverandørens revision af EU’s rammeprogramprojekter (Horizon 2020, og Horizon Europe), projekter vedrørende Danida Fellowship (DFC), AMU og ÅU-erklæringer, samt i enkelte tilfælde revisioner af projekter gennemført efter øvrige danske eller udenlandske standarder, aftaler og regelsæt mv.

Anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision omfatter andre erklæringsydelser, al anden økonomisk rådgivning og udvidet forvaltningsrevision, som er nærmere eksemplificeret i Rammeaftalens Bilag 1 afsnit 5.

Udbudsmaterialet fastsatte de nærmere krav til ydelserne, herunder til Leverandørens bemanding og samarbejdet mellem Kunden og Leverandøren.

Leverandøren vederlægges for nogle af ydelserne med faste honorarer og for andre af ydelserne baseret på timepriser, jf. Bilag 5.

Yderligere oplysninger

Det bemærkes, at kontraktens værdi udgør et skøn over den forventede sum af rammeaftalen for rammeaftalens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner og forlængelser. Skønnet er baseret på erfaringer med tidligere lignende aftaler inkl. en formodning om den forventede pristalsindeksering.

Det bemærkes, at den anførte varighed er fra regnet fra den 1. januar 2025, hvor rammeaftalen træder i kraft.

På grund af en systemteknisk fejl fremgår det, at der tildeles som led i en rammeaftale, hvilket ikke er korrekt. Der er tale om en tildeling af en rammeaftale.

Yderligere oplysninger

Det bemærkes, at kontraktens værdi udgør et skøn over den forventede sum af rammeaftalen for rammeaftalens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner og forlængelser. Skønnet er baseret på erfaringer med tidligere lignende aftaler inkl. en formodning om den forventede pristalsindeksering.

Det bemærkes, at den anførte varighed er fra regnet fra den 1. januar 2025, hvor rammeaftalen træder i kraft.

På grund af en systemteknisk fejl fremgår det, at der tildeles som led i en rammeaftale, hvilket ikke er korrekt. Der er tale om en tildeling af en rammeaftale.