Udbud af kontrakt om ejendomsadministration, service, drift og vedligehold af Brunevang

Kort beskrivelse

Kontrakten omfatter ejendomsadministration, service, drift og vedligehold af Brunevang, hvor der i den forbindelse skal varetages tilsyn med og ledelse af arbejdet på området.

Brunevang ønsker en ledende medarbejder til ejendomskontoret, der både besidder en teknisk og administrativ viden, nærmere administrativ erfaring og en håndværksmæssig baggrund, der kan varetage tilsynet og ledelsen af arbejdet på området. Derudover vil kendskab til lov om leje af almene boliger og driftbekendtgørelsen være en fordel. Vedkommende skal være imødekommende, skal kunne bevare overblikket og skal kunne yde den relevante service til ejendommens beboere og Leverandører.

Brunevang benytter i samarbejde med administrationen FA09 sagsadministrationssystemerne UNIK Bolig 4, iOpgave og iSyn, jf. Bilag 1 Kravspecifikation. Disse administrationssystemer og værktøjer er essentielle for Kundens dokumentation og varetagelse af administrative opgaver og beboerhenvendelser, hvorfor kendskab og erfaring med brugen af disse vil være en fordel.

Kontrakten omfatter udførelse af en række forskellige opgaver, herunder renholdelse, vedligeholdelse og kontrol af hhv. inde- og udearealer på området bestående af ugentlige og mere periodiske serviceopgaver. Der henvises til Bilag 1 Kravspecifikation for yderligere information om ovenstående opgavers omfang og art.

Beskrivelse af udbuddet

Kontrakten omfatter ejendomsadministration, service, drift og vedligehold af Brunevang, hvor der i den forbindelse skal varetages tilsyn med og ledelse af arbejdet på området.

Brunevang ønsker en ledende medarbejder til ejendomskontoret, der både besidder en teknisk og administrativ viden, nærmere administrativ erfaring og en håndværksmæssig baggrund, der kan varetage tilsynet og ledelsen af arbejdet på området. Derudover vil kendskab til lov om leje af almene boliger og driftbekendtgørelsen være en fordel. Vedkommende skal være imødekommende, skal kunne bevare overblikket og skal kunne yde den relevante service til ejendommens beboere og Leverandører.

Brunevang benytter i samarbejde med administrationen FA09 sagsadministrationssystemerne UNIK Bolig 4, iOpgave og iSyn, jf. Bilag 1 Kravspecifikation. Disse administrationssystemer og værktøjer er essentielle for Kundens dokumentation og varetagelse af administrative opgaver og beboerhenvendelser, hvorfor kendskab og erfaring med brugen af disse vil være en fordel.

Kontrakten omfatter udførelse af en række forskellige opgaver, herunder renholdelse, vedligeholdelse og kontrol af hhv. inde- og udearealer på området bestående af ugentlige og mere periodiske serviceopgaver. Der henvises til Bilag 1 Kravspecifikation for yderligere information om ovenstående opgavers omfang og art.

Yderligere oplysninger

Ordregiver har valgt ikke at opdele i særskilte delkontrakter, da ydelsen af markedsmæssige- og økonomiske hensyn kun giver mening at udbyde som en helhed. Den i punkt 2.1.3 anførte værdi bygger på Ordregivers skøn blandt andet baseret på tidligere sammenlignelige udbud. Al kommunikation med Brunevang om udbuddet skal ske via Ethics.
Spørgsmål, der modtages inden den i tidsplanen fastsatte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive besvaret.
Spørgsmål, der modtages efter fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet, vil blive besvaret i det omfang, det kan lade sig gøre senest 6 dage før udløbet af tilbudsfristen.

ESPD'et er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet. ESPD'et skal udfyldes via Ethics. Tilbudsgiver skal aflevere et udfyldt ESPD. En skabelon hertil er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver skal i ESPD'et blandt andet angive følgende:
- Del II.A: Tilbudsgiver skal oplyse navn, CVR- nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt tilbudsgiver er en mikro-, lille eller mellemstor virksomhed samt hvorvidt tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre (som et konsortium eller lignende).
- Del II.C: Tilbudsgiver skal oplyse, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen.
- Del III: Tilbudsgiver skal oplyse, om tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 134a, 135, 136 samt 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4. Såfremt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 134a, 135, 136 samt 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4, vil tilbudsgiver blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, medmindre tilbudsgiver kan fremlægge tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig, jf. udbudslovens § 138.
- Del IV.B: Tilbudsgiver skal beskrive sin økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og faglige formåen, jf. punkt 5.1.9 nedenfor.
I henhold til udbudslovens § 144 kan tilbudsgiver støtte sig på andre økonomiske aktørers økonomiske/finansielle og/eller tekniske /professionelle formåen, uanset det juridiske forhold mellem aktørerne. En tilbudsgiver der støtter sit tilbud på andre økonomiske aktører skal sørge for, at der indsendes ESPD'er med udfyldte relevante oplysninger fra hver af de aktører, som tilbudsgiver støtter sig på. Dette gælder også, hvis tilbudsgiver udgør en sammenslutning af aktører, f.eks. et konsortie, i så fald skal hver deltager i konsortiet/sammenslutningen udfylde separate ESPD'er med udfyldte oplysninger i ESPD afsnit II-V. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere tilbud, skal tilbudsgiverne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud.
Tilbudsgiver opfordres til at benytte Bilag A og B eller tilsvarende som erklæringer om support /sammenslutning. Forud for tildelingsbeslutningen indhenter ordregiver dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens §§ 151-155. Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a – 136 og 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4.
I overensstemmelse med artikel 5k i Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, er Ordregiver forbudt at tildele Kontrakten til: a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland, b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i a) eller b), herunder, hvis de tegner sig for mere end 10 % af kontraktværdien, underentreprenører, leverandører eller enheder, hvis formåen er udnyttet, jf. udbudsdirektiverne.
Sammen med anmodningen om dokumentation for oplysninger i ESPD, vil Ordregiver forlange en erklæring fra tilbudsgiver, hvor tilbudsgiver erklærer, at der ikke er russisk involvering i kontrakten, der overskrider grænserne fastsat i artikel 5k. Ordregiver kan anmode om yderligere oplysninger eller dokumentation for den vindende tilbudsgivers ejerstruktur. Ordregiver henviser til anvendelsen af skabelonen vedlagt som Bilag C, ved indsendelsen af ovennævnte erklæring.
Interesserede bedes holde sig orienteret om udbuddet via Ethics. Såfremt ansøger måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af Ethics, kan ansøger/tilbudsgiver rette telefoniske henvendelse til Ethics Support på telefon +45 7022 7007.
Såfremt et teknisk problem antages at ville berøre flere ansøgere, vil der blive offentliggjort information herom via Ethics.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Samlet årsomsætning: Tilbudsgiver skal i ESPD'ets Del IV.B oplyse tilbudsgivers årsomsætning for de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår.
Det er et mindstekrav, at tilbudsgivers årsomsætning i hvert af de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår udgør mindst 8.000.000 DKK.
Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, beregnes omsætningen som virksomhederne i sammenslutningens samlede omsætning.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgivers og de støttende enheders samlede omsætning.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Finansielle nøgletal: Tilbudsgiver skal i ESPD'ets Del IV.B oplyse tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår.
Det er et mindstekrav, at tilbudsgivers egenkapital er positiv i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.
Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, beregnes egenkapitalen som virksomhederne i sammenslutningens samlede egenkapital.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes egenkapitalen som tilbudsgivers og de støttende enheders samlede egenkapital.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type: Ansøgere skal i ESPD, del IV, litra C, opliste mindst én, jf. mindstekravet nedenfor, relevant reference fra kontrakter af tilsvarende eller sammenlignelig art udført inden for de seneste tre år med angivelse af følgende for hver reference:
- Opgavens art,
- Beskrivelse af den udførte opgave (Hvis der er tale om en igangværende opgave beskrives kun de dele af ydelsen, der er udført på tidspunktet for afgivelse af tilbud),
- Kundens navn,
- Årlig kontraktsum og
- Aftaleperiode.
Hver reference må maksimalt fylde én A4-side (3.500 tegn inkl. mellemrum).
Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har mindst én reference af sammenligneligt omfang omfattende administration af boligkontor samt udførelse af ind- og udvendige serviceopgaver. Mindstekravet kan opfyldes ved enten én samlet reference eller ved to selvstændige referencer.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Kontrakten indeholder ikke sociale klausuler, da Brunevang har vurderet, at det ikke vil være proportionalt at stille en social klausul set i forhold til kontraktens genstand.

Det vurderes desuden, at der ikke er mangel på praktikpladser for det uddannelsesområde, som er relevant for kontrakten. Kontrakten indeholder en arbejdsklausul. Der henvises i øvrigt til Kontraktens bestemmelser.

Ordregiver har valgt ikke at opdele i særskilte delkontrakter, da ydelsen af markedsmæssige- og økonomiske hensyn kun giver mening at udbyde som en helhed. Den i punkt 2.1.3 anførte værdi bygger på Ordregivers skøn blandt andet baseret på tidligere sammenlignelige udbud. Al kommunikation med Brunevang om udbuddet skal ske via Ethics.
Spørgsmål, der modtages inden den i tidsplanen fastsatte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive besvaret.
Spørgsmål, der modtages efter fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet, vil blive besvaret i det omfang, det kan lade sig gøre senest 6 dage før udløbet af tilbudsfristen.

ESPD'et er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet. ESPD'et skal udfyldes via Ethics. Tilbudsgiver skal aflevere et udfyldt ESPD. En skabelon hertil er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver skal i ESPD'et blandt andet angive følgende:
- Del II.A: Tilbudsgiver skal oplyse navn, CVR- nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt tilbudsgiver er en mikro-, lille eller mellemstor virksomhed samt hvorvidt tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre (som et konsortium eller lignende).
- Del II.C: Tilbudsgiver skal oplyse, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen.
- Del III: Tilbudsgiver skal oplyse, om tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 134a, 135, 136 samt 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4. Såfremt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 134a, 135, 136 samt 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4, vil tilbudsgiver blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, medmindre tilbudsgiver kan fremlægge tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig, jf. udbudslovens § 138.
- Del IV.B: Tilbudsgiver skal beskrive sin økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og faglige formåen, jf. punkt 5.1.9 nedenfor.
I henhold til udbudslovens § 144 kan tilbudsgiver støtte sig på andre økonomiske aktørers økonomiske/finansielle og/eller tekniske /professionelle formåen, uanset det juridiske forhold mellem aktørerne. En tilbudsgiver der støtter sit tilbud på andre økonomiske aktører skal sørge for, at der indsendes ESPD'er med udfyldte relevante oplysninger fra hver af de aktører, som tilbudsgiver støtter sig på. Dette gælder også, hvis tilbudsgiver udgør en sammenslutning af aktører, f.eks. et konsortie, i så fald skal hver deltager i konsortiet/sammenslutningen udfylde separate ESPD'er med udfyldte oplysninger i ESPD afsnit II-V. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere tilbud, skal tilbudsgiverne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud.
Tilbudsgiver opfordres til at benytte Bilag A og B eller tilsvarende som erklæringer om support /sammenslutning. Forud for tildelingsbeslutningen indhenter ordregiver dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens §§ 151-155. Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a – 136 og 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4.
I overensstemmelse med artikel 5k i Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, er Ordregiver forbudt at tildele Kontrakten til: a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland, b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i a) eller b), herunder, hvis de tegner sig for mere end 10 % af kontraktværdien, underentreprenører, leverandører eller enheder, hvis formåen er udnyttet, jf. udbudsdirektiverne.
Sammen med anmodningen om dokumentation for oplysninger i ESPD, vil Ordregiver forlange en erklæring fra tilbudsgiver, hvor tilbudsgiver erklærer, at der ikke er russisk involvering i kontrakten, der overskrider grænserne fastsat i artikel 5k. Ordregiver kan anmode om yderligere oplysninger eller dokumentation for den vindende tilbudsgivers ejerstruktur. Ordregiver henviser til anvendelsen af skabelonen vedlagt som Bilag C, ved indsendelsen af ovennævnte erklæring.
Interesserede bedes holde sig orienteret om udbuddet via Ethics. Såfremt ansøger måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af Ethics, kan ansøger/tilbudsgiver rette telefoniske henvendelse til Ethics Support på telefon +45 7022 7007.
Såfremt et teknisk problem antages at ville berøre flere ansøgere, vil der blive offentliggjort information herom via Ethics.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet tildelt nærværende kontrakt, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Der skal indbetales et gebyr på 10.000 kr. eller 20.000 kr. ved indgivelse af klage til Klagenævnet for Udbud. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i stand stillperioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt 8.1. Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/